Khoản hoàn trả chi phí theo thỏa thuận có phải lập hóa đơn không?

Khoản hoàn trả chi phí theo thỏa thuận có phải lập hóa đơn không?

Căn cứ tại khoản 1 Điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ điện tử như sau:

Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ điện tử

1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ; xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn) và các trường hợp lập hóa đơn theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính, trừ các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 7 Nghị định này.

Hóa đơn điện tử phải theo định dạng chuẩn dữ liệu và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định của pháp luật về thuế, pháp luật về kế toán và quy định tại Điều 10 Nghị định này, bảo đảm phản ánh đầy đủ, trung thực nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Người bán chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của hóa đơn đã lập.

...

Tại điểm c khoản 8 Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

Trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử

...

8. Các trường hợp theo quy định tại điểm a, điểm b khoản 1 Điều 6, điểm b khoản 1 Điều 14 Nghị định số 181/2025/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Thuế giá trị gia tăng, bao gồm:

...

c) Các khoản thu không liên quan đến bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ của cơ sở kinh doanh: các khoản thu về bồi thường bằng tiền (bao gồm cả tiền bồi thường về đất và tài sản trên đất khi bị thu hồi đất theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền), tiền thưởng, thu đòi người thứ ba của hoạt động bảo hiểm, các khoản thu hộ, các khoản thù lao từ cơ quan nhà nước do thực hiện hoạt động thu hộ, chi hộ các cơ quan nhà nước, các khoản thu tài chính.

Theo đó, tại Công văn 6656/CT-QLNT năm 2026 hướng dẫn sử dụng hóa đơn đối với khoản hoàn trả chi phí theo thỏa thuận như sau:

Căn cứ quy định nêu trên, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn giao cho người mua.

Đối với khoản chi phí điện vận hành trạm sạc, theo trình bày của Công ty, Đối tác là bên trực tiếp thanh toán tiền điện cho đơn vị cung cấp điện và Công ty V-Green hoàn trả cho Đối tác đúng số tiền điện vận hành thực tế phát sinh trên cơ sở chỉ số công tơ điện, hóa đơn tiền điện, kết quả đối soát giữa hai bên thì khoản tiền này được coi là khoản hoàn trả chi phí theo thỏa thuận. Đề nghị Công ty V-Green căn cứ quy định tại Hợp đồng để xác định khoản thu này nếu thuộc trường hợp quy định tại điểm b khoản 1 Điều 14 Nghị định số 181/2025/NĐ-CP thì không tính trong giá tính thuế và thuộc trường hợp không phải lập hóa đơn điện tử theo quy định tại điểm c khoản 8 Điều 7 Nghị định số 254/2026/NĐ-CP.

Như vậy, trường hợp khoản tiền hoàn trả đúng chi phí thực tế phát sinh, không mang tính chất thanh toán cho hàng hóa, dịch vụ thì không tính vào giá tính thuế và thuộc trường hợp không phải lập hóa đơn điện tử theo quy định.

Khoản hoàn trả chi phí theo thỏa thuận có phải lập hóa đơn không? (Hình từ Internet)

Trường hợp nào không phải sử dụng hóa đơn điện tử?

Căn cứ Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

(1) Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ thuộc trường hợp lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo quy định pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp trừ trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

(2) Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có thu nhập từ hoạt động cho thuê bất động sản; thu nhập từ hoạt động cung cấp sản phẩm và dịch vụ nội dung thông tin số về giải trí, trò chơi điện tử, phim số, ảnh số, nhạc số, quảng cáo số cho tổ chức, cá nhân ở nước ngoài.

(3) Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh làm đại lý xổ số, đại lý bảo hiểm, đại lý bán hàng đa cấp mà doanh nghiệp xổ số, bảo hiểm, bán hàng đa cấp đã khấu trừ thuế theo quy định pháp luật quản lý thuế.

(4) Các khoản phí và các khoản thu khác phát sinh từ hoạt động tái bảo hiểm (bao gồm nhượng tái bảo hiểm, các khoản thu hoa hồng nhượng tái bảo hiểm và các khoản thu khác về nhượng tái bảo hiểm), nhận tiền gửi, hoạt động tài chính (phát hành chứng chỉ tiền gửi, phát hành chứng khoán sơ cấp, phát hành giấy tờ có giá), bán nợ, giao dịch ngoại tệ và sản phẩm phái sinh.

Đối với giao dịch bán ngoại tệ, căn cứ hệ thống quản lý dữ liệu của đơn vị, cuối tháng đơn vị thực hiện lập bảng tổng hợp chi tiết giao dịch phát sinh trong tháng, chịu trách nhiệm về tính chính xác nội dung thông tin từng giao dịch và cung cấp bảng tổng hợp chi tiết giao dịch bán ngoại tệ khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.

(5) Góp vốn bằng tài sản của tổ chức, cá nhân kinh doanh vào tổ chức kinh tế.

(6) Tài sản điều chuyển từ công ty mẹ đến các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc và ngược lại, giữa các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc trong cơ sở kinh doanh; tài sản điều chuyển khi chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp.

(7) Máy móc, thiết bị cho mượn là tài sản cố định và công cụ, dụng cụ phục vụ gia công hàng hóa của bên cho mượn, không thu tiền, không chuyển quyền sở hữu.

(8) Các trường hợp theo quy định tại điểm a, điểm b khoản 1 Điều 6, điểm b khoản 1 Điều 14 Nghị định 181/2025/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Thuế giá trị gia tăng 2024, bao gồm:

+ Hàng hóa, dịch vụ sử dụng để tiếp tục quá trình sản xuất, kinh doanh của cơ sở kinh doanh như hàng hóa được xuất để chuyển kho nội bộ, xuất vật tư, bán thành phẩm để tiếp tục quá trình sản xuất, kinh doanh trong một cơ sở kinh doanh;

+ Hàng hóa, dịch vụ do cơ sở kinh doanh xuất hoặc cung cấp để sử dụng phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh (bao gồm cả tài sản cố định do cơ sở kinh doanh tự xây dựng, tự sản xuất);

+ Các khoản thu không liên quan đến bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ của cơ sở kinh doanh: các khoản thu về bồi thường bằng tiền (bao gồm cả tiền bồi thường về đất và tài sản trên đất khi bị thu hồi đất theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền), tiền thưởng, thu đòi người thứ ba của hoạt động bảo hiểm, các khoản thu hộ, các khoản thù lao từ cơ quan nhà nước do thực hiện hoạt động thu hộ, chi hộ các cơ quan nhà nước, các khoản thu tài chính.

Người nộp thuế được chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử trong trường hợp nào?

Căn cứ Điều 11 Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định về chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử như sau:

- Người nộp thuế đang sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế nếu có nhu cầu chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì thực hiện thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 6 Thông tư 91/2026/TT-BTC.

- Người nộp thuế thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP nếu thuộc trường hợp được xác định rủi ro cao về thuế theo quy định tại Thông tư số 94/2026/TT-BTC và được cơ quan thuế thông báo theo Mẫu số 01/TB-KTT Phụ lục IV kèm theo Thông tư này về việc chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì phải chuyển đổi sang áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Trong thời gian 10 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế thông báo, người nộp thuế phải thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử (chuyển từ sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế sang hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế) theo quy định tại Điều 6 Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Sau 12 tháng kể từ thời điểm chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, người nộp thuế có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử không có mã thì người nộp thuế thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 6 Thông tư 91/2026/TT-BTC, cơ quan thuế căn cứ quy định tại Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP và quy định tại Thông tư 94/2026/TT-BTC để xem xét, chấp nhận hoặc không chấp nhận.