Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có được sử dụng thêm dấu thu nhỏ không? Hồ sơ đăng ký thêm dấu thu nhỏ như thế nào?

Nội dung chính

• Dấu thu nhỏ là gì? Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có được sử dụng thêm dấu thu nhỏ không?
• Hồ sơ đăng ký thêm dấu thu nhỏ gồm những gì?
• Trình tự thực hiện thủ tục đăng ký thêm dấu thu nhỏ được quy định thế nào?

Dấu thu nhỏ là gì? Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có được sử dụng thêm dấu thu nhỏ không?

Căn cứ theo khoản 7 Điều 3 Nghị định 99/2016/NĐ-CP có định nghĩa về dấu thu nhỏ như sau:

Giải thích từ ngữ

...

7. Dấu thu nhỏ là loại dấu ướt hoặc dấu nổi nhưng có kích thước nhỏ hơn.

Theo đó, dấu ướt và dấu nổi được hiểu như sau:

- Dấu ướt là con dấu trên bề mặt có nội dung thông tin, hình thức, kích thước theo quy định, khi sử dụng con dấu dùng chất liệu mực để đóng lên văn bản, giấy tờ sẽ in nội dung thông tin trên bề mặt con dấu.

- Dấu nổi là con dấu trên bề mặt có nội dung thông tin giống như dấu ướt, khi sử dụng đóng lên văn bản, giấy tờ sẽ in nổi nội dung thông tin trên bề mặt con dấu.

Tại khoản 3 Điều 5 Nghị định 99/2016/NĐ-CP, khoản 4 Điều 5 Nghị định 99/2016/NĐ-CP về điều kiện sử dụng con dấu như sau:

Điều kiện sử dụng con dấu

...

3. Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có chức năng cấp văn bằng, chứng chỉ và giấy tờ có dán ảnh hoặc niêm phong tài liệu theo quy định của pháp luật thì được phép sử dụng dấu nổi, dấu thu nhỏ hoặc dấu xi.

4. Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước chỉ được sử dụng một con dấu theo mẫu do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định.

Trường hợp cần thiết phải sử dụng thêm con dấu như con dấu đã cấp (dấu ướt, dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi), thực hiện theo quy định sau đây:

a) Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng thêm dấu ướt phải được sự cho phép của cơ quan có thẩm quyền;

b) Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước tự quyết định việc sử dụng thêm dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi;

c) Tổ chức kinh tế tự quyết định việc sử dụng thêm con dấu.

Như vậy, có thể thấy, trường hợp cần thiết phải sử dụng thêm con dấu, cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có thể sử dụng con dấu thu nhỏ.

Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có được sử dụng thêm dấu thu nhỏ không? Hồ sơ đăng ký thêm dấu thu nhỏ ra sao? (Hình từ Internet)

Hồ sơ đăng ký thêm dấu thu nhỏ gồm những gì?

Căn cứ Điều 16 Nghị định 99/2016/Đ-CP, tiểu mục 3 Mục B Phần II Thủ tục hành chính ban hành kèm theo Quyết định 3191/QĐ-BCA năm 2022.

Hồ sơ đăng ký thêm dấu thu nhỏ bao gồm:

- Đối với người được cử đến nộp hồ sơ: Giấy giới thiệu hoặc Giấy ủy quyền; Thẻ căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng.

- Đối với cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước đăng ký thêm dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi: Văn bản đề nghị đăng ký thêm con dấu của người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước.

- Đối với tổ chức kinh tế đăng ký thêm dấu thu nhỏ: Văn bản đề nghị đăng ký thêm con dấu của người đứng đầu tổ chức kinh tế.

Trong đó:

- Trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp: Văn bản, giấy tờ có trong hồ sơ là bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao kèm theo bản chính để cán bộ tiếp nhận hồ sơ đối chiếu theo quy định của pháp luật.

- Trường hợp nộp hồ sơ trực tuyến: văn bản, giấy tờ trong hồ sơ là văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật (văn bản điện tử có định dạng PDF).

Trình tự thực hiện thủ tục đăng ký thêm dấu thu nhỏ được quy định thế nào?

Trình tự thực hiện thủ tục đăng ký thêm dấu thu nhỏ được quy định tại tiểu mục 3 Mục B Phần II Thủ tục hành chính ban hành kèm theo Quyết định 3191/QĐ-BCA năm 2022.

Cụ thể như sau:

- Bước 1: Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có nhu cầu đăng ký thêm con dấu thu nhỏ nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính tại Cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội - Bộ Công an vào giờ hành chính các ngày làm việc trong tuần hoặc nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công Bộ Công an.

- Bước 2: Cán bộ tiếp nhận kiểm tra tính hợp lệ và thành phần của hồ sơ.

+ Nếu hồ sơ hợp lệ và đủ thành phần thì tiếp nhận hồ sơ giải quyết và gửi Giấy biên nhận hồ sơ trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính hoặc qua thư điện tử (nếu có) cho người được cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước cử đến liên hệ nộp hồ sơ.

+ Nếu hồ sơ không hợp lệ hoặc thiếu thành phần thì không tiếp nhận hồ sơ và gửi Phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính hoặc qua thư điện tử (nếu có) cho người được cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước cử đến liên hệ nộp hồ sơ.

+ Nếu hồ sơ không đủ điều kiện theo quy định thì không tiếp nhận hồ sơ, nêu rõ lý do từ chối giải quyết hồ sơ và gửi Thông báo về việc từ chối giải quyết hồ sơ trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính hoặc qua thư điện tử (nếu có) cho người được cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước cử đến liên hệ nộp hồ sơ.

- Bước 3: Căn cứ theo ngày hẹn trên Giấy biên nhận hồ sơ, người được cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước cử đến nộp hồ sơ sẽ nhận kết quả trực tiếp hoặc nhận kết quả qua dịch vụ bưu chính gồm có con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu.

Thời hạn giải quyết: 03 (ba) ngày làm việc.