Nguyên tắc lập DS chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân?
Theo Công văn 828/TCT-KK năm 2025, căn cứ quy định tại khoản 7 Điều 17, khoản 1, khoản 2 Điều 19 Luật Quản lý thuế 2019 đồng thời ngày 21/11/2025, Cục Thuế đã ban hành Công văn 5435/CT-NVT năm 2025 tuyên truyền, hướng dẫn tổ chức chi trả thu nhập cung cấp thông tin TNCN đã nộp thay chi tiết cho cá nhân.
Theo đó, Doanh nghiệp lưu ý các nguyên tắc cần nhớ khi lập DS chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân:
- Chỉ khi có chứng từ nộp NSNN thì phải nộp “Danh sách chi tiết thuế TNCN đã nộp thay”.
- Nếu chỉ bù trừ số thuế nộp thừa giữa các tháng, chưa phát sinh chứng từ nộp tiền → KHÔNG cần gửi DS chi tiết.
- Khi lập danh sách phải đảm bảo nguyên tắc khớp số:
Cột (5) = số tiền nộp NSNN trên chứng từ
Cột (6) = số thuế nộp thừa chuyển bù trừ
Cột (5)+(6) = tổng số thuế đã nộp cho từng cá nhân
DN được tự phân bổ số nộp thừa theo từng cá nhân, miễn đảm bảo tổng cộng đúng với thực tế nộp.
Ví dụ tham khảo: Ví dụ 1 – Thừa nhiều hơn hoặc bằng số phải nộp trong kỳ Năm 2024 công ty sau quyết toán, thừa thuế TNCN: 15 triệu Tháng 1/2025 phải nộp: 5 triệu → bù trừ toàn bộ 5 triệu → còn thừa 10 triệu → Không nộp tiền vào NSNN → Không cần lập danh sách gửi thuế (chỉ ghi sổ nội bộ). Tháng 2/2025 phải nộp: 12 triệu → bù 10 triệu thừa + nộp thêm 2 triệu vào NSNN → Có nộp tiền → Bắt buộc lập danh sách. Trong danh sách phải thể hiện tổng thuế khấu trừ của các cá nhân = đúng 12 triệu Trong đó: 10 triệu là bù trừ từ số thừa, 2 triệu là tiền thực nộp (phải khớp với chứng từ nộp ngân sách). Ví dụ 2 – Thừa ít hơn số phải nộp trong kỳ Thừa tiền thuế TNCN từ nhiều năm trước: 8,5 triệu Tháng 3/2025 phát sinh phải nộp: 9,5 triệu → Bù trừ hết 8,5 triệu + nộp thêm 1 triệu vào NSNN → Có nộp tiền → Bắt buộc lập danh sách. Trong danh sách: Tổng thuế khấu trừ của tất cả cá nhân phải = đúng 9,5 triệu Phân bổ tỷ lệ: một phần lấy từ số thừa (8,5 triệu), phần còn lại là tiền thực nộp (1 triệu) Quan trọng: tổng cộng 3 con số phải luôn khớp nhau: Tổng khấu trừ theo bảng lương (9,5 triệu) Số bù trừ từ thừa (8,5 triệu) Số tiền thực nộp NSNN (1 triệu) |
Nguyên tắc lập DS chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân? (Hình từ Internet)
Trình tự lập danh sách chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân như thế nào?
Căn cứ vào Phụ lục ban hành kèm theo Công văn 828/TCT-KK năm 2025 hướng dẫn Tổ chức chi trả thu nhập lập và gửi thông tin chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân theo chứng từ nộp thuế TNCN, bao gồm: Thông tin chung của chứng từ nộp NSNN; thông tin chi tiết của từng cá nhân được khấu trừ nộp thay (MST, Tên NNT, Số tiền thuế đã khấu trừ, số tiền đã nộp NSNN, số thuế đã nộp thừa kỳ trước được bù trừ (nếu có)).
Theo đó, trình tự lập danh sách số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân như sau:
Bước 1: Tổ chức chi trả thu nhập lập và kết xuất file danh sách chi tiết số thuế TNCN đã nộp cho từng cá nhân định dạng XML trên hệ thống hỗ trợ kê khai HTKK (Hệ thống HTKK hỗ trợ NNT import file Excel danh sách chi tiết).
Bước 2: Tổ chức chi trả thu nhập đăng nhập vào hệ thống eTax thực hiện:
Tại chức năng Nộp thuế: NNT chọn chức năng Tra cứu giấy nộp tiền (chứng từ nộp NSNN) và thực hiện gửi file danh sách chi tiết XML theo chứng từ nộp NSNN.
Trường hợp NNT tra cứu chưa thấy giấy nộp tiền thì NNT chọn Chức năng cung cấp thông tin số tiền thuế TNCN nộp thay XML và thực hiện gửi file danh sách chi tiết XML theo các thông tin chứng từ đã nộp NSNN.
