Quy định về chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2026 chi tiết?

Quy định về chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2026 chi tiết?

Căn cứ pháp lý:

- Hiện hành, quy định về chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2026 thực hiện theo các văn bản sau:

+ Nghị định 123/2020/NĐ-CP sửa đổi bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP

+ Thông tư 32/2025/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế 2019 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Theo đó, tổng quan các quy định về chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2026 như sau:

(1) Nội dung trên chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân

- Tên chứng từ khấu trừ thuế; ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế;

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập;

- Tên, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế của cá nhân nhận thu nhập (nếu cá nhân đã có mã số thuế) hoặc số định danh cá nhân;

- Quốc tịch (nếu người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam);

- Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, khoản đóng bảo hiểm bắt buộc; khoản từ thiện, nhân đạo, khuyến học; số thuế đã khấu trừ;

- Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế;

- Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập.

Trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử thì chữ ký trên chứng từ điện tử là chữ ký số.

(2) Thời điểm lập và cấp chứng từ

- Thời điểm lập: Phải được lập ngay tại thời điểm tổ chức, cá nhân thực hiện khấu trừ thuế từ thu nhập của cá nhân.

- Ký số: Chứng từ điện tử phải được thực hiện ký số ngay tại thời điểm lập để đảm bảo tính pháp lý.

(3) Đối tượng cấp:

- Lao động không ký HĐLĐ hoặc ký dưới 3 tháng: Cấp chứng từ cho mỗi lần khấu trừ hoặc cấp một chứng từ cho nhiều lần khấu trừ trong một kỳ tính thuế.

- Lao động ký HĐLĐ từ 3 tháng trở lên: Cấp một chứng từ khấu trừ cho mỗi kỳ tính thuế.

(4) Nguyên tắc lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN:

- Khi khấu trừ thuế: Tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập phải lập và giao chứng từ khấu trừ thuế (hoặc biên lai thu phí/lệ phí) cho người nộp thuế.

Có nghĩa là việc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN là yêu cầu bắt buộc đối với tổ chức cá nhân trả thu nhập đã khấu trừ số thuế phải nộp vào thu nhập của cá nhân trước khi trả thu nhập cho NNT nếu chính cá nhân bị khấu trừ thuế có yêu cầu.

- Không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN nếu cá nhân đã ủy quyền quyết toán thuế.

- Hình thức điện tử: Phải tuân thủ đúng định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế.

Quy định về chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2026 chi tiết?

Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN Mẫu số 03/TNCN mới nhất 2026?

Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN mẫu số 03/TNCN được quy định tại Phụ lục III ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP về mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

Theo đó, mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN mẫu số 03/TNCN có dạng như sau:

Tải về Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN mẫu số 03/TNCN mới nhất 2026

Cách ghi mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN mẫu số 03/TNCN chi tiết?

Hiện nay, người nộp thuế có thể tham khảo cách ghi chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo Mẫu 03/TNCN như sau:

I. Phần thông tin tổ chức trả thu nhập

Điền đầy đủ thông tin tổ chức trả thu nhập bao gồm: Tên tổ chức trả thu nhập, Mã số thuế, Điện thoại, Địa chỉ đều được tự động lấy từ thông tin đơn vị đã khai báo ban đầu.

II. Phần thông tin người nộp thuế

[05] Họ và tên: Ghi chữ in hoa theo tên trên CMND/CCCD/Hộ chiếu.

[06] Mã số thuế: Ghi mã số thuế của người nộp thuế do Cơ quan thuế cấp.

[07] Quốc tịch: Khai trong trường hợp không phải quốc tịch Việt Nam. Nếu người nộp thuế có quốc tịch ở Việt Nam thì có thể để trống trường này.

[08] Cá nhân cư trú: Chọn nếu người nộp thuế là Cá nhân cư trú.

[09] Cá nhân không cư trú: Chọn nếu người nộp thuế là Cá nhân không cư trú.

[10] Địa chỉ hoặc điện thoại liên hệ: Ghi số điện thoại hoặc địa chỉ của người nộp thuế để phục vụ cho mục đích liên hệ giữa Cơ quan thuế và người nộp thuế.

[11] Số CMND/CCCD/Hộ chiếu: Điền CMND/CCCD nếu mang quốc tịch Việt Nam, điền Hộ chiếu nếu mang quốc tịch khác.

[12] Nơi cấp: Ghi Tỉnh/Thành phố đối với CMND/CCCD, điền Quốc gia đối với Hộ chiếu.

[13] Ngày cấp: Ngày cấp được ghi trên CMND/CCCD/Hộ chiếu.

III. Phần thông tin thuế TNCN khấu trừ

[14] Khoản thu nhập: Ghi loại thu nhập cá nhân nhận được như: thu nhập từ tiền lương, tiền công; đầu tư vốn; chuyển nhượng chứng khoán, …

[14a] Khoản đóng bảo hiểm bắt buộc: Số tiền đóng BHXH hoặc các loại bảo hiểm bắt buộc tương tự mà đơn vị đã nộp cho nhân viên (khoản trừ trên lương của nhân viên) – giống khoản đóng bảo hiểm bắt buộc ghi vào Thư xác nhận thu nhập mẫu giấy (Trường hợp nhân viên chưa đóng BHXH thì ghi = 0).

[15] Thời điểm trả thu nhập: Khoảng thời gian chi trả thu nhập cho nhân viên theo năm dương lịch. Có thể xuất chứng từ theo từng tháng hoặc theo khoảng thời gian

[16] Tổng thu nhập chịu thuế phải khấu trừ: Là tổng số thu nhập đơn vị đã trả cho cá nhân chưa có các khoản đóng góp hay giảm trừ gia cảnh.

Thu nhập chịu thuế = Tổng thu nhập - Các khoản được miễn thuế

[17] Tổng thu nhập tính thuế: Là tổng thu nhập tính thuế của cá nhân sau khi đã trừ đi các khoản giảm trừ như giảm trừ gia cảnh, giảm trừ người phụ thuộc.

Tổng thu nhập tính thuế = Tổng thu nhập chịu thuế - Các khoản giảm trừ

Trong đó: Các khoản giảm trừ được quy định tại Điều 9 Thông tư 111/2013-TT-BTC (áp dụng đến khi có văn bản mới thay thế ban hành)

[18] Số thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ: Số tiền thuế mà đơn vị đã khấu trừ của người nộp thuế (tiền thuế đã khấu trừ theo biểu thuế lũy tiến hoặc toàn phần của khoảng thời gian trả thu nhập)

[19] Số thu nhập cá nhân còn được nhận: Tổng thu nhập chịu thuế mà đơn vị đã trả cho người nộp thuế (Bằng chỉ tiêu [18] trên mẫu chứng từ giấy cũ).

Số thu nhập cá nhân còn được nhận = Tổng thu nhập chịu thuế phải khấu trừ - Số thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