Bộ hồ sơ hợp lệ để tính chi phí được trừ thuế TNDN đối với khoản chi có hóa đơn, thanh toán không dùng tiền mặt gồm gì?

Bộ hồ sơ hợp lệ để tính chi phí được trừ thuế TNDN đối với khoản chi có hóa đơn, thanh toán không dùng tiền mặt gồm gì?

Ngày 12/3/2026, Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư 20/2026/TT-BTC TẢI VỀ Quy định chi tiết một số điều luật thuế thu nhập doanh nghiệp và Nghị định 320/2025/NĐ-CP. Theo đó, Thông tư 20/2026/TT-BTC có hiệu lực thi hành từ ngày 12/3/2026.

Theo đó, tại khoản 13 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC TẢI VỀ quy định Bộ hồ sơ hợp lệ để tính chi phí được trừ thuế TNDN đối với khoản chi có hóa đơn, thanh toán không dùng tiền mặt gồm:

[1] Đối với trường hợp mua sản phẩm là nông, lâm, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra; mua sản phẩm thủ công làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công trực tiếp bán ra; mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt; mua đồ dùng, tài sản của hộ gia đình, cá nhân trực tiếp bản ra; mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh (không bao gồm các trường hợp nêu trên) có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng, hồ sơ gồm:

- Chứng từ chi trả tiền cho người bán theo quy định của pháp luật về kế toán, hóa đơn, chứng từ (đối với trường hợp giá trị mua hàng hóa, dịch vụ trong ngày của từng hộ, cá nhân từ 05 triệu đồng trở lên phái thanh toán không dùng tiền mặt);

- Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo Mẫu số 02/TNDN ban hành kèm theo Thông tư 20/2026/TT-BTC do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm;

[2] Đối với trường hợp doanh nghiệp phát sinh các khoản chi do doanh nghiệp ủy quyền/giao cho người lao động trực tiếp mua hộ hàng hóa, địch vụ để phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp từ 05 triệu đồng trở lên mà các khoản chi phí này được thanh toán bởi người lao động bằng dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt, hồ sơ gồm:

- Hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật về kế toán, hóa đơn, chứng từ;

- Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ hoặc quyết định của doanh nghiệp quy định việc ủy quyền hoặc cho phép người lao động được phép thanh toán khoản mua hàng hóa, dịch vụ để phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;

- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của người lao động khi mua háng hóa, dịch vụ theo ủy quyền của doanh nghiệp;

- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.

[3] Đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên nếu đến thời điểm ghi nhận chi phí mà doanh nghiệp chưa thanh toán thì đoanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế trong trường hợp có hợp đồng mua hàng hóa, dịch vụ, biên bản bàn giao hàng hóa, dịch vụ và khi thanh toàn doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt;

[4] Đối với trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân thì hồ sơ để xác định chi phí được trừ là hợp đồng thuê tài sản, chứng từ trả tiền thuê tài sản.

Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân mà tại hợp đồng thuê tài sản có thỏa thuận tiền thuê tài sản chưa bao gồm thuế (thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân) và doanh nghiệp phải nộp thuế thay cho cá nhân theo quy định của pháp luật về quản lý thuế thì doanh nghiệp được tỉnh vào chi phí được trừ cả phần thuế nộp thay cho cá nhân đỏ nếu có chứng từ nộp thuế.

* Trên đây là Thông tin Bộ hồ sơ hợp lệ để tính chi phí được trừ thuế TNDN đối với khoản chi có hóa đơn, thanh toán không dùng tiền mặt gồm gì?

Bộ hồ sơ hợp lệ để tính chi phí được trừ thuế TNDN đối với khoản chi có hóa đơn, thanh toán không dùng tiền mặt gồm gì? (Hình từ Internet)

Nguyên tắc chung trong xây dựng thông tin hóa đơn, chứng từ là gì?

Tại Điều 41 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định nguyên tắc chung trong xây dựng thông tin hóa đơn, chứng từ là:

- Hệ thống thông tin về hóa đơn, chứng từ phải được xây dựng và quản lý thống nhất từ trung ương đến địa phương; tuân thủ các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về công nghệ thông tin.

- Cơ sở dữ liệu hóa đơn, chứng từ phải bảo đảm phục vụ kịp thời cho công tác quản lý thuế, quản lý khác của nhà nước; đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội; bảo đảm tính an toàn, bảo mật và an ninh quốc gia.

- Các thông tin, dữ liệu về hóa đơn, chứng từ được thu thập, cập nhật, duy trì, khai thác và sử dụng thường xuyên; đảm bảo tính chính xác, trung thực và khách quan.

- Việc xây dựng, quản lý, khai thác sử dụng, cập nhật cơ sở dữ liệu về hóa đơn, chứng từ phải đảm bảo tính chính xác, khoa học, khách quan, kịp thời.

- Cơ sở dữ liệu hóa đơn, chứng từ được xây dựng và kết nối, chia sẻ trên môi trường điện tử phục vụ quản lý, khai thác, cung cấp, sử dụng thông tin, dữ liệu thuận tiện, hiệu quả.

- Việc khai thác, sử dụng thông tin, dữ liệu hóa đơn, chứng từ phải đảm bảo đúng mục đích, tuân theo các quy định của pháp luật.

- Cơ sở dữ liệu về hóa đơn, chứng từ được kết nối, trao đổi với hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu của các bộ, ngành, địa phương có liên quan.

Xây dựng hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin, hệ thống phần mềm phục vụ quản lý, vận hành, khai thác hệ thống thông tin hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử như thế nào?

Tại Điều 42 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về xây dựng hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin, hệ thống phần mềm phục vụ quản lý, vận hành, khai thác hệ thống thông tin hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử như sau:

- Hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử bao gồm tập hợp thiết bị tính toán (máy chủ, máy trạm), hệ thống đường truyền, thiết bị kết nối mạng, thiết bị (hoặc phần mềm) an ninh an toàn mạng và cơ sở dữ liệu, thiết bị lưu trữ, thiết bị ngoại vi và thiết bị phụ trợ, mạng nội bộ.

- Hệ thống phần mềm để quản lý, vận hành, khai thác hệ thống thông tin hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử gồm: hệ điều hành, hệ quản trị cơ sở dữ liệu và phần mềm ứng dụng.