THUẾ - KẾ TOÁN

Cách ghi nội dung trên hóa đơn điện tử 2026

Chuyên viên pháp lý Tuyết Nhi

09:36 15/06/26

Dưới đây là hướng dẫn cách ghi nội dung trên hóa đơn điện tử 2026 và các lưu ý quan trọng khi lập hóa đơn điện tử.

>> Hướng dẫn chính sách thuế khi kinh doanh trên nền tảng TMĐT theo Công văn 4891/CTH-QLDN2

>> Tổng hợp nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử 2026

1. Cách ghi nội dung trên hóa đơn điện tử 2026

1.1. Nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử

Căn cứ Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP), hóa đơn điện tử 2026 phải đảm bảo đầy đủ các nội dung sau:

(1) Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn

(2) Số hóa đơn

(3) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán

(4) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua

(5) Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tổng số tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán

(6) Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua

(7) Thời điểm lập hóa đơn

(8) Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử

(9) Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

(10) Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) và các nội dung khác liên quan (nếu có)

(11) Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn

>> Ngoài các nội dung nêu trên, doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh có thể tạo thêm thông tin về biểu trưng hay lo-go để thể hiện nhãn hiệu, thương hiệu hay hình ảnh đại diện của người bán. Tùy theo đặc điểm, tính chất giao dịch và yêu cầu quản lý, trên hóa đơn có thể thể hiện thông tin về Hợp đồng mua bán, lệnh vận chuyển, mã khách hàng và các thông tin khác

Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc thù thì hóa đơn không cần có đủ các nội dung nêu trên Xem chi tiết tại 13 trường hợp lập hóa đơn điện tử không cần có đủ nội dung năm 2026

1.2. Cách ghi nội dung trên hóa đơn điện tử 2026

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách ghi nội dung trên hóa đơn 2026:

