Hướng dẫn cách lập tờ khai 05/KK-TNCN theo TT89 chi tiết?

Hướng dẫn lập tờ khai 05/KK-TNCN theo TT89 chi tiết?

Từ 01/7/2026, Tờ khai thuế TNCN áp dụng đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công chỉ còn kỳ tính thuế theo quý, thực hiện theo Mẫu 05/KK-TNCN ban hành kèm Thông tư 89/2026/TT-BTC.

Hướng dẫn cách lập tờ khai 05/KK-TNCN theo TT89 chi tiết? (Hình từ Internet)

03 file excel bảng lương, tính thuế TNCN, tính BHXH chuyên nghiệp, đầy đủ công thức mới nhất năm 2026?

Dưới đây là chi tiết trọn bộ 03 file excel bảng lương, tính thuế TNCN, tính đóng BHXH chuyên nghiệp, đầy đủ công thức mới nhất năm 2026:

[1] File excel bảng lương, tính thuế TNCN mới nhất năm 2026

Theo Điều 8 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025 vẫn giữ nguyên phương pháp tính thuế thu nhập cá nhân từ tiền lương tiền công bằng thu nhập tính thuế nhân (x) thuế suất tại Biểu thuế lũy tiến từng phần.

Như vậy, cách tính thuế TNCN theo Biểu thuế lũy tiến 5 bậc như sau:

Trong đó:

- Thu nhập tính thuế = Thu nhập chịu thuế - Các khoản giảm trừ (khoản giảm trừ gia cảnh; khoản đóng bảo hiểm, quỹ hưu trí tự nguyện; khoản đóng góp từ thiện, nhân đạo, khuyến học)

- Điều 9 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025 quy định Biểu thuế luỹ tiến từng phần (5 Bậc thuế suất) được quy định như sau:

Bên cạnh đó, theo Nghị quyết 110/2025/NQ-UBTVQH, từ năm 2026 mức giảm trừ gia cảnh đối với đối tượng nộp thuế là 15,5 triệu đồng/tháng và người phụ thuộc là 6,2 triệu đồng/ tháng.

Sau khi có thu nhập tính thuế, áp dụng biểu thuế lũy tiến từng phần để tính số thuế phải nộp:

Việc tính thuế TNCN theo biểu thuế lũy tiến từng phần có nghĩa là mỗi phần thu nhập rơi vào bậc thuế nào sẽ chịu thuế suất tương ứng của bậc đó, chứ không phải toàn bộ thu nhập chịu một mức thuế suất duy nhất.

Trong Excel, có thể thiết lập công thức tự động bằng cách sử dụng hàm IF lồng nhau hoặc hàm VLOOKUP kết hợp với các phép tính:

Ví dụ công thức Excel cơ bản:

Tuy nhiên, để dễ quản lý và cập nhật hơn, bạn nên tách riêng từng bước tính toán vào các cột khác nhau, sau đó cộng tổng để có số thuế cuối cùng.

Ví dụ minh họa cụ thể: Giả sử nhân viên A có lương cơ bản là 45 triệu, tổng bảo hiểm là 3,780.000, giảm trừ gia cảnh là 19.800.000. Vậy Thu nhập tính thuế: 45.000.000 – 3.780.000 – 19.800.000 = 21.420.000 đồng. Vậy tổng thuế TNCN anh A phải nộp là: 10.000.000 × 5% + 11.420.000 × 10% = 1.642.000 đồng.

Cụ thể, file excel bảng lương tính thuế TNCN mới nhất miễn phí năm 2026 theo biểu thuế 5 bậc có dạng như sau:

[2] File excel Bảng tính đóng BHXH 2026 kèm 14 khoản phụ cấp không phải đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc

Cục Tiền lương và Bảo hiểm xã hội đã có Công văn 1198/CTL&BHXH-BHXH năm 2025 hướng dẫn về tiền lương làm căm cứ đóng BHXH bắt buộc.

