Vì sao công ty cần xây dựng bảng chấm công tháng?

Nội dung chính

• Vì sao công ty cần xây dựng bảng chấm công tháng?
• Cách ghi mẫu bảng chấm công tháng như thế nào?
• Tải mẫu bảng chấm công mới nhất, đầy đủ nhất ở đâu?

Vì sao công ty cần xây dựng bảng chấm công tháng?

Xây dựng bảng chấm công tháng là một phần quan trọng của quản lý nhân sự và tài chính trong doanh nghiệp. Dưới đây là một số lý do vì sao công ty cần xây dựng và duy trì bảng chấm công tháng:

Quản lý thời gian làm việc hiệu quả:

Bảng chấm công tháng giúp tổ chức theo dõi thời gian làm việc của nhân viên trong khoảng một thời gian dài, thường là một tháng. Điều này giúp quản lý định rõ sự hiện diện và thời gian làm việc của nhân viên trong thời kỳ cụ thể.

Tính chính xác và minh bạch trong tính lương:

Bảng chấm công tháng cung cấp dữ liệu chính xác về thời gian làm việc của nhân viên, từ đó giúp tính lương một cách chính xác và minh bạch. Điều này giúp tránh những tranh cãi về lương và tạo sự công bằng trong quá trình thanh toán.

Quản lý chi phí lao động:

Theo dõi thời gian làm việc qua bảng chấm công tháng giúp doanh nghiệp quản lý chi phí lao động một cách chặt chẽ hơn. Điều này rất quan trọng để kiểm soát nguồn lực tài chính và đảm bảo sự hiệu quả trong việc sử dụng lao động.

Duy trì sự tuân thủ pháp luật:

Bảng chấm công tháng giúp doanh nghiệp duy trì sự tuân thủ đối với các quy định và luật lao động. Nó cung cấp bằng chứng về việc công ty tuân thủ quy tắc về thời gian làm việc và chế độ nghỉ phép theo quy định.

Điều chỉnh và quản lý nhân sự:

Thông tin từ bảng chấm công tháng giúp quản lý nhận biết xu hướng và mô hình làm việc của nhân viên. Điều này có thể hỗ trợ quyết định về phân công công việc, đào tạo, và các biện pháp điều chỉnh nhân sự.

Đối chiếu với kế hoạch làm việc:

Bảng chấm công tháng cho phép so sánh giữa thời gian làm việc thực tế và kế hoạch làm việc đã đặt ra. Điều này giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu suất và hiệu quả của kế hoạch làm việc đã đề ra.

Hỗ trợ trong quản lý hiệu suất:

Dữ liệu từ bảng chấm công tháng có thể được sử dụng để đánh giá hiệu suất của nhân viên trong một khoảng thời gian dài, giúp quản lý xác định những vấn đề cụ thể và phát triển kế hoạch cải thiện hiệu suất.

Tóm lại, bảng chấm công tháng không chỉ giúp quản lý thời gian làm việc mà còn là một công cụ quan trọng để quản lý nhân sự và tài chính trong doanh nghiệp.

Lưu ý: Thông báo chỉ mang tính chất tham khảo

Vì sao công ty cần xây dựng bảng chấm công tháng?

Cách ghi mẫu bảng chấm công tháng như thế nào?

Cách ghi của mẫu bảng chấm công tháng được quy định tại Phụ lục 3 Danh mục và biểu mẫu chứng từ kế toán ban hành kèm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC như sau:

Mục đích:

Bảng chấm công dùng để theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, nghỉ hưởng BHXH, ... để có căn cứ tính trả lương, bảo hiểm xã hội trả thay lương cho từng người và quản lý lao động trong đơn vị.

Phương pháp và trách nhiệm ghi:

Mỗi bộ phận (phòng, ban, tổ, nhóm…) phải lập bảng chấm công hàng tháng.

Cột A, B: Ghi số thứ tự, họ và tên từng người trong bộ phận công tác.

