Chứng từ điện tử được lập theo phương thức nào? Trường hợp chứng từ điện tử lập sai thì xử lý thế nào?

Chứng từ điện tử được lập theo phương thức nào? Trường hợp chứng từ điện tử lập sai thì xử lý thế nào?

Căn cứ theo Điều 26 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định Phương thức lập chứng từ điện tử như sau:

Phương thức lập chứng từ điện tử

1. Chứng từ điện tử được lập trực tiếp trên Hệ thống thông tin quản lý thuế hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hoặc trên phần mềm chứng từ điện tử của đơn vị.

2. Chứng từ được lập theo đúng quy định tại Điều 23 là chứng từ hợp pháp để thanh toán, hạch toán và quyết toán tài chính.

Trường hợp không đúng quy định tại Điều 23 thì không có giá trị thanh toán và không được hạch toán, quyết toán tài chính.

3. Việc lập chứng từ điện tử phải bảo đảm phản ánh đầy đủ, trung thực giao dịch phát sinh; tuân thủ quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, pháp luật về kế toán và pháp luật về thuế, phí và lệ phí.

Như vậy, chứng từ điện tử được lập trực tiếp trên Hệ thống thông tin quản lý thuế, hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ, hoặc trên phần mềm chứng từ điện tử của đơn vị.

Việc lập chứng từ điện tử phải bảo đảm phản ánh đầy đủ, trung thực nội dung giao dịch phát sinh, đồng thời tuân thủ quy định pháp luật về giao dịch điện tử, kế toán, thuế, phí và lệ phí.

Bên cạnh đó, căn cứ theo Điều 20 Thông tư 91/2026/TT-BTC hướng dẫn xử lý chứng từ điện tử đã lập sai như sau:

Xử lý chứng từ điện tử đã lập

1. Trường hợp sai về các nội dung trên chứng từ như tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc các nội dung khác nhưng không sai về mã số thuế, số tiền ghi trên chứng từ thì tổ chức lập chứng từ điện tử thông báo cho bên nhận chứng từ điện tử về việc chứng từ đã lập sai và không phải lập lại chứng từ. Tổ chức lập chứng từ điện tử thông báo với cơ quan thuế về chứng từ đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-CTĐT Phụ lục III kèm theo Thông tư này.

2. Các trường hợp chứng từ điện tử đã lập sai ngoài các trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này thì tổ chức lập chứng từ điện tử thay thế cho chứng từ điện tử đã lập sai.

Theo quy định trên, chứng từ điện tử đã lập sai thì được xử lý như sau:

- Trường hợp chỉ sai tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc các nội dung khác nhưng không sai mã số thuế và số tiền ghi trên chứng từ thì không phải lập lại chứng từ.

Tổ chức lập chứng từ điện tử chỉ cần thông báo cho bên nhận chứng từ và thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-CTĐT Tải về

- Đối với các trường hợp còn lại thì phải lập chứng từ điện tử thay thế cho chứng từ điện tử đã lập sai.

Chứng từ điện tử được lập theo phương thức nào? Trường hợp chứng từ điện tử lập sai thì xử lý thế nào? (Hình từ Internet)

Các trường hợp sử dụng được miễn phí dịch vụ về chứng từ điện tử theo Nghị định 254?

Theo Điều 28 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định các trường hợp sử dụng được miễn phí dịch vụ về chứng từ điện tử cụ thể như sau:

(1) Trường hợp sử dụng được miễn phí dịch vụ về chứng từ điện tử bao gồm:

- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có sử dụng dưới 10 người lao động và không thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử; hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử được miễn phí dịch vụ theo quy định tại Điều 11 Nghị định 254/2026/NĐ-CP;

- Trường hợp tổ chức, cá nhân trả thu nhập không thuộc đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử; tổ chức, cá nhân trả thu nhập sử dụng hóa đơn điện tử được miễn phí dịch vụ theo quy định tại Điều 11 Nghị định 254/2026/NĐ-CP thì được sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử miễn phí dịch vụ thông qua Hệ thống thông tin quản lý thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được Cục Thuế ủy thác cung cấp dịch vụ.

Cục Thuế thực hiện hoặc ủy thác cho tổ chức cung cấp dịch vụ về chứng từ điện tử thực hiện cung cấp chứng từ điện tử được miễn phí dịch vụ cho đối tượng nêu trên.

(2) Tổ chức, cá nhân quy định tại khoản 1 Điều này được đăng ký, thay đổi thông tin đăng ký sử dụng chứng từ điện tử qua Hệ thống thông tin quản lý thuế theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

(3) Nhà nước bảo đảm kinh phí để cơ quan quản lý thuế tổ chức cung cấp miễn phí dịch vụ về chứng từ điện tử cho các đối tượng quy định tại khoản 1 Điều này theo quy định của pháp luật về ngân sách nhà nước.

(4) Trường hợp người nộp thuế sử dụng dịch vụ về chứng từ điện tử do tổ chức cung cấp dịch vụ ngoài Hệ thống thông tin quản lý thuế thì chi phí dịch vụ do các bên thỏa thuận theo quy định của pháp luật.

Thời điểm ký số trên chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN hiện nay là khi nào?

Căn cứ khoản 1 Điều 23 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định nội dung chứng từ như sau:

Nội dung chứng từ

1. Đối với chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân

a) Tên chứng từ khấu trừ thuế; ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế;

b) Tên, địa chỉ, mã số thuế của tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập;

c) Tên, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế của cá nhân nhận thu nhập (nếu cá nhân đã có mã số thuế), hoặc số định danh cá nhân;

d) Quốc tịch (nếu người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam);

đ) Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, khoản đóng bảo hiểm bắt buộc; khoản từ thiện, nhân đạo, khuyến học; số thuế đã khấu trừ;

e) Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế;

g) Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập.

Trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử thì chữ ký trên chứng từ điện tử là chữ ký số.

...

Bên cạnh đó, tại khoản 5 Điều 24 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định như sau:

Thời điểm lập chứng từ

...

5. Thời điểm ký số trên chứng từ là thời điểm tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí điện tử sử dụng chữ ký số để ký trên chứng từ điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.

Theo đó, chữ ký số trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN là nội dung bắt buộc phải có trên chứng từ.

Như vậy, thời điểm ký số trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN là thời điểm tổ chức, cá nhân khấu trừ TNCN. Tổ chức thu thuế, phí, lệ phí điện tử sử dụng chữ ký số để ký trên chứng từ điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.