Kế hoạch số hóa tài liệu lưu trữ được lập như thế nào?

Kế hoạch số hóa tài liệu lưu trữ được lập như thế nào?

Căn cứ theo Điều 5 Thông tư 05/2025/TT-BNV quy định lập kế hoạch số hóa tài liệu lưu trữ như sau:

- Xác định mục đích

Số hóa tài liệu lưu trữ đáp ứng yêu cầu sử dụng và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; bảo quản lâu dài, hạn chế tối đa việc tiếp xúc trực tiếp với tài liệu lưu trữ gốc; tạo lập tài liệu lưu trữ dự phòng cho tài liệu lưu trữ gốc và xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

- Lựa chọn tài liệu lưu trữ để số hóa

+ Tài liệu lưu trữ được phát huy giá trị theo quy định tại khoản 1 Điều 40 Luật Lưu trữ 2024; tài liệu phục vụ hoạt động điều hành, thúc đẩy cải cách hành chính của cơ quan, tổ chức và người dân.

+ Tài liệu lưu trữ khác không thuộc trường hợp quy định tại điểm a khoản này, người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ quyết định việc số hóa.

+ Việc lựa chọn tài liệu lưu trữ để số hoá của các cơ quan, tổ chức phải bảo đảm đúng thẩm quyền và trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức và lưu trữ lịch sử.

- Thể thức và kỹ thuật trình bày

+ Thể thức, kỹ thuật trình bày tài liệu lưu trữ số hóa từ tài liệu lưu trữ giấy, ảnh (dương bản), ghi âm, ghi hình (phim âm bản) hoặc ghi âm và ghi hình (video) thực hiện theo quy định tại Thông tư 05/2025/TT-BNV.

+ Thể thức, kỹ thuật trình bày tài liệu lưu trữ số hóa từ tài liệu lưu trữ khác điểm a khoản này tại lưu trữ hiện hành do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định; tại lưu trữ lịch sử do người đứng đầu cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ quyết định.

- Chuẩn bị các điều kiện để số hóa tài liệu lưu trữ

+ Địa điểm thực hiện số hóa.

+ Phương tiện vận chuyển tài liệu lưu trữ từ kho bảo quản đến địa điểm thực hiện số hóa.

+ Các giải pháp bảo đảm an toàn tài liệu lưu trữ trong quá trình số hóa.

+ Trang thiết bị, phần mềm phục vụ số hoá.

+ Trang thiết bị, phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ số hoá.

+ Nhân lực thực hiện số hóa.

Kế hoạch số hóa tài liệu lưu trữ được lập như thế nào? (Hình từ Internet)

Bảo đảm an toàn tài liệu lưu trữ trong quá trình số hóa được thực hiện như thế nào?

Căn cứ theo Điều 6 Thông tư 05/2025/TT-BNV quy định bảo đảm an toàn tài liệu lưu trữ trong quá trình số hóa như sau:

- Không ảnh hưởng đến hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và nội dung thông tin của tài liệu lưu trữ gốc được số hóa.

- Không làm xáo trộn trật tự sắp xếp hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong kho lưu trữ.

- Trật tự sắp xếp tài liệu lưu trữ số hóa trong Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số (sau đây gọi tắt là Hệ thống) thống nhất với trật tự sắp xếp tài liệu lưu trữ gốc trong kho lưu trữ.

- Không số hoá tài liệu lưu trữ có tình trạng bết, dính, rách nát, mờ chữ hoặc có tình trạng vật lý ảnh hưởng đến mức độ đầy đủ, chính xác của nội dung thông tin; các tài liệu này phải được xử lý nghiệp vụ trước khi số hóa.

- Tài liệu lưu trữ số hóa được bảo quản an toàn trong Hệ thống và sẵn sàng phục vụ nhu cầu sử dụng.

Bảo đảm an toàn thông tin trong quá trình số hóa được thực hiện như thế nào?