Cột C: Ghi ngạch bậc lương hoặc cấp bậc chức vụ của từng người.

Cột 1-31: Ghi các ngày trong tháng (Từ ngày 01 đến ngày cuối cùng của tháng).

Cột 32: Ghi tổng số công hưởng lương sản phẩm của từng người trong tháng.

Cột 33: Ghi tổng số công hưởng lương thời gian của từng người trong tháng.

Cột 34: Ghi tổng số công nghỉ việc và ngừng việc hưởng 100% lương của từng người trong tháng.

Cột 35: Ghi tổng số công nghỉ việc và ngừng việc hưởng các loại % lương của từng người trong tháng.

Cột 36: Ghi tổng số công nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội của từng người trong tháng.

Hàng ngày tổ trưởng (Trưởng ban, phòng, nhóm,...) hoặc người được ủy quyền căn cứ vào tình hình thực tế của bộ phận mình để chấm công cho từng người trong ngày, ghi vào ngày tương ứng trong các cột từ cột 1 đến cột 31 theo các ký hiệu quy định trong chứng từ.

Cuối tháng, người chấm công và người phụ trách bộ phận ký vào Bảng chấm công và chuyển Bảng chấm công cùng các chứng từ liên quan như Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH, giấy xin nghỉ việc không hưởng lương,... về bộ phận kế toán kiểm tra, đối chiếu quỹ ra công để tính lương và bảo hiểm xã hội. Kế toán tiền lương căn cứ vào các ký hiệu chấm công của từng người tính ra số ngày công theo từng loại tương ứng để ghi vào các cột 32, 33, 34, 35.

Ngày công được quy định là 8 giờ. Khi tổng hợp quy thành ngày công nếu còn giờ lẻ thì ghi số giờ lẻ bên cạnh số công và đánh dấu phẩy ở giữa.

Ví dụ: 22 công 4 giờ ghi 22,4

Bảng chấm công được lưu tại phòng (ban, tổ,…) kế toán cùng các chứng từ có liên quan.

Phương pháp chấm công:

Tùy thuộc vào điều kiện công tác và trình độ kế toán tại đơn vị để sử dụng 1 trong các phương pháp chấm công sau:

- Chấm công ngày: Mỗi khi người lao động làm việc tại đơn vị hoặc làm việc khác như hội nghị, họp,... thì mỗi ngày dùng một ký hiệu để chấm công cho ngày đó.

Cần chú ý 2 trường hợp:

+ Nếu trong ngày, người lao động làm 2 việc có thời gian khác nhau thì chấm công theo ký hiệu của công việc chiếm nhiều thời gian nhất. Ví dụ người lao động A trong ngày họp 5 giờ làm lương thời gian 3 giờ thì cả ngày hôm đó chấm “H” Hội họp.

+ Nếu trong ngày, người lao động làm 2 việc có thời gian bằng nhau thì chấm công theo ký hiệu của công việc diễn ra trước.

- Chấm công theo giờ:

Trong ngày người lao động làm bao nhiêu công việc thì chấm công theo các ký hiệu đã quy định và ghi số giờ công thực hiện công việc đó bên cạnh ký hiệu tương ứng.

- Chấm công nghỉ bù: Nghỉ bù chỉ áp dụng trong trường hợp làm thêm giờ hưởng lương thời gian nhưng không thanh toán lương làm thêm, do đó khi người lao động nghỉ bù thì chấm "NB" và vẫn tính trả lương thời gian.

Tải mẫu bảng chấm công mới nhất, đầy đủ nhất ở đâu?

Sau đây là mẫu bảng chấm công mới nhất, đầy đủ nhất quy định tại Phụ lục 3 Danh mục và biểu mẫu chứng từ kế toán ban hành kèm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC áp dụng đối với các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế.

Tải mẫu bảng chấm công mới nhất theo Thông tư 200/2014/TT-BTC: Tải về