Trong đó, tại Mục 2 Công văn 1198/CTL&BHXH-BHXH năm 2025 nêu rõ 14 khoản phụ cấp không phải đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, cụ thể như sau:

Cục Tiền lương và Bảo hiểm xã hội, Bộ Nội vụ nhận được văn bản ngày 01/8/2025 của Hiệp hội Thương mại Mỹ tại Việt Nam về tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc theo quy định Nghị định số 158/2025/NĐ-CP ngày 25/6/2025 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Bảo hiểm xã hội về bảo hiểm xã hội bắt buộc (sau đây viết là Nghị định số 158/2025/NĐ-CP), Cục Tiền lương và Bảo hiểm xã hội có ý kiến như sau:

1. Tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc đối với người lao động thuộc đối tượng thực hiện chế độ tiền lương do người sử dụng lao động quyết định được quy định tại điểm b khoản 1 Điều 31 của Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15 và quy định chi tiết tại khoản 1 Điều 7 của Nghị định số 158/2025/NĐ-CP.

Theo quy định tại các văn bản nêu trên, tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc đối với người lao động thuộc đối tượng thực hiện chế độ tiền lương do người sử dụng lao động quyết định là tiền lương tháng, bao gồm: (i) Mức lương theo công việc hoặc chức danh tính theo thời gian (theo tháng) của công việc hoặc chức danh theo thang lương, bảng lương do người sử dụng lao động xây dựng theo quy định tại Điều 93 của Bộ luật Lao động được thỏa thuận trong hợp đồng lao động; (ii) Các khoản phụ cấp lương để bù đắp yếu tố về điều kiện lao động, tính chất phức tạp công việc, điều kiện sinh hoạt, mức độ thu hút lao động mà mức lương chưa được tính đến hoặc tính chưa đầy đủ, được thỏa thuận trong hợp đồng lao động; (iii) Các khoản bổ sung khác xác định được mức tiền cụ thể cùng với mức lương, được thỏa thuận trong hợp đồng lao động và trả thường xuyên, ổn định trong mỗi kỳ trả lương.

2. Đối với các chế độ và phúc lợi khác ghi thành mục riêng trong hợp đồng lao động theo quy định tại khoản 5 Điều 3 của Thông tư số 10/2020/TT-BLĐTBXH ngày 12/11/2020 của Bộ trưởng Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội (nay là Bộ Nội vụ)1, không phải là tiền lương làm căn cứ tính đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc tại khoản 1 nêu trên.

...

Theo đó, hướng dẫn của Cục Tiền lương và Bảo hiểm xã hội nêu rõ các khoản phụ cấp ghi thành mục riêng trong hợp đồng lao động sẽ không phải là tiền lương làm căn cứ tính đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc.

Từ đó, dẫn chiếu quy định tại khoản 5 Điều 3 Thông tư 10/2020/TT- BLĐTBXH hướng dẫn về nội dung chủ yếu của hợp đồng lao động như sau:

Nội dung chủ yếu của hợp đồng lao động

...

5. Mức lương theo công việc hoặc chức danh, hình thức trả lương, kỳ hạn trả lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác được quy định như sau:

...

c) Các khoản bổ sung khác theo thỏa thuận của hai bên như sau:

c1) Các khoản bổ sung xác định được mức tiền cụ thể cùng với mức lương thỏa thuận trong hợp đồng lao động và trả thường xuyên trong mỗi kỳ trả lương;

c2) Các khoản bổ sung không xác định được mức tiền cụ thể cùng với mức lương thỏa thuận trong hợp đồng lao động, trả thường xuyên hoặc không thường xuyên trong mỗi kỳ trả lương gắn với quá trình làm việc, kết quả thực hiện công việc của người lao động.

