Tài liệu lưu trữ điện tử được lựa chọn để lập bản dự phòng khi có các dấu hiệu nào?

Tài liệu lưu trữ điện tử được lựa chọn để lập bản dự phòng khi có các dấu hiệu nào?

Căn cứ theo điểm b khoản 2 Điều 28 Nghị định 113/2025/NĐ-CP quy định như sau:

Điều 28. Lựa chọn tài liệu lưu trữ để lập bản dự phòng

1. Đã được công nhận là tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt.

2. Tài liệu lưu trữ vĩnh viễn có nguy cơ bị hỏng

a) Tài liệu lưu trữ giấy và tài liệu lưu trữ trên vật mang tin khác có một trong các dấu hiệu sau đây: nhạt màu, đổi màu, rách, thủng lỗ, mủn, giòn, mờ chữ nhưng vẫn còn khả năng đọc được thông tin.

b) Tài liệu lưu trữ điện tử có một trong các dấu hiệu sau đây: công nghệ tạo lập tài liệu lạc hậu, có khả năng bị thay thế; tài liệu có nguy cơ không sử dụng được hoặc không xác thực được.

Theo đó, tài liệu lưu trữ điện tử được lựa chọn để lập bản dự phòng khi có các dấu hiệu sau:

- Công nghệ tạo lập tài liệu lạc hậu, có khả năng bị thay thế;

- Tài liệu có nguy cơ không sử dụng được hoặc không xác thực được.

Xem thêm:

>>> Tài liệu lưu trữ điện tử là gì? Việc hủy tài liệu lưu trữ điện tử hết giá trị được thực hiện thế nào?

>>> Văn bản điện tử đã hủy hiệu lực có phải lưu trữ nguyên trạng theo Quy định 379 không?

Tài liệu lưu trữ điện tử được lựa chọn để lập bản dự phòng khi có các dấu hiệu nào? (Hình từ Internet)

Việc lưu trữ dự phòng cần tuân thủ theo nguyên tắc nào?

Căn cứ theo Điều 26 Nghị định 113/2025/NĐ-CP quy định như sau:

Điều 26. Nguyên tắc lưu trữ dự phòng

1. Lập, bảo quản theo phương pháp, tiêu chuẩn đặc biệt bảo đảm tính toàn vẹn, độ tin cậy, độ chính xác của thông tin tài liệu lưu trữ dự phòng so với tài liệu lưu trữ gốc thông qua các yếu tố xác thực và lịch sử bảo quản tài liệu trong suốt quá trình lưu trữ.

2. Bảo đảm khả năng sử dụng tài liệu lưu trữ dự phòng trong trường hợp tài liệu lưu trữ gốc bị mất hoặc không sử dụng được.

3. Bảo đảm hạn chế nguy cơ mất thông tin tài liệu lưu trữ gốc do thiên tai, thảm họa và nguy cơ phụ thuộc công nghệ trong quá trình tạo lập, bảo quản và sử dụng.

4. Bảo đảm khả năng cập nhật công nghệ tiên tiến, hiện đại, phù hợp với xu hướng của lưu trữ thế giới.

5. Tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt được Nhà nước lập bản dự phòng để phòng ngừa rủi ro cho tài liệu lưu trữ gốc và phục vụ lợi ích quốc gia, dân tộc. Khuyến khích tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ thực hiện lưu trữ dự phòng.

6. Cơ quan có thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ có trách nhiệm lập và quản lý tài liệu lưu trữ dự phòng theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

Theo đó, việc lưu trữ dự phòng cần tuân thủ theo nguyên tắc sau:

- Lập, bảo quản theo phương pháp, tiêu chuẩn đặc biệt bảo đảm tính toàn vẹn, độ tin cậy, độ chính xác của thông tin tài liệu lưu trữ dự phòng so với tài liệu lưu trữ gốc thông qua các yếu tố xác thực và lịch sử bảo quản tài liệu trong suốt quá trình lưu trữ.

- Bảo đảm khả năng sử dụng tài liệu lưu trữ dự phòng trong trường hợp tài liệu lưu trữ gốc bị mất hoặc không sử dụng được.

- Bảo đảm hạn chế nguy cơ mất thông tin tài liệu lưu trữ gốc do thiên tai, thảm họa và nguy cơ phụ thuộc công nghệ trong quá trình tạo lập, bảo quản và sử dụng.

- Bảo đảm khả năng cập nhật công nghệ tiên tiến, hiện đại, phù hợp với xu hướng của lưu trữ thế giới.

- Tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt được Nhà nước lập bản dự phòng để phòng ngừa rủi ro cho tài liệu lưu trữ gốc và phục vụ lợi ích quốc gia, dân tộc. Khuyến khích tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ thực hiện lưu trữ dự phòng.

- Cơ quan có thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ có trách nhiệm lập và quản lý tài liệu lưu trữ dự phòng theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

Tài liệu lưu trữ dự phòng được bảo quản như thế nào?

Căn cứ theo Điều 31 Nghị định 113/2025/NĐ-CP quy định tài liệu lưu trữ dự phòng được bảo quản như sau:

- Tài liệu lưu trữ dự phòng phải được bảo quản riêng biệt tại địa điểm khác, xa địa điểm bảo quản tài liệu lưu trữ gốc, bảo đảm phòng tránh rủi ro khi xảy ra thiên tai, thảm họa, hạn chế tối đa nguy cơ mất, hỏng.

- Tài liệu lưu trữ dự phòng được bảo quản trong Kho lưu trữ chuyên dụng có trang thiết bị phù hợp, đáp ứng nguyên tắc lưu trữ dự phòng.

- Tài liệu lưu trữ dự phòng được bảo quản bằng các thiết bị phù hợp với đặc thù của vật mang tin và thông tin của từng loại hình tài liệu lưu trữ dự phòng.

- Tài liệu lưu trữ dự phòng được kiểm tra định kỳ, chuyển đổi hoặc tạo lập lại đáp ứng yêu cầu lưu trữ lâu dài và sự thay đổi công nghệ. Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ dự phòng được kiểm tra, sao lưu theo quy định.