Điều kiện mới về ủy quyền nhận thay lương để ghi nhận chi phí lương được trừ khi quyết toán thuế TNDN như thế nào?

Điều kiện mới về ủy quyền nhận thay lương để ghi nhận chi phí lương được trừ khi quyết toán thuế TNDN như thế nào?

Vừa qua, Thuế tỉnh Tây Ninh đã ban hành Công văn 654/TNI-QLDN1 năm 2026 hướng dẫn về chính sách thuế TNDN.

Theo đó, đối với điều kiện mới về ủy quyền nhận thay lương để ghi nhận chi phí lương được trừ khi quyết toán thuế TNDN, Thuế tỉnh Tây Ninh có ý kiến như sau:

Đầu tiên, đối với các khoản thu nhập từ tiền lương, tiền công từ 5 triệu đồng từng lần trở lên mà công ty chi trả cho người lao động bắt buộc phải thanh toán không dùng tiền mặt mới được ghi nhận chi phí lương được trừ khi quyết toán thuế TNDN theo Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP.

Trường hợp người lao động ủy quyền cho người khác nhận thay thì vẫn phải tuân thủ quy định thanh toán không dùng tiền mặt khi khoản tiền lương, tiền công mà công ty chi trả từ 5 triệu đồng từng lần trở lên và có văn bản ủy quyền CÔNG CHỨNG theo Bộ luật Dân sự 2015 và khoản 1 Điều 94 Bộ luật Lao động 2019.

Tuy nhiên, điều kiện mới về ủy quyền nhận thay lương để ghi nhận chi phí lương được trừ khi quyết toán thuế TNDN cần phải lưu ý về quy định này.

Cụ thể, giấy ủy quyền nhận thay lương có điều kiện khác hoàn toàn so với giấy ủy quyền mà công ty ủy quyền để nhân viên thanh toán cho nhà cung cấp rồi về công ty thanh toán lại vào tài khoản ngân hàng của nhân viên.

Theo đó, ủy quyền nhận thay lương là người lao động họ ủy quyền cho người mà họ tin tưởng để nhận lương từ công ty thay cho họ. Và ủy quyền này bắt buộc phải phải công chứng.

Cụ thể, điều kiện mới về ủy quyền nhận thay lương để ghi nhận chi phí lương được trừ khi quyết toán thuế TNDN như sau:

(1) Về hồ sơ lao động

- Có Hợp đồng lao động theo quy định.

- Có Bảng chấm công, Bảng tính lương.

- Khoản chi lương thực tế phát sinh và phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

(2) Về tính pháp lý của việc ủy quyền

- Có Hợp đồng ủy quyền hoặc Giấy ủy quyền lập đúng quy định của pháp luật dân sự.

- Văn bản ủy quyền phải được công chứng hoặc chứng thực theo quy định.

- Nội dung ghi rõ: phạm vi ủy quyền nhận lương; thông tin nhân thân của bên ủy quyền và bên được ủy quyền; thông tin tài khoản ngân hàng nhận tiền.

(3) Về chứng từ thanh toán

- Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với khoản chi từ 05 triệu đồng trở lên.

- Việc chuyển khoản thực hiện vào tài khoản của người được ủy quyền.

- Nội dung chứng từ thanh toán (ủy nhiệm chi) ghi rõ thanh toán tiền lương cho người lao động theo văn bản ủy quyền tương ứng.

Tải về Công văn 654/TNI-QLDN1 năm 2026

Điều kiện mới về ủy quyền nhận thay lương để ghi nhận chi phí lương được trừ khi quyết toán thuế TNDN như thế nào? (Hình từ Internet)

Một số sai sót trong quyết toán thuế TNDN là gì?

Căn cứ theo Luật Quản lý thuế 2019; Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 và các văn bản pháp luật có liên quan.

Dưới đây là một số sai sót phổ biến trong quyết toán thuế TNDN cần lưu ý:

[1] Thuế TNDN:

- Thuế thu nhập doanh nghiệp là loại thuế trực thu, đánh vào phần thu nhập tính thuế của doanh nghiệp sau khi trừ đi chi phí hợp lý, hợp lệ theo quy định.

- Kỳ quyết toán theo năm dương lịch hoặc năm tài chính. Thời hạn nộp hồ sơ chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính đối với hồ sơ quyết toán thuế năm; chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của năm dương lịch hoặc năm tài chính đối với hồ sơ khai thuế năm;

- Hồ sơ quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp bao gồm:

+ Báo cáo tài chính năm (theo Thông tư 200/2014/TT-BTC hoặc Thông tư 133/2016/TT-BTC).

+ Tờ khai quyết toán TNDN (mẫu 03/TNDN ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC) và các phụ lục (chuyển lỗ, ưu đãi thuế, trích lập quỹ…).

+ Biên lai/chứng từ nộp thuế TNDN tạm tính hàng quý.

+ Các loại thuế TNDN khác (nếu có).

+ Sổ cái các tài khoản: 131, 331, 111, 112, 152, 153, 154, 155, 211, 214, 621, 622, 627, 641, 642…

+ Nhật ký chung, nhật ký mua - bán hàng, nhật ký thu - chi.

