Từ 01/7/2026, đăng ký sử dụng chứng từ điện tử theo Thông tư 91/2026 như thế nào?

Từ 01/7/2026, đăng ký sử dụng chứng từ điện tử theo Thông tư 91/2026 như thế nào?

Căn cứ Điều 17 Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định về đăng ký sử dụng chứng từ điện tử như sau:

(1) Tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu các khoản thuế, phí, lệ phí trước khi sử dụng chứng từ điện tử theo khoản 1 Điều 22 Nghị định 254/2026/NĐ-CP thì thực hiện đăng ký sử dụng qua Hệ thống thông tin quản lý thuế, Trang thông tin điện tử của Cục Hải quan hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Đối với các khoản thuế, phí, lệ phí hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu thực hiện đăng ký sử dụng qua Trang thông tin điện tử của Cục Hải quan.

Trường hợp tổ chức, cá nhân trả thu nhập thuộc trường hợp được miễn phí dịch vụ theo quy định tại Điều 28 Nghị định 254/2026/NĐ-CP thì được lựa chọn đăng ký sử dụng chứng từ điện tử thông qua Hệ thống thông tin quản lý thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được Cục Thuế ủy thác cung cấp dịch vụ.

(2) Nội dung thông tin đăng ký theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-CTĐT TẢI VỀ Phụ lục III kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC.

(3) Hệ thống thông tin quản lý thuế, Trang thông tin điện tử của Cục Hải quan gửi thông báo theo Mẫu số 01/TB-TNĐT Phụ lục IV kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC về việc tiếp nhận đăng ký sử dụng chứng từ điện tử qua địa chỉ thư điện tử đã đăng ký với cơ quan quản lý thuế, qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đối với trường hợp đăng ký sử dụng chứng từ điện tử thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

(4) Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng chứng từ điện tử, cơ quan quản lý thuế có trách nhiệm gửi thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IV kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử và gửi thông báo điện tử trực tiếp đến tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế; tổ chức thu các khoản phí, lệ phí về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng chứng từ điện tử.

(5) Trường hợp có thay đổi thông tin đã đăng ký sử dụng chứng từ điện tử, tổ chức, cá nhân tại khoản 1 Điều 17 Thông tư 91/2026/TT-BTC thực hiện thay đổi thông tin và gửi lại cơ quan quản lý thuế theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-CTĐT Phụ lục III kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC qua Hệ thống thông tin quản lý thuế, Trang thông tin điện tử của Cục Hải quan hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Hệ thống thông tin quản lý thuế, Trang thông tin điện tử của Cục Hải quan tiếp nhận mẫu đăng ký thay đổi thông tin và cơ quan quản lý thuế thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều 17 Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Từ 01/7/2026, đăng ký sử dụng chứng từ điện tử theo Thông tư 91/2026 như thế nào?

Chứng từ phải được định dạng như thế nào?

Căn cứ Điều 18 Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định các loại chứng từ quy định tại Điều 22 Nghị định 254/2026/NĐ-CP phải thực hiện theo định dạng sau:

+ Định dạng chứng từ điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh “eXtensible Markup Language" được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin);

+ Định dạng chứng từ điện tử gồm hai thành phần: thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ chứng từ điện tử và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số;

+ Cục Thuế, Cục Hải quan xây dựng và công bố thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ chứng từ điện tử và cung cấp công cụ hiển thị các nội dung của chứng từ điện tử theo quy định tại Thông tư 91/2026/TT-BTC. Thành phần chứa dữ liệu chữ ký số thực hiện theo quy định của pháp luật giao dịch điện tử.

+ Chứng từ điện tử phải được hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung của chứng từ đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch, để người sử dụng có thể đọc được bằng phương tiện điện tử.

Nội dung của các loại chứng từ bao gồm những nội dung nào?

Căn cứ khoản 1 và 2 Điều 23 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định như sau:

(1) Đối với chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân

- Tên chứng từ khấu trừ thuế; ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế;

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập;

- Tên, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế của cá nhân nhận thu nhập (nếu cá nhân đã có mã số thuế), hoặc số định danh cá nhân;

- Quốc tịch (nếu người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam);

- Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, khoản đóng bảo hiểm bắt buộc; khoản từ thiện, nhân đạo, khuyến học; số thuế đã khấu trừ;

- Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế;

- Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập.

Trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử thì chữ ký trên chứng từ điện tử là chữ ký số.

(2) Đối với biên lai

- Tên biên lai;

- Ký hiệu mẫu biên lai và ký hiệu biên lai thực hiện theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính;

- Số biên lai là số thứ tự được thể hiện trên biên lai thu thuế, phí, lệ phí. Số biên lai được ghi bằng chữ số Ả-rập có tối đa 8 chữ số. Đối với biên lai điện tử thì số biên lai điện tử bắt đầu từ số 1 vào ngày 01 tháng 01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng biên lai điện tử và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.

- Tên, mã số thuế của tổ chức thu thuế, phí, lệ phí;

- Tên loại các khoản thu thuế, phí, lệ phí và số tiền thể hiện bằng số và bằng chữ;

- Ngày, tháng, năm lập biên lai;

- Chữ ký số của tổ chức thu thuế, phí, lệ phí;

Nội dung trên biên lai phải đúng với nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

- Biên lai được thể hiện là tiếng Việt. Trường hợp cần thêm tiếng nước ngoài thì phần tiếng nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn “( )” hoặc đặt ngay dưới dòng nội dung bằng tiếng Việt với cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.

Chữ số trên biên lai là các chữ số tự nhiên 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9.

Đồng tiền trên biên lai là đồng Việt Nam. Trường hợp các khoản phải thu phí, lệ phí được pháp luật quy định có mức thu bằng ngoại tệ thì được thu bằng ngoại tệ hoặc thu bằng đồng Việt Nam trên cơ sở quy đổi từ ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giá quy định tại Nghị định 362/2025/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp để tổ chức, hướng dẫn thi hành Luật Phí và lệ phí.

Ngoài các thông tin bắt buộc theo quy định tại khoản này, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí có thể tạo thêm các thông tin khác, kể cả tạo lo-go, hình ảnh trang trí hoặc quảng cáo phù hợp với quy định của pháp luật và không che khuất, làm mờ các nội dung bắt buộc thể hiện trên biên lai. Cỡ chữ của các thông tin tạo thêm không được lớn hơn cỡ chữ của các nội dung bắt buộc thể hiện trên biên lai.