Các bước hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp từ ngày 1/7/2025 như thế nào?

Các bước hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp từ ngày 1/7/2025 như thế nào?

Theo Điều 15 Thông tư 06/2025/TT-BNV quy định như sau:

Điều 15. Tổ chức hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp

1. Lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử lựa chọn phương pháp hủy tài liệu phù hợp; tổ chức hủy tài liệu theo quyết định của người có thẩm quyền về hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp.

2. Các bước hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp

a) Đóng gói tài liệu và vận chuyển tài liệu đến nơi thực hiện hủy tài liệu;

b) Lập biên bản bàn giao tài liệu giữa người quản lý kho lưu trữ và người thực hiện hủy tài liệu;

c) Hủy tài liệu;

d) Lập biên bản về việc hủy tài liệu. Biên bản có đủ chữ ký, đóng dấu của cơ quan, đơn vị có tài liệu hủy và cơ quan, đơn vị hủy tài liệu.

3. Thời hạn hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp chậm nhất là 15 ngày kể từ ngày có quyết định của người có thẩm quyền về hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp.

[...]

Như vậy, các bước hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp gồm:

- Đóng gói tài liệu và vận chuyển tài liệu đến nơi thực hiện hủy tài liệu;

- Lập biên bản bàn giao tài liệu giữa người quản lý kho lưu trữ và người thực hiện hủy tài liệu;

- Hủy tài liệu;

- Lập biên bản về việc hủy tài liệu. Biên bản có đủ chữ ký, đóng dấu của cơ quan, đơn vị có tài liệu hủy và cơ quan, đơn vị hủy tài liệu.

Các bước hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp từ ngày 1/7/2025 như thế nào? (Hình từ Internet)

Việc thẩm định tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp tại lưu trữ hiện hành được quy định thế nào?

Theo Điều 13 Thông tư 06/2025/TT-BNV quy định thẩm định tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp tại lưu trữ hiện hành như sau:

(1) Cơ quan, tổ chức gửi văn bản đề nghị thẩm định tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp kèm theo các văn bản:

- Quyết định thành lập Hội đồng xét hủy tài liệu lưu trữ;

- Danh mục tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp; Bản thuyết minh tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp;

- Biên bản họp Hội đồng xét hủy tài liệu lưu trữ.

(2) Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước thẩm định thủ tục xét hủy, xem xét Danh mục tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp; kiểm tra trực tiếp tài liệu trong trường hợp cần thiết và có ý kiến thẩm định bằng văn bản đối với tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp của cơ quan, tổ chức thuộc trường hợp nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở trung ương.

(3) Sở Nội vụ thẩm định thủ tục xét hủy, xem xét Danh mục tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp; kiểm tra trực tiếp tài liệu trong trường hợp cần thiết và có ý kiến thẩm định bằng văn bản đối với tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp của cơ quan, tổ chức thuộc trường hợp nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh.

(4) Thời gian thẩm định tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp chậm nhất là 25 ngày kể từ ngày Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Sở Nội vụ nhận văn bản đề nghị.

Thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu là bao lâu?

Theo Điều 15 Luật Lưu trữ 2024 quy định như sau:

Điều 15. Thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu

1. Thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu bao gồm lưu trữ vĩnh viễn và lưu trữ có thời hạn.

2. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ vĩnh viễn bao gồm: tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt; hồ sơ, tài liệu về đường lối, chủ trương, chính sách, cương lĩnh, chiến lược; chương trình mục tiêu quốc gia, đề án, dự án quan trọng, trọng điểm quốc gia; hồ sơ, tài liệu lưu trữ vĩnh viễn khác theo quy định của luật có liên quan và của cơ quan có thẩm quyền.

3. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ có thời hạn là hồ sơ, tài liệu không thuộc trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này.

Thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu quy định tại khoản này được tính theo năm, tối thiểu là 02 năm và tối đa là 70 năm kể từ năm kết thúc công việc.

4. Trường hợp hồ sơ có các tài liệu lưu trữ với thời hạn khác nhau thì thời hạn lưu trữ hồ sơ được xác định theo thời hạn của tài liệu có thời hạn lưu trữ dài nhất trong hồ sơ.

5. Bộ, cơ quan ngang Bộ, Tòa án nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Kiểm toán nhà nước quy định cụ thể thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước sau khi có ý kiến của Bộ Nội vụ.

6. Căn cứ quy định tại các khoản 2, 3 và 5 Điều này, người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định danh mục, thời hạn lưu trữ cụ thể đối với hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức mình.

7. Căn cứ quy định tại khoản 5 và khoản 6 Điều này, người được giao xử lý công việc có trách nhiệm xác định cụ thể thời hạn lưu trữ đối với hồ sơ, tài liệu.

Như vậy, thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu bao gồm lưu trữ vĩnh viễn và lưu trữ có thời hạn. Trong đó, thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu lưu trữ có thời hạn được tính theo năm, tối thiểu là 02 năm và tối đa là 70 năm kể từ năm kết thúc công việc.

Lưu ý: Thông tư 06/2025/TT-BNV có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 7 năm 2025.