Các đơn vị thuộc cơ quan Tổng cục Hải quan có nhu cầu sử dụng phòng họp tại trụ sở cơ quan Tổng cục Hải quan thì đăng ký thế nào?

Nội dung chính

• Các đơn vị thuộc cơ quan Tổng cục Hải quan có nhu cầu sử dụng phòng họp tại trụ sở cơ quan Tổng cục Hải quan thì đăng ký thế nào?
• Thời gian gửi đăng ký sử dụng phòng họp tại trụ sở cơ quan Tổng cục Hải quan được quy định thế nào?
• Đơn vị nào có trách nhiệm tổ chức phục vụ phòng họp đối với các cuộc họp chung của Tổng cục Hải quan?

Các đơn vị thuộc cơ quan Tổng cục Hải quan có nhu cầu sử dụng phòng họp tại trụ sở cơ quan Tổng cục Hải quan thì đăng ký thế nào?

Việc đăng ký sử dụng phòng họp được quy định tại khoản 1 Điều 7 Nội quy của cơ quan Tổng cục Hải quan ban hành kèm theo Quyết định 2050/QĐ-TCHQ năm 2012 như sau:

Sử dụng phòng họp, phòng tiếp khách (sau đây gọi chung là phòng họp).

1. Đăng ký sử dụng phòng họp.

a) Các đơn vị có nhu cầu sử dụng phòng họp phải trực tiếp đăng ký lịch trên mạng Netoffice (điền đầy đủ, chi tiết thông tin theo mẫu) thông qua Văn phòng để xác nhận và tổ chức phục vụ. Việc đăng ký lịch do đơn vị được giao chủ trì nội dung thực hiện;

b) Các đơn vị chỉ gửi giấy mời họp sau khi đã được Văn phòng Tổng cục xác nhận việc bố trí phòng họp, phòng tiếp khách;

c) Trường hợp vì lý do đột xuất không thể bố trí phòng họp, Văn phòng Tổng cục kịp thời thông báo cho đơn vị đăng ký biết để điều chỉnh thời gian họp, tiếp khách;

d) Hạn chế tối đa việc thay đổi bàn ghế theo công năng được bố trí của phòng họp.

2. Thời gian gửi đăng ký sử dụng phòng họp.

a) Cuộc họp, tiếp khách trong giờ hành chính, đơn vị chủ trì phải đăng ký lịch trước tối thiểu 4 giờ;

b) Các cuộc họp, tiếp khách ngoài giờ hành chính hoặc phòng họp có yêu cầu sắp xếp lại bàn ghế, trang trí maket, chuẩn bị âm thanh, máy chiếu... phải gửi thông báo tới Văn phòng trước ít nhất 01 ngày làm việc;

...

Như vậy, theo quy định, các đơn vị thuộc cơ quan Tổng cục Hải quan có nhu cầu sử dụng phòng họp tại trụ sở cơ quan Tổng cục Hải quan thì trực tiếp đăng ký lịch trên mạng Netoffice (điền đầy đủ, chi tiết thông tin theo mẫu) thông qua Văn phòng để xác nhận và tổ chức phục vụ.

Các đơn vị thuộc cơ quan Tổng cục Hải quan có nhu cầu sử dụng phòng họp tại trụ sở cơ quan Tổng cục Hải quan thì đăng ký thế nào? (Hình từ Internet)

Thời gian gửi đăng ký sử dụng phòng họp tại trụ sở cơ quan Tổng cục Hải quan được quy định thế nào?

Thời gian gửi đăng ký sử dụng phòng họp được quy định tại khoản 2 Điều 7 Nội quy của cơ quan Tổng cục Hải quan ban hành kèm theo Quyết định 2050/QĐ-TCHQ năm 2012 như sau:

Sử dụng phòng họp, phòng tiếp khách (sau đây gọi chung là phòng họp).

...

