Cách cập nhật địa chỉ mới trên hóa đơn điện tử? Có bắt buộc thay đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử không?

Có bắt buộc thay đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử không?

>>> Mẫu thông báo hóa đơn điện tử sai địa chỉ người mua

>>> Mẫu Công văn thay đổi địa chỉ công ty gửi khách hàng sau sáp nhập tỉnh phường xã?

Căn cứ khoản 4, khoản 5 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi điểm a khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP) quy định về việc thể hiện địa chỉ của người bán, người mua trên hóa đơn như sau:

Nội dung của hóa đơn

...

4. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán

Trên hóa đơn phải thể hiện tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán theo đúng tên, địa chỉ, mã số thuế ghi tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã.

5. Tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách hoặc số định danh cá nhân của người mua

a) Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh có mã số thuế thì tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua thể hiện trên hóa đơn phải ghi theo đúng tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã; trường hợp người mua là đơn vị có quan hệ ngân sách thì tên, địa chỉ, mã số đơn vị có quan hệ ngân sách thể hiện trên hóa đơn phải ghi mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách được cấp.

Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như: “Phường” thành “P”; “Quận” thành “Q”, “Thành phố” thành “TP”, “Việt Nam” thành “VN” hoặc “Cổ phần” là “CP”, “Trách nhiệm hữu hạn” thành “TNHH”, “khu công nghiệp” thành “KCN”, “sản xuất” thành “SX”, “Chi nhánh” thành “CN”... nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.

b) Trường hợp người mua không có mã số thuế thì trên hóa đơn không phải thể hiện mã số thuế người mua. Một số trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đặc thù cho người tiêu dùng là cá nhân quy định tại khoản 14 Điều này thì trên hóa đơn không phải thể hiện tên, địa chỉ người mua. Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng nước ngoài đến Việt Nam thì thông tin về địa chỉ người mua có thể được thay bằng thông tin về số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch của khách hàng nước ngoài. Trường hợp người mua cung cấp mã số thuế, số định danh cá nhân thì trên hóa đơn phải thể hiện mã số thuế, số định danh cá nhân.

...

Theo đó, trên hóa đơn phải thể hiện địa chỉ của người bán theo đúng địa chỉ ghi tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã.

Tuy nhiên, từ ngày 01/7/2025 sau khi sắp xếp đơn vị hành chính thì cả nước chỉ còn 34 đơn vị hành chính cấp tỉnh, gồm 28 tỉnh và 06 thành phố (Điều 1 Nghị quyết 202/2025/QH15)

Điều này cũng đồng nghĩa với việc sau sắp xếp đơn vị hành chính trên cả nước thì địa chỉ của công ty, doanh nghiệp, hộ kinh doanh...cũng sẽ có sự thay đổi.

Vậy, sau sắp xếp có bắt buộc thay đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử không?

Căn cứ hướng dẫn tại Công văn 4370/BTC-DNTN năm 2025:

1. Doanh nghiệp, hộ kinh doanh, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã, tổ hợp tác tiếp tục sử dụng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, Giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã, Giấy chứng nhận đăng ký tổ hợp tác, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh đã được cấp.

2. Cơ quan đăng ký kinh doanh không được yêu cầu doanh nghiệp, hộ kinh doanh, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã, tổ hợp tác đăng ký thay đổi thông tin về địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính. Doanh nghiệp, hộ kinh doanh, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã, tổ hợp tác cập nhật thông tin về địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, Giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã, Giấy chứng nhận đăng ký tổ hợp tác, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh khi có nhu cầu hoặc thực hiện đồng thời khi đăng ký thay đổi, thông báo thay đổi nội dung khác trong đăng ký doanh nghiệp, hộ kinh doanh, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã, tổ hợp tác.

Và nội dung tại Thông báo 11984/TB-CCTKV02 năm 2025 về việc cập nhật thông tin địa chỉ của người nộp thuế theo địa bàn hành chính mới và cơ quan thuế quản lý trực tiếp người nộp thuế do Chi cục Thuế khu vực II ban hành, có nêu như sau:

- Cơ quan thuế đã cập nhật lại thông tin địa chỉ của người nộp thuế trên hệ thống cơ sở dữ liệu của ngành thuế theo danh mục địa bàn hành chính mới (cấp tỉnh, cấp xã).