Căn cứ theo Điều 7 Thông tư 05/2025/TT-BNV quy định bảo đảm an toàn thông tin trong quá trình số hóa như sau:

- Quy trình xuất tài liệu lưu trữ ra khỏi kho để số hóa và hoàn trả tài liệu lưu trữ lại kho sau khi số hóa là quy trình khép kín, phải được cơ quan, tổ chức, cá nhân trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ phê duyệt trước khi thực hiện số hóa.

- Trang thiết bị thực hiện số hóa

+ Trang thiết bị sử dụng trong quá trình số hóa phải được cơ quan chức năng kiểm tra an ninh, an toàn thông tin trước khi thực hiện số hóa và phải bảo đảm hủy toàn bộ dữ liệu trước khi vận chuyển ra khỏi khu vực số hóa.

+ Phần mềm số hóa được cài đặt vào thiết bị công nghệ thông tin phải có đầy đủ các lớp bảo mật, các tài khoản quản trị bắt buộc truy cập hai cấp đồng thời, có phân quyền và phân cấp từng vai trò, từng chức năng, từng mô đun của phần mềm và được kiểm tra trước khi thực hiện số hóa.

+ Thực hiện giải pháp sao lưu dự phòng sang thiết bị lưu trữ khác và bảo đảm chế độ bảo mật dữ liệu đề phòng rủi ro thất thoát dữ liệu, mất an toàn thông tin.

+ Thực hiện các giải pháp khác bảo đảm an toàn thông tin mạng, bảo vệ, bảo mật dữ liệu số hoá theo quy định.

- Địa điểm số hóa

+ Đáp ứng các yêu cầu: cung cấp đầy đủ bàn, ghế, ánh sáng, điều hòa không khí; ưu tiên bố trí tại các phòng rộng, có đủ diện tích, không có nguy cơ bị ngập nước, không bị ảnh hưởng bởi điều kiện thời tiết như mưa, bão, độ ẩm cao.

+ Hệ thống giám sát phải được lắp đặt để ghi lại, lưu trữ, có khả năng trích xuất toàn bộ dữ liệu về hoạt động diễn ra trong suốt thời gian thực hiện số hóa tại địa điểm số hóa, các lối vào, ra và khu vực liên quan 24/7.

+ Bảo đảm hệ thống phòng cháy, chữa cháy tại địa điểm thực hiện số hóa đang hoạt động tốt, tuân thủ quy định về phòng cháy, chữa cháy.

- Nhân sự vào, ra địa điểm số hóa phải tuân thủ các yêu cầu sau:

+ Bảo đảm an toàn tài liệu lưu trữ, an toàn thông tin, bảo mật tài liệu lưu trữ, dữ liệu liên quan đến quá trình thực hiện số hóa. Trường hợp sử dụng hoạt động dịch vụ lưu trữ, cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện số hóa phải có cam kết bằng văn bản.

+ Sử dụng trang phục bảo hộ và găng tay để bảo đảm an toàn tài liệu lưu trữ.

+ Xuất trình giấy tờ tùy thân khi vào, ra địa điểm số hóa.

+ Cấm hút thuốc, sử dụng lửa và chất lỏng dễ cháy tại địa điểm số hóa.

+ Cấm mang thức ăn, nước uống, chất kích thích vào địa điểm số hóa.

+ Cấm mang thiết bị di động, thiết bị lưu trữ, thiết bị ghi, chụp hình, phát sóng và các đồ dùng cá nhân khác vào địa điểm số hóa.

+ Không tự ý mang tài liệu lưu trữ số hóa, thiết bị công nghệ thông tin, thiết bị lưu trữ ra khỏi địa điểm số hóa.

+ Tắt thiết bị điện, khóa và niêm phong các cửa ra, vào địa điểm số hóa khi người cuối cùng rời khỏi địa điểm số hóa.

- Căn cứ quy định tại Thông tư 05/2025/TT-BNV và quy định khác của pháp luật có liên quan, cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ có trách nhiệm quy định nội quy, quy chế thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ.