Thông báo 237/TB-HQKV2 quy định tạm thời về định dạng chứng từ điện tử với hàng hóa xuất nhập khẩu ra sao?

Thông báo 237/TB-HQKV2 quy định tạm thời về định dạng chứng từ điện tử với hàng hóa xuất nhập khẩu ra sao?

Chi cục Hải quan khu vực 2 đã có Thông báo 237/TB-HQKV2 năm 2026 về việc triển khai áp dụng Quy định tạm thời về định dạng thông điệp dữ liệu chứng từ điện tử liên quan đến hàng hóa nhập khẩu, xuất khẩu.

>> Tải về Thông báo 237/TB-HQKV2 năm 2026

Để doanh nghiệp xuất khẩu, nhập khẩu và các doanh nghiệp có liên quan trên địa bàn chủ động nghiên cứu, chuẩn bị và thực hiện theo quy định mới, Chi cục Hải quan khu vực II thông báo một số nội dung như sau:

(1) Về việc áp dụng Quy định tạm thời

Quyết định 1434/QĐ-CHQ năm 2026 ban hành kèm theo Quy định tạm thời về định dạng thông điệp dữ liệu chứng từ điện tử liên quan đến hàng hóa nhập khẩu, xuất khẩu.

Quy định này được áp dụng thống nhất trong việc xây dựng hệ thống thông tin của cơ quan Hải quan và hệ thống thông tin của doanh nghiệp xuất khẩu, nhập khẩu để khai báo, trao đổi chứng từ điện tử liên quan đến hàng hóa nhập khẩu, xuất khẩu.

Việc trao đổi thông tin giữa hệ thống thông tin của cơ quan Hải quan và hệ thống thông tin của doanh nghiệp khi khai báo chứng từ điện tử thực hiện theo chuẩn JSON DataFormat. Thông điệp trao đổi dữ liệu điện tử phải đáp ứng đầy đủ các quy tắc về cú pháp và cấu trúc thông điệp dữ liệu quy định tại Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định 1434/QĐ-CHQ năm 2026.

Đề nghị doanh nghiệp chủ động nghiên cứu Quyết định 1434/QĐ-CHQ năm 2026 và Phụ lục kèm theo để chuẩn bị hệ thống công nghệ thông tin, phần mềm và các điều kiện kỹ thuật có liên quan, bảo đảm khả năng kết nối, trao đổi và xử lý dữ liệu với hệ thống thông tin của cơ quan Hải quan khi Quyết định có hiệu lực.

(2) Về việc khai thử nghiệm chứng từ điện tử

Cục Hải quan có chủ trương mở hệ thống để các doanh nghiệp có nhu cầu thực hiện khai thử nghiệm chứng từ điện tử theo định dạng dữ liệu quy định tại Quyết định 1434/QĐ-CHQ năm 2026 trong thời gian từ ngày 15/10/2026 đến ngày 15/11/2026.

Doanh nghiệp có nhu cầu khai thử nghiệm đề nghị có văn bản gửi Ban Công nghệ thông tin và Thống kê Hải quan - Cục Hải quan để được hướng dẫn, hỗ trợ thực hiện kết nối và khai thử nghiệm trên hệ thống.

Thông báo 237/TB-HQKV2 quy định tạm thời về định dạng chứng từ điện tử với hàng hóa xuất nhập khẩu ra sao? (Hình từ Internet)

Trách nhiệm của Chi cục Hải quan khu vực trong quản lý chứng từ điện tử là gì?

Căn cứ theo khoản 2 Điều 30 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định trách nhiệm của cơ quan hải quan trong quản lý chứng từ điện tử như sau:

Trách nhiệm của cơ quan hải quan trong quản lý chứng từ điện tử

1. Cục Hải quan có trách nhiệm:

a) Xây dựng cơ sở dữ liệu về chứng từ điện tử để phục vụ công tác quản lý thuế, phục vụ công tác quản lý nhà nước của các cơ quan khác của nhà nước;

b) Thông báo các loại chứng từ đã được phát hành, được báo mất, không còn giá trị sử dụng.

2. Chi cục Hải quan khu vực có trách nhiệm:

a) Quản lý hoạt động tạo, phát hành chứng từ của các tổ chức đã đăng ký tạo, phát hành chứng từ với cơ quan hải quan trên địa bàn quản lý;

b) Kiểm tra hoạt động tạo, phát hành và sử dụng chứng từ trên địa bàn;

c) Theo dõi, kiểm tra hoạt động hủy chứng từ theo quy định của Bộ Tài chính trên địa bàn.

Như vậy, Chi cục Hải quan khu vực có trách nhiệm trong quản lý chứng từ điện tử như sau:

- Quản lý hoạt động tạo, phát hành chứng từ của các tổ chức đã đăng ký tạo, phát hành chứng từ với cơ quan hải quan trên địa bàn quản lý;

- Kiểm tra hoạt động tạo, phát hành và sử dụng chứng từ trên địa bàn;

- Theo dõi, kiểm tra hoạt động hủy chứng từ theo quy định của Bộ Tài chính trên địa bàn.

Trường hợp nào sử dụng được miễn phí dịch vụ về chứng từ điện tử?

Theo Điều 28 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định các trường hợp sử dụng được miễn phí dịch vụ về chứng từ điện tử cụ thể như sau:

(1) Trường hợp sử dụng được miễn phí dịch vụ về chứng từ điện tử bao gồm:

- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có sử dụng dưới 10 người lao động và không thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử; hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử được miễn phí dịch vụ theo quy định tại Điều 11 Nghị định 254/2026/NĐ-CP;

- Trường hợp tổ chức, cá nhân trả thu nhập không thuộc đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử; tổ chức, cá nhân trả thu nhập sử dụng hóa đơn điện tử được miễn phí dịch vụ theo quy định tại Điều 11 Nghị định 254/2026/NĐ-CP thì được sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử miễn phí dịch vụ thông qua Hệ thống thông tin quản lý thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được Cục Thuế ủy thác cung cấp dịch vụ.

Cục Thuế thực hiện hoặc ủy thác cho tổ chức cung cấp dịch vụ về chứng từ điện tử thực hiện cung cấp chứng từ điện tử được miễn phí dịch vụ cho đối tượng nêu trên.

(2) Tổ chức, cá nhân quy định tại khoản 1 Điều 28 Nghị định 254/2026/NĐ-CP được đăng ký, thay đổi thông tin đăng ký sử dụng chứng từ điện tử qua Hệ thống thông tin quản lý thuế theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

(3) Nhà nước bảo đảm kinh phí để cơ quan quản lý thuế tổ chức cung cấp miễn phí dịch vụ về chứng từ điện tử cho các đối tượng quy định tại khoản 1 Điều này theo quy định của pháp luật về ngân sách nhà nước.

(4) Trường hợp người nộp thuế sử dụng dịch vụ về chứng từ điện tử do tổ chức cung cấp dịch vụ ngoài Hệ thống thông tin quản lý thuế thì chi phí dịch vụ do các bên thỏa thuận theo quy định của pháp luật.