Trường hợp Tổ chức chi trả thu nhập chưa được cấp tài khoản giao dịch thuế điện tử thì thực hiện đăng ký cấp tài khoản theo quy định tại Điều 10 Thông tư 19/2021/TT-BTC ngày 18/3/2021 của Bộ Tài chính hướng dẫn về giao dịch điện tử trong lĩnh vực thuế và các văn bản sửa đổi, bổ sung nếu có (hoặc thực hiện đăng nhập bằng tài khoản định danh VNIED và kích hoạt tài khoản thuế điện tử theo hướng dẫn của ứng dụng).
Cổng thông tin điện tử của Cục Thuế thực hiện tiếp nhận thông tin. Trường hợp, sau khi tiếp nhận nếu phát hiện thông tin cung cấp có sai sót thì cơ quan thuế thực hiện thông báo cụ thể về thông tin lỗi và lý do lỗi để tổ chức chi trả thu nhập cung cấp lại thông tin.
Cổng ETax Kiểm tra:
- Số chứng từ trên file cung cấp thông tin khớp với số chứng từ của giấy nộp tiền.
- Tổng số tiền nộp thay cho từng cá nhân trên file thông tin cung cấp phải bằng tổng tiền thuế thu nhập cá nhân tổ chức chi trả đã nộp trên chứng từ nộp NSNN.
Lưu ý:
- Mỗi chứng từ nộp NSNN người nộp thuế lập một file thông tin cung cấp tương ứng; Cơ quan thuế sử dụng file thông tin cung cấp của tổ chức chi trả thu nhập có ngày lập/gửi, lần gửi sau cùng;
- Trường hợp tổ chức trả thu nhập có phát sinh số thuế TNCN đã nộp thừa và sử dụng bù trừ cho kỳ tính thuế tiếp theo tương ứng với chứng từ nộp NSNN nêu trên, thì tổ chức thực hiện xác định số thuế bù trừ cho các cá nhân.
- Trường hợp cá nhân có thu nhập chưa thực hiện đăng ký thuế, đề nghị thực hiện đăng ký thuế theo quy định.
Không phát sinh nộp thuế TNCN cho người lao động có phải nộp DS chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân?
Ngày 21/11/2025, Cục Thuế đã ban hành Công văn 5435/CT-NVT năm 2025 về việc tuyên truyền, hướng dẫn tổ chức chi trả thu nhập cung cấp thông tin TNCN đã nộp thay chi tiết cho cá nhân. Tải về
Theo đó, tại Phụ lục 1 ban hành kèm Công văn 5435/CT-NVT năm 2025, Cục Thuế hướng dẫn xử lý các tình huống thường gặp khi cung cấp Danh sách chi tiết số tiền thuế TNCN, trong đó giải đáp:
Câu hỏi: Doanh nghiệp không phát sinh số thuế phải nộp có cần lập/gửi “DS chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay"?
=> Trả lời: Doanh nghiệp không phát sinh số phải nộp thì không phải nộp “DS chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay".
Bên cạnh đó, theo quy định tại điểm e khoản 3 Điều 7 Nghị định 126/2020/NĐ-CP được bổ sung tại khoản 2 Điều 1 Nghị định 91/2022/NĐ-CP quy định các trường hợp không phải nộp hồ sơ khai thuế như sau:
Hồ sơ khai thuế
...
3. Người nộp thuế không phải nộp hồ sơ khai thuế trong các trường hợp sau đây:
...
e) Người khai thuế thu nhập cá nhân là tổ chức, cá nhân trả thu nhập thuộc trường hợp khai thuế thu nhập cá nhân theo tháng, quý mà trong tháng quý đó không phát sinh việc khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của đối tượng nhận thu nhập
...
Như vậy, nếu doanh nghiệp không phát sinh thuế TNCN thì thực hiện việc nộp hồ sơ khai thuế như sau:
- Tháng/quý có phát sinh khấu trừ thuế TNCN thì phải nộp hồ sơ khai thuế TNCN, tháng/quý còn không phát sinh khấu trừ thuế TNCN thì không phải nộp hồ sơ khai thuế TNCN.
- Tháng/quý nào không chi trả thu nhập thì không phải nộp hồ sơ khai thuế, trường hợp có chi trả thu nhập mà không phát sinh thuế TNCN thì không phải nộp hồ sơ khai thuế.
Đồng thời, doanh nghiệp không phát sinh số thuế phải nộp thì không phải nộp “DS chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay"
Bài viết này có hữu ích không?
- - Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của THƯ VIỆN PHÁP LUẬT. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email [email protected];
- - Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo;
- - Điều khoản được áp dụng có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc;
- - Mọi ý kiến thắc mắc về bản quyền của bài viết vui lòng liên hệ qua địa chỉ mail [email protected];
