Hướng dẫn chi phí chỉ trả cho người lao động nước ngoài được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN theo Công văn 2419?

Hướng dẫn chi phí chỉ trả cho người lao động nước ngoài được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN theo Công văn 2419?

Căn cứ khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP có quy định về điều kiện để các khoản chi được trừ khi tính thuế TNDN như sau:

Các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

1. Trừ các khoản chi không được trừ quy định tại Điều 10 của Nghị định này, doanh nghiệp được trừ các khoản chi khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng đủ điều kiện tại các điểm a, b và c sau đây:

a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, …

b) Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật.

...

c) Khoản chi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với trường hợp mua hàng hoá, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.

...

Bên cạnh đó, dựa vào Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định về các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN như sau:

Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều 9 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp, cụ thể như sau:

1. Các khoản chi không đáp ứng đủ các điều kiện quy định tại khoản 1 Điều 9 của Nghị định này.

...

8. Chi cho người lao động thuộc một trong các trường hợp sau:

a) Chi tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác cho người lao động doanh nghiệp đã hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán theo quy định của pháp luật

b) Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động không được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động hoặc văn bản của doanh nghiệp nước ngoài cử người sang làm việc tại Việt Nam (đối với trường hợp người nước ngoài được điều chuyển hoặc di chuyển trong nội bộ Tập đoàn, giữa công ty mẹ với công ty con); Thoả ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn.

...

b2) Trường hợp doanh nghiệp ký hợp đồng lao động với người lao động trong đó có ghi khoản chi về tiền nhà do doanh nghiệp trả cho người lao động, khoản chi trả này có tính chất tiền lương, tiền công và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp;

b3) Trường hợp doanh nghiệp Việt Nam ký hợp đồng với doanh nghiệp nước ngoài trong đó nêu rõ doanh nghiệp Việt Nam phải chịu các chi phí về chỗ ở cho các chuyên gia nước ngoài trong thời gian công tác ở Việt Nam thì tiền thuê nhà cho các chuyên gia nước ngoài làm việc tại Việt Nam do doanh nghiệp Việt Nam chi trả được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp;

...

d) Tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do một cá nhân làm chủ; thù lao trả cho các sáng lập viên, thành viên của hội đồng thành viên, hội đồng quản trị mà những người này không trực tiếp tham gia điều hành sản xuất, kinh doanh;

...

12. Thuế giá trị gia tăng đầu vào đã được khấu trừ hoặc hoàn thuế; thuế giá trị gia tăng nộp theo phương pháp khấu trừ; thuế giá trị gia tăng đầu vào của tài sản cố định là ô tô từ 9 chỗ ngồi trở xuống vượt mức quy định được khấu trừ theo quy định tại các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng; thuế thu nhập doanh nghiệp, trừ trường hợp doanh nghiệp nộp thay thuế thu nhập doanh nghiệp của doanh nghiệp nước ngoài mà theo thoả thuận tại hợp đồng với doanh nghiệp nước ngoài, doanh thu của doanh nghiệp nước ngoài nhận được không bao gồm thuế thu nhập doanh nghiệp; thuế thu nhập cá nhân, trừ trường hợp doanh nghiệp ký hợp đồng lao động quy định tiền lương, tiền công trả cho người lao động không bao gồm thuế thu nhập cá nhân; tiền chậm nộp theo quy định pháp luật về quản lý thuế.

...

Theo đó, Công văn 2419/CTH-QLDN1 năm 2026 Tải về Thuế Thành phố Cần thơ hướng dẫn đối với các khoản chi phí doanh nghiệp chỉ trả cho người lao động nước ngoài được tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng các điều kiện khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN và các quy định của pháp luật về lao động.

Như vậy, có thể thấy nội dung Công văn 2419/CTH-QLDN1 năm 2026 hướng dẫn chi phí chỉ trả cho người lao động nước ngoài được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN căn cứ các quy định cụ thể như sau:

(1) ĐIỀU KIỆN CHUNG ĐỂ ĐƯỢC TRỪ CHI PHÍ

- Liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh: Khoản chi phải thực tế phát sinh và phục vụ mục đích sản xuất, kinh doanh của đơn vị căn cứ theo điểm a khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP.