STT	Nội dung HĐĐT	Cách ghi
1	Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn	(i) Tên hóa đơn Tên hóa đơn là tên của từng loại hóa đơn được thể hiện trên mỗi hóa đơn, như: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG, HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG KIÊM TỜ KHAI HOÀN THUẾ, HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG KIÊM PHIẾU THU, HÓA ĐƠN BÁN HÀNG, HÓA ĐƠN BÁN TÀI SẢN CÔNG, TEM, VÉ, THẺ, HÓA ĐƠN BÁN HÀNG DỰ TRỮ QUỐC GIA. (ii) Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hóa đơn Căn cứ khoản 1 Điều 5 Thông tư 32/2025/TT-BTC, ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn được quy định như sau: Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử là ký tự có một chữ số tự nhiên là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 để phản ánh loại hóa đơn điện tử như sau: + Số 1: Phản ánh loại hóa đơn điện tử giá trị gia tăng + Số 2: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng + Số 3: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán tài sản công + Số 4: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia + Số 5: Phản ánh các loại hóa đơn điện tử khác là tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP. + Số 6: Phản ánh các chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử + Số 7: Phản ánh hóa đơn thương mại điện tử + Số 8: Phản ánh hóa đơn giá trị gia tăng tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí + Số 9: Phản ánh hóa đơn bán hàng tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí. - Ký hiệu hóa đơn điện tử là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Sáu (06) ký tự này được quy định như sau: + Ký tự đầu tiên là một (01) chữ cái được quy định là C hoặc K như sau: C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã + Hai ký tự tiếp theo là hai (02) chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch. Ví dụ: Năm lập hóa đơn điện tử là năm 2025 thì thể hiện là số 25; năm lập hóa đơn điện tử là năm 2026 thì thể hiện là số 26 + Một ký tự tiếp theo là một (01) chữ cái được quy định là T, D, L, M, N, B, G, H, X thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng, cụ thể: ++ Chữ T: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế ++ Chữ D: Áp dụng đối với hóa đơn bán tài sản công và hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia hoặc hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng ++ Chữ L: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh ++ Chữ M: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền ++ Chữ N: Áp dụng đối với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử ++ Chữ B: Áp dụng đối với phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử; ++ Chữ G: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn giá trị gia tăng ++ Chữ H: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng ++ Chữ X: Áp dụng đối với hóa đơn thương mại điện tử. + Hai ký tự cuối là chữ viết do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý. Trường hợp người bán sử dụng nhiều mẫu hóa đơn điện tử trong cùng một loại hóa đơn thì sử dụng hai ký tự cuối nêu trên để phân biệt các mẫu hóa đơn khác nhau trong cùng một loại hóa đơn. Trường hợp không có nhu cầu quản lý thì sử dụng hai ký tự YY; + Tại bản thể hiện, ký hiệu hóa đơn điện tử và ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử được thể hiện ở phía trên bên phải của hóa đơn (hoặc ở vị trí dễ nhận biết);
2	Số hóa đơn	- Số hóa đơn là số thứ tự được thể hiện trên hóa đơn khi bên bán lập hóa đơn, số hóa đơn được ghi bằng chữ số Ả-rập có tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 (hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn) và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm có tối đa đến số 99 999 999. - Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn. - Trường hợp số hóa đơn không được lập theo nguyên tắc nêu trên thì hệ thống lập hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc tăng theo thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập, sử dụng một lần duy nhất và tối đa 8 chữ số.
3	Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán	Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán (doanh nghiệp, hộ kinh doanh) trên hóa đơn theo đúng tên, địa chỉ, mã số thuế ghi tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư.
4	Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua	>> Xem hướng dẫn chi tiết tại Quy định về ghi thông tin người mua trên hóa đơn 2026
5	Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tổng số tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán	>> Xem hướng dẫn tại các bài viết: - Quy định về tên hàng hóa trên hóa đơn 2026 - Cách ghi đơn vị tính, số lượng, đơn giá trên hóa đơn 2026
6	Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua	>> Xem hướng dẫn chi tiết tại: Quy định về chữ ký số trên hóa đơn điện tử 2026
7	Thời điểm lập hóa đơn	>> Xem hướng dẫn chi tiết tại Lập hóa đơn điện tử từ ngày 01/6/2025
8	Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử	Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. >> Xem chi tiết tại Cập nhật thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử 2026
9	Mã của cơ quan thuế	Chỉ áp dụng đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
10	Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) và các nội dung khác liên quan (nếu có)	Nếu có phát sinh phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại và các nội dung khác liên quan thì ghi trên hóa đơn.
11	Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn	(i) Chữ viết: Chữ viết hiển thị là tiếng Việt: + Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. + Trường hợp chữ trên hóa đơn là chữ tiếng Việt không dấu thì các chữ viết không dấu trên hóa đơn phải đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch nội dung của hóa đơn. (ii) Chữ số - Chữ số hiển thị trên hóa đơn là chữ số Ả-rập: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9. Doanh nghiệp, hộ kinh doanh là người bán được lựa chọn: sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ,... phải đặt dấu chấm (.), nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị hoặc sử dụng dấu phân cách số tự nhiên là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị trên chứng từ kế toán. (iii) Đồng tiền ghi trên hóa đơn - Đồng tiền ghi trên hóa đơn là Đồng Việt Nam, ký hiệu quốc gia là “đ”. + Trường hợp nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh bằng ngoại tệ theo quy định của pháp luật về ngoại hối thì đơn giá, thành tiền, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT, tổng số tiền thanh toán được ghi bằng ngoại tệ, đơn vị tiền tệ ghi tên ngoại tệ. Người bán đồng thời thể hiện trên hóa đơn tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam theo tỷ giá theo quy định + Mã ký hiệu ngoại tệ theo tiêu chuẩn quốc tế (ví dụ: 12.700,35 USD - Mười hai nghìn bảy trăm đô la Mỹ và ba mươi nhăm xu). + Trường hợp bán hàng hóa phát sinh bằng ngoại tệ theo quy định của pháp luật về ngoại hối và được nộp thuế bằng ngoại tệ thì tổng số tiền thanh toán thể hiện trên hóa đơn theo ngoại tệ, không phải quy đổi ra đồng Việt Nam.

Trên đây là hướng dẫn cách ghi nội dung trên hóa đơn điện tử 2026.

Cách ghi nội dung trên hóa đơn điện tử 2026

(Ảnh minh họa - Nguồn Internet)

2. Tổng hợp các loại hóa đơn 2026

Căn cứ Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi điểm a, điểm b, điểm c, điểm d khoản 5 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP), các loại hóa đơn 2026 bao gồm:

(i) Hóa đơn giá trị gia tăng

(ii) Hóa đơn bán hàng

(iii) Hóa đơn thương mại điện tử

(iv) Hóa đơn điện tử bán tài sản công

(v) Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia

(vi) Các loại hóa đơn khác

- Tem, vé, thẻ

- Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng

(vii) Các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn

>> Xem chi tiết tại công việc pháp lý Các loại hóa đơn từ ngày 01/6/2025

- Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của Pháp luật doanh nghiệp. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email [email protected].

- Nội dung bài viết mang tính chất tham khảo;

- Điều khoản được áp dụng có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.