Tạo lập tài liệu lưu trữ dự phòng được quy định như thế nào từ ngày 21/7/2025?

Tạo lập tài liệu lưu trữ dự phòng được quy định như thế nào từ ngày 21/7/2025?

Căn cứ theo Điều 30 Nghị định 113/2025/NĐ-CP quy định tạo lập tài liệu lưu trữ dự phòng như sau:

- Đối với tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt

+ Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt do cơ quan Nhà nước quản lý được tạo lập tại thời điểm được cơ quan có thẩm quyền công nhận là tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt.

+ Tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt do chủ sở hữu tài liệu tư quyết định.

+ Cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ dự phòng thực hiện việc tạo lập tài liệu dự phòng theo công nghệ và thiết bị đã được lựa chọn.

- Đối với tài liệu lưu trữ vĩnh viễn

+ Cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ có trách nhiệm thống kê tài liệu lưu trữ phải lập bản dự phòng theo quy định, gửi cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ dự phòng hằng năm.

+ Cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ dự phòng xây dựng, trình cấp có thẩm quyền kế hoạch bảo đảm nguồn lực thực hiện lưu trữ dự phòng dài hạn, hằng năm trên cơ sở thực trạng tài liệu cần lưu trữ dự phòng và yêu cầu tạo lập bản dự phòng của các cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ gốc.

+ Cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ dự phòng thực hiện việc tạo lập tài liệu dự phòng theo công nghệ và thiết bị đã được lựa chọn.

+ Tài liệu lưu trữ dự phòng được tạo lập cơ sở dữ liệu đồng bộ với cơ sở dữ liệu của tài liệu lưu trữ gốc.

Tạo lập tài liệu lưu trữ dự phòng được quy định như thế nào? (Hình từ Internet)

Bảo quản tài liệu lưu trữ dự phòng được quy định như thế nào từ ngày 21/7/2025?

Căn cứ theo Điều 31 Nghị định 113/2025/NĐ-CP quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ dự phòng như sau:

- Tài liệu lưu trữ dự phòng phải được bảo quản riêng biệt tại địa điểm khác, xa địa điểm bảo quản tài liệu lưu trữ gốc, bảo đảm phòng tránh rủi ro khi xảy ra thiên tai, thảm họa, hạn chế tối đa nguy cơ mất, hỏng.

- Tài liệu lưu trữ dự phòng được bảo quản trong Kho lưu trữ chuyên dụng có trang thiết bị phù hợp, đáp ứng nguyên tắc lưu trữ dự phòng.

- Tài liệu lưu trữ dự phòng được bảo quản bằng các thiết bị phù hợp với đặc thù của vật mang tin và thông tin của từng loại hình tài liệu lưu trữ dự phòng.

- Tài liệu lưu trữ dự phòng được kiểm tra định kỳ, chuyển đổi hoặc tạo lập lại đáp ứng yêu cầu lưu trữ lâu dài và sự thay đổi công nghệ. Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ dự phòng được kiểm tra, sao lưu theo quy định.

Sử dụng tài liệu lưu trữ dự phòng như thế nào từ ngày 21/7/2025?

Căn cứ theo Điều 32 Nghị định 113/2025/NĐ-CP quy định sử dụng tài liệu lưu trữ dự phòng như sau:

- Tài liệu lưu trữ dự phòng được sử dụng trong trường hợp mất tài liệu lưu trữ gốc hoặc tài liệu lưu trữ gốc bị hỏng đến mức không sử dụng được.

- Cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ gốc gửi văn bản đề nghị sử dụng tài liệu lưu trữ dự phòng đến cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ dự phòng theo Mẫu số 01 tại Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 113/2025/NĐ-CP.

Cá nhân sở hữu tài liệu lưu trữ gốc gửi đơn đề nghị sử dụng tài liệu lưu trữ dự phòng đến cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ dự phòng theo Mẫu số 02 tại Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 113/2025/NĐ-CP.

- Cơ quan, tổ chức, cá nhân gửi văn bản/đơn đề nghị sử dụng tài liệu lưu trữ dự phòng đến cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ dự phòng bằng hình thức trực tiếp tại bộ phận một cửa hoặc thông qua dịch vụ bưu chính hoặc thông qua hệ thống dịch vụ công trực tuyến.

- Cơ quan, tổ chức, cá nhân quy định tại khoản 3 Điều 32 Nghị định 113/2025/NĐ-CP có thể lựa chọn hình thức nhận bản sao tài liệu lưu trữ dự phòng thông qua đăng ký trên hệ thống dịch vụ công trực tuyến hoặc lựa chọn hình thức nhận kết quả trên văn bản/đơn đề nghị. Trường hợp cơ quan, tổ chức, cá nhân đề nghị nhận kết quả qua dịch vụ bưu chính thì thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan cung cấp dịch vụ bưu chính.

- Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản/đơn đề nghị sử dụng tài liệu lưu trữ dự phòng của cơ quan, tổ chức, cá nhân, cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ dự phòng phải cung cấp bản sao tài liệu lưu trữ dự phòng theo quy trình nghiệp vụ của cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ dự phòng.

Trường hợp từ chối cung cấp, trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản/đơn đề nghị, cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ dự phòng có văn bản thông báo nêu rõ lý do; gửi cơ quan, tổ chức, cá nhân để biết.