- Việc thay đổi địa chỉ của người nộp thuế theo danh mục địa bàn hành chính mới không bắt buộc người nộp thuế phải điều chỉnh thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

Do vậy, Thông báo này là căn cứ để người nộp thuế giải trình với cơ quan có liên quan hoặc giải thích với khách hàng trong trường hợp địa chỉ ghi trên hóa đơn là địa chỉ do cơ quan thuế đã cập nhật theo danh mục địa bàn hành chính mới nhưng thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh vẫn là địa chỉ theo danh mục địa bàn hành chính cũ. Trường hợp người nộp thuế có nhu cầu cập nhật Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đề nghị người nộp thuế thực hiện thủ tục theo quy định với cơ quan đăng ký kinh doanh.

Như vậy, cơ quan thuế sẽ cập nhật địa chỉ ghi trên hóa đơn theo danh mục địa bàn hành chính mới, nhưng thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh vẫn là địa chỉ theo danh mục địa bàn hành chính cũ.

Trường hợp người nộp thuế có nhu cầu cập nhật Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh thì thực hiện thủ tục theo quy định với cơ quan đăng ký kinh doanh.

Có bắt buộc thay đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử không? (Hình từ Internet)

Cách cập nhật địa chỉ mới trên hóa đơn điện tử?

Theo như nội dung tại Thông báo 11984/TB-CCTKV02 năm 2025 thì Cơ quan thuế sẽ cập nhật tự động địa chỉ người nộp thuế theo danh mục hành chính mới (cấp tỉnh và cấp xã) trên Cổng tra cứu người nộp thuế.

Trong quá trình này, nếu doanh nghiệp muốn phát hành hóa đơn theo địa chỉ hành chính mới thì cần thực hiện cập nhật địa chỉ tại hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử.

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết các bước thực hiện trên phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice:

Bước 1: Kiểm tra địa chỉ mới

Trước khi cập nhật địa chỉ tại Hồ sơ hóa đơn điện tử, đơn vị cần kiểm tra địa chỉ mới tại đường link: http://tracuunnt.gdt.gov.vn/tcnnt/mstdn.jsp

Bước 2: Đăng nhập phần mềm MISA meInvoice

Bước 3: Vào mục Hệ thống\Hồ sơ hóa đơn điện tử, tại mục Thông tin đơn vị, nhấn biểu tượng Sửa.

Bước 4: Cập nhật địa chỉ mới nhất của đơn vị, nhấn Lưu.

Bước 5: Kiểm tra lại địa chỉ đơn vị mình tại giao diện lập hóa đơn đã giống địa chỉ cập nhật tại Hồ sơ hóa đơn điện tử hay chưa.

Bước 6: Khi lập hóa đơn, cần kiểm tra lại địa chỉ khách hàng

Trường hợp nhập trực tiếp Mã số thuế khách hàng và lấy Tên, Địa chỉ người mua theo mã số thuế tại giao diện lập hóa đơn, đơn vị cần kiểm tra lại thông tin chương trình trả về đã khớp với thông tin người mua hàng trên hệ thống Cơ quan thuế hay chưa trước khi xuất hóa đơn hoặc liên hệ trực tiếp với bên mua để xác nhận địa chỉ mới nhất.

Có thể gõ trực tiếp địa chỉ mới nhất của người mua tại giao diện lập hóa đơn.

Lưu ý: Nên kiểm tra lại hóa đơn nháp trước khi phát hành (cả địa chỉ người mua và người bán)

Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài thì trên hóa đơn có được viết tắt không?

Căn cứ điểm a khoản 5 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi điểm a khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP) có quy định:

Nội dung của hóa đơn

...

5. Tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách hoặc số định danh cá nhân của người mua

a) Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh có mã số thuế thì tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua thể hiện trên hóa đơn phải ghi theo đúng tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã; trường hợp người mua là đơn vị có quan hệ ngân sách thì tên, địa chỉ, mã số đơn vị có quan hệ ngân sách thể hiện trên hóa đơn phải ghi mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách được cấp.

Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như: “Phường” thành “P”; “Quận” thành “Q”, “Thành phố” thành “TP”, “Việt Nam” thành “VN” hoặc “Cổ phần” là “CP”, “Trách nhiệm hữu hạn” thành “TNHH”, “khu công nghiệp” thành “KCN”, “sản xuất” thành “SX”, “Chi nhánh” thành “CN”... nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.

...

Theo đó, trong trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như: “Phường” thành “P”; “Quận” thành “Q”, “Thành phố” thành “TP”, “Việt Nam” thành “VN” hoặc “Cổ phần” là “CP”, “Trách nhiệm hữu hạn” thành “TNHH”, “khu công nghiệp” thành “KCN”, “sản xuất” thành “SX”, “Chi nhánh” thành “CN”...

Lưu ý: Được viết ngắn gọn nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.