2. Thời gian gửi đăng ký sử dụng phòng họp.

a) Cuộc họp, tiếp khách trong giờ hành chính, đơn vị chủ trì phải đăng ký lịch trước tối thiểu 4 giờ;

b) Các cuộc họp, tiếp khách ngoài giờ hành chính hoặc phòng họp có yêu cầu sắp xếp lại bàn ghế, trang trí maket, chuẩn bị âm thanh, máy chiếu... phải gửi thông báo tới Văn phòng trước ít nhất 01 ngày làm việc;

c) Các cuộc họp đột xuất do lãnh đạo Tổng cục yêu cầu, Thư ký hoặc cán bộ giúp việc lãnh đạo Tổng cục hoặc đơn vị chịu trách nhiệm chuẩn bị nội dung phải kịp thời thông báo với Văn phòng Tổng cục (phòng Tài vụ Quản trị).

3. Quy định về bố trí phòng họp.

a) Các hội nghị, hội thảo, cuộc họp của Tổng cục do lãnh đạo Tổng cục chủ trì, cuộc họp có nội dung liên quan từ hai đơn vị trở lên, cuộc họp do đơn vị Vụ, Cục và tương đương đại diện Tổng cục chủ trì họp xử lý công việc với đơn vị ngoài được bố trí phòng họp chung, phòng khách của Tổng cục;

...

Như vậy, thời gian gửi đăng ký sử dụng phòng họp tại trụ sở cơ quan Tổng cục Hải quan được quy định cụ thể như sau:

(1) Đối với các cuộc họp, tiếp khách trong giờ hành chính, đơn vị chủ trì phải đăng ký lịch trước tối thiểu 4 giờ;

(2) Đối với các cuộc họp, tiếp khách ngoài giờ hành chính hoặc phòng họp có yêu cầu sắp xếp lại bàn ghế, trang trí maket, chuẩn bị âm thanh, máy chiếu... phải gửi thông báo tới Văn phòng trước ít nhất 01 ngày làm việc;

(3) Đối với các cuộc họp đột xuất do lãnh đạo Tổng cục yêu cầu, Thư ký hoặc cán bộ giúp việc lãnh đạo Tổng cục hoặc đơn vị chịu trách nhiệm chuẩn bị nội dung phải kịp thời thông báo với Văn phòng Tổng cục (phòng Tài vụ Quản trị).

Đơn vị nào có trách nhiệm tổ chức phục vụ phòng họp đối với các cuộc họp chung của Tổng cục Hải quan?

Trách nhiệm tổ chức phục vụ phòng họp đối với các cuộc họp chung của Tổng cục Hải quan được quy định tại khoản 1 Điều 8 Nội quy của cơ quan Tổng cục Hải quan ban hành kèm theo Quyết định 2050/QĐ-TCHQ năm 2012 như sau:

Tổ chức phục vụ các phòng họp.

1. Văn phòng Tổng cục có trách nhiệm tổ chức phục vụ phòng họp đối với các cuộc họp chung của Tổng cục.

2. Khi nhận được yêu cầu sử dụng phòng họp, Văn phòng Tổng cục kiểm tra phòng họp, hệ thống thiết bị như điện, điều hòa, chuẩn bị bảng chiếu, bảng tên, đèn chiếu, thiết bị âm thanh, khánh tiết đảm bảo đáp ứng yêu cầu cuộc họp.

3. Công việc chuẩn bị phòng họp phải hoàn tất trước giờ họp tối thiểu 15 phút đối với cuộc họp thông thường và trước giờ họp 30 phút đối với các cuộc họp quan trọng.

4. Trong giờ họp, nhân viên phục vụ và nhân viên kỹ thuật phải trực sẵn sàng để phục vụ.

5. Đối với cuộc họp, tiếp khách sau đây yêu cầu nhân viên phục vụ phải mặc áo dài: Hội nghị sơ kết, tổng kết; cuộc họp có nhiều ngành tham dự; đón tiếp Bộ trưởng và tương đương trở lên, khách nước ngoài từ cấp Đại sứ, Phó Tổng cục trưởng Hải quan trở lên và khi lãnh đạo yêu cầu.

6. Đơn vị đăng ký phòng họp phải cung cấp danh sách đại biểu để Văn phòng Tổng cục làm biển tên (nếu cần thiết) và chủ động kiểm tra phòng trước giờ họp.

Như vậy, theo quy định, Văn phòng Tổng cục là đơn vị có trách nhiệm tổ chức phục vụ phòng họp đối với các cuộc họp chung của Tổng cục Hải quan.