- Phải có hóa đơn, chứng từ theo quy định pháp luật cho mọi khoản chi căn cứ điểm b khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP.

- Thanh toán không dùng tiền mặt từ 05 triệu đồng: Áp dụng cho các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên căn cứ điểm c khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP.

(2) QUY ĐỊNH RIÊNG CHO LAO ĐỘNG NƯỚC NGOÀI

- Phải ghi cụ thể trong hợp đồng/quy chế: Tiền lương, thưởng, tiền nhà phải được ghi rõ mức hưởng và điều kiện hưởng trong Hợp đồng hoặc Quy chế tài chính theo quy định tại khoản 8 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP.

- Tuân thủ thủ tục pháp lý lao động: Phải có Giấy phép lao động hoặc Giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép (đối với di chuyển nội bộ) theo quy định tại điểm b khoản 13 Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP và Điều 8 Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

- Chi phí tiền thuê nhà cho chuyên gia: Được trừ nếu ghi rõ trong Hợp đồng lao động hoặc Hợp đồng ký với doanh nghiệp nước ngoài cử chuyên gia điểm b2 khoản 8 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP.

Lưu ý: Cần phân biệt hồ sơ pháp lý rõ ràng giữa hai hình thức phổ biến của người nước ngoài:

- Trả lương tại Việt Nam: Giấy phép lao động và Hợp đồng lao động.

- Di chuyển nội bộ Tập đoàn: Giấy xác nhận miễn GPLĐ và Văn bản cử sang làm việc.

Theo đó, Doanh nghiệp cần đảm bảo đầy đủ, chính xác hồ sơ và chứng từ để được cơ quan thuế chấp nhận là chi phí hợp lý, hợp lệ.

*Trên đây là nội dung Hướng dẫn chi phí chỉ trả cho người lao động nước ngoài được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN theo Công văn 2419?

Hướng dẫn chi phí chỉ trả cho người lao động nước ngoài được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN theo Công văn 2419? (Hình từ Internet)

Chỉ có doanh nghiệp Việt Nam mới phải nộp thuế TNDN phải không?

Căn cứ khoản 2 Điều 3 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 có quy định không chỉ doanh nghiệp được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam nộp thuế đối với thu nhập chịu thuế phát sinh tại Việt Nam và thu nhập chịu thuế phát sinh ngoài Việt Nam mới phải nộp thuế TNDN mà còn có các doanh nghiệp sau đây:

- Doanh nghiệp nước ngoài có cơ sở thường trú tại Việt Nam nộp thuế đối với thu nhập chịu thuế phát sinh tại Việt Nam và thu nhập chịu thuế phát sinh ngoài Việt Nam liên quan đến hoạt động của cơ sở thường trú đó;

- Doanh nghiệp nước ngoài có cơ sở thường trú tại Việt Nam nộp thuế đối với thu nhập chịu thuế phát sinh tại Việt Nam mà khoản thu nhập này không liên quan đến hoạt động của cơ sở thường trú;

- Doanh nghiệp nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam, bao gồm cả các doanh nghiệp kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh dựa trên nền tảng số, nộp thuế đối với thu nhập chịu thuế phát sinh tại Việt Nam.

Các khoản chi phục vụ sản xuất kinh doanh nào được xem là chi phí hợp lý của doanh nghiệp?

Theo điểm i khoản 2 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN đối với một số khoản chi phục vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhưng chưa tương ứng với doanh thu phát sinh trong kỳ, bao gồm:

(1) Chi phí của bên tham gia dự thầu phải bỏ ra cho hoạt động tham gia đấu thầu nhưng không trúng thầu;

(2) Chi phí nghiên cứu thị trường, nghiên cứu sản phẩm, dịch vụ chuẩn bị cho việc sản xuất sản phẩm, dịch vụ mới, chi phí đầu tư cho dự án phát triển sản phẩm, dịch vụ mới nhưng không thành công hoặc dừng triển khai.

Doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp đối với các khoản chi phí quy định tại điểm này khi có báo cáo nghiên cứu về phát triển thị trường, phát triển về sản phẩm, dịch vụ mới gửi cơ quan quản lý nhà nước có liên quan theo quy định của pháp luật chuyên ngành. Trường hợp pháp luật chuyên ngành không yêu cầu gửi báo cáo thì thực hiện lưu trữ báo cáo tại doanh nghiệp;

(3) Chi phí tiền thuê đất và chi phí quản lý, duy trì cơ sở hạ tầng trả cho các doanh nghiệp kinh doanh cơ sở hạ tầng trong các khu kinh tế, khu công nghệ cao, khu nông nghiệp ứng dụng công nghệ cao, khu công nghệ số tập trung, khu công nghiệp, cụm công nghiệp, chi phí tiền thuê đất trả cho Nhà nước đối với đất thuê của Nhà nước trong đó đất và cơ sở hạ tầng này phải là địa điểm, trụ sở sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp trong trường hợp chưa tham gia vào hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;

(4) Chi phí khấu hao hoặc phân bổ dần vào chi phí theo quy định đối với tài sản cho thuê trong thời gian chưa có khách thuê.

Trường hợp doanh nghiệp có tài sản cho thuê nhưng chưa có khách thuê, nếu tài sản thuộc quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hợp pháp của doanh nghiệp thì doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ đối với khoản chi phí liên quan đến tài sản này trong thời gian chưa có khách thuê;

(5) Chi phí thành lập doanh nghiệp hoặc chi nhánh, đơn vị phụ thuộc, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp; chi phí khôi phục sau khi tạm dừng sản xuất, kinh doanh (không phải là các khoản chi đầu tư xây dựng để hình thành tài sản cố định); chi phí hoàn trả lại hiện trạng theo hợp đồng trước khi chấm dứt hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp hoặc chấm dứt hoạt động chi nhánh, đơn vị phụ thuộc, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp;

(6) Chi phí giới thiệu/marketing sản phẩm, dịch vụ trước khi bán hàng.

Doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp đối với các khoản chi phí quy định tại điểm này khi có báo cáo về chủ trương đầu tư sản xuất sản phẩm, dịch vụ gửi cơ quan quản lý nhà nước có liên quan theo quy định của pháp luật chuyên ngành. Trường hợp pháp luật chuyên ngành không yêu cầu gửi báo cáo thì thực hiện lưu trữ báo cáo tại doanh nghiệp;

(7) Chi phí hủy hàng tồn kho hư hỏng do thay đổi quá trình sinh hóa tự nhiên, hàng lạc hậu mốt, lạc hậu kỹ thuật, lỗi thời, hàng hết hạn sử dụng, hàng không còn giá trị sử dụng, hàng không đủ điều kiện lưu thông trên thị trường do quy định của các luật chuyên ngành; chi phí hủy nguyên liệu, vật tư, linh kiện không còn nhu cầu sử dụng. Chi phí hủy hàng tại điểm này bao gồm giá trị hàng hủy theo giá vốn của hàng hóa, nguyên liệu, vật tư, linh kiện (trừ phần trích lập dự phòng theo quy định (nếu có)) và chi phí liên quan đến hoạt động hủy hàng;

(8) Chi phí hủy tài sản do hư hỏng không còn nhu cầu sử dụng. Chi phí hủy tài sản tại điểm này bao gồm giá trị còn lại trên sổ sách tại doanh nghiệp và chi phí liên quan đến hoạt động hủy tài sản;

(9) Chi phí hủy phế liệu, phế phẩm phát sinh trong quá trình gia công, sản xuất.

Doanh nghiệp phải lưu giữ và cung cấp đầy đủ hồ sơ liên quan đến các khoản chi phí tại điểm i khoản này để phục vụ cho công tác thanh tra, kiểm tra theo quy định của pháp luật;

Lưu ý:

Các khoản chi trên phải đáp ứng đủ điều kiện tại điểm b và điểm c khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP mới được xác định là khoản chi được trừ khi tính thuế TNDN.