Đối với các chế độ và phúc lợi khác như thưởng theo quy định tại Điều 104 của Bộ luật Lao động, tiền thưởng sáng kiến; tiền ăn giữa ca; các khoản hỗ trợ xăng xe, điện thoại, đi lại, tiền nhà ở, tiền giữ trẻ, nuôi con nhỏ; hỗ trợ khi người lao động có thân nhân bị chết, người lao động có người thân kết hôn, sinh nhật của người lao động, trợ cấp cho người lao động gặp hoàn cảnh khó khăn khi bị tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp và các khoản hỗ trợ, trợ cấp khác thì ghi thành mục riêng trong hợp đồng lao động.

...

Do đó, từ những hướng dẫn trên 14 khoản phụ cấp ghi thành mục riêng trong hợp đồng lao động theo quy định pháp luật sẽ không phải đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, cụ thể như sau:

(1) Thưởng phụ cấp chuyên cần cho người lao động căn cứ vào kết quả sản xuất, kinh doanh, mức độ hoàn thành công việc của người lao động;

(2) Tiền thưởng sáng kiến;

(3) Tiền ăn giữa ca;

(4) Hỗ trợ xăng xe;

(5) Hỗ trợ điện thoại;

(6) Hỗ trợ đi lại;

(7) Hỗ trợ tiền nhà ở;

(8) Hỗ trợ tiền giữ trẻ;

(9) Hỗ trợ nuôi con nhỏ;

(10) Hỗ trợ khi người lao động có thân nhân bị chết;

(11) Hỗ trợ khi người lao động có người thân kết hôn;

(12) Hỗ trợ khi người lao động có sinh nhật;

(13) Trợ cấp cho người lao động gặp hoàn cảnh khó khăn khi bị tai nạn lao động;

(14) Trợ cấp cho người lao động gặp hoàn cảnh khó khăn khi bị bệnh nghề nghiệp.

Điều kiện chi lương thưởng cho người lao động để tính chi phí được trừ tính thuế TNDN?

Căn cứ tại Điều 9 và Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, để tiền lương, tiền thưởng của người lao động được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện sau:

(1) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh

Tiền lương, tiền công, tiền thưởng phải phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

Người nhận lương phải là người lao động thực tế làm việc.

(2) Có đầy đủ hồ sơ, chứng từ hợp pháp

- Hợp đồng lao động.

- Thang bảng lương (nếu thuộc trường hợp phải xây dựng).

- Quy chế lương, quy chế thưởng hoặc quy chế tài chính của doanh nghiệp.

- Bảng chấm công.

- Bảng thanh toán tiền lương.

- Phiếu lương (nếu có).

- Chứng từ chi trả (ủy nhiệm chi, sao kê ngân hàng hoặc phiếu chi).

(3) Điều kiện hưởng và mức hưởng được quy định cụ thể trong một trong các hồ sơ sau:

- Hợp đồng lao động;

- Thỏa ước lao động tập thể;

- Quy chế tài chính;

- Quy chế tiền lương, tiền thưởng;

- Quy chế chi tiêu nội bộ hoặc văn bản nội bộ hợp pháp khác của doanh nghiệp.

(4) Đã thực tế chi trả

- Khoản lương, thưởng đã được doanh nghiệp chi trả thực tế

- Tiền lương, tiền thưởng đã hạch toán nhưng đến thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNDN năm vẫn chưa chi, thì không được tính vào chi phí được trừ của năm đó (trừ trường hợp pháp luật có quy định riêng đối với khoản trích trước đủ điều kiện).

(5) Thanh toán không dùng tiền mặt đối với khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên

Lưu ý: Theo khoản 8 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, các khoản sau không được tính vào chi phí được trừ, gồm:

- Tiền lương, tiền công đã hạch toán nhưng không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán theo quy định.

- Tiền lương, tiền thưởng không được quy định cụ thể về điều kiện và mức hưởng trong hồ sơ của doanh nghiệp.

- Thù lao trả cho sáng lập viên, thành viên Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị không trực tiếp tham gia điều hành sản xuất, kinh doanh theo các trường hợp luật quy định.