+ Sổ chi tiết công nợ phải thu, phải trả; biên bản đối chiếu công nợ cuối năm.

+ Bảng khấu hao tài sản cố định; bảng phân bổ công cụ, dụng cụ.

[2] 8 sai sót phổ biến trong quyết toán thuế TNDN:

[2.1] Hạch toán chi phí không hợp lý, hợp lệ

Nhiều doanh nghiệp ghi nhận các khoản chi phí không được tính vào chi phí được trừ.

Ví dụ sai sót phổ biến:

- Chi phí không có hóa đơn, chứng từ hợp pháp.

- Hóa đơn trên 20 triệu nhưng thanh toán không chuyển khoản trước ngày 01/7/2025 theo quy định tại Điều 12 Luật Thuế giá trị gia tăng 2008 được sửa đổi bởi khoản 6 Điều 1 Luật Thuế giá trị gia tăng sửa đổi năm 2013 (văn bản hết hiệu lực).

- Kể từ ngày 1/7/2025 trở đi, hóa đơn trên 5 triệu đồng phải chuyển khoản mới được khấu trừ thuế GTGT theo khoản 2 Điều 14 Luật Thuế giá trị gia tăng 2024 được hướng dẫn bởi Mục 2 Chương III Nghị định 181/2025/NĐ-CP.

- Chi tiếp khách, quảng cáo vượt mức khống chế trước năm 2015 theo Điều 9 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2008 được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 5 Điều 1 Luật thuế thu nhập doanh nghiệp sửa đổi năm 2013 (văn bản hết hiệu lực), cụ thể:

"Phần chi quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, hoa hồng môi giới, tiếp tân, khánh tiết, hội nghị, hỗ trợ tiếp thị, hỗ trợ chi phí liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh vượt quá 15% tổng số chi được trừ. Tổng số chi được trừ không bao gồm các khoản chi quy định tại điểm này; đối với hoạt động thương mại, tổng số chi được trừ không bao gồm giá mua của hàng hoá bán ra."

Tuy nhiên, từ ngày 01/01/2015 quy định này đã bị bãi bỏ bởi khoản 4 Điều 1 Luật Sửa đổi các Luật về thuế 2014.

- Chi lương nhưng không có hợp đồng lao động hoặc chứng từ trả lương.

- Trích khấu hao TSCĐ không đúng quy định.

[2.2] Doanh thu - chi phí không khớp

- Doanh thu đã ghi nhận nhưng không kê khai thuế.

- Doanh thu hạch toán lệch kỳ so với chi phí.

- Không điều chỉnh doanh thu khi xuất hóa đơn sai thời điểm.

[2.3] Sai sót trong trích lập dự phòng

Doanh nghiệp thường trích lập dự phòng nhưng không đúng hướng dẫn tại Thông tư 48/2019/TT-BTC.

- Trích dự phòng nợ phải thu khó đòi vượt mức.

- Không đủ chứng cứ chứng minh nợ khó đòi.

- Trích dự phòng giảm giá hàng tồn kho sai tỷ lệ.

[2.4] Không kê khai chi phí thuế TNDN hoãn lại

Một số doanh nghiệp lớn áp dụng chuẩn mực kế toán nhưng bỏ sót chi phí thuế hoãn lại, làm sai lệch kết quả lợi nhuận sau thuế.

[2.5] Sai sót trong chuyển lỗ

- Không lập phụ lục chuyển lỗ kèm theo quyết toán.

- Chuyển lỗ vượt quá 5 năm.

- Không phân bổ lỗ đúng theo quy định.

[2.6] Sai phạm về ưu đãi thuế

- Áp dụng ưu đãi thuế TNDN khi không đủ điều kiện.

- Không thông báo với cơ quan thuế về việc hưởng ưu đãi.

- Tính sai thời gian miễn, giảm thuế.

[2.7] Khai sai các khoản thu nhập khác

- Thu nhập từ chuyển nhượng TSCĐ, bất động sản không kê khai.

- Thu nhập tài chính (lãi tiền gửi, chênh lệch tỷ giá) bị bỏ sót.

- Thu nhập khác không có chứng từ chứng minh.

[2.8] Sai thời hạn nộp hồ sơ

Nộp hồ sơ quyết toán muộn - bị phạt hành chính và tính lãi chậm nộp.

Mã TTHC khai quyết toán thuế TNDN mới nhất 2026?

Căn cứ Điều 1 Quyết định 1474/QĐ-BTC năm 2025 công bố Danh mục 949 thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Tài chính, cụ thể như sau:

Công bố kèm theo Quyết định này Danh mục 949 thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Tài chính, cụ thể:

1. Lĩnh vực hải quan: 225 thủ tục hành chính.

2. Lĩnh vực thuế: 219 thủ tục hành chính.

3. Lĩnh vực chứng khoán: 104 thủ tục hành chính.

4. Lĩnh vực phát triển doanh nghiệp tư nhân và kinh tế tập thể: 95 thủ tục hành chính.

5. Lĩnh vực đầu tư tại Việt Nam: 58 thủ tục hành chính.

6. Lĩnh vực kinh doanh bảo hiểm: 38 thủ tục hành chính.

7. Lĩnh vực quản lý nợ và kinh tế đối ngoại: 30 thủ tục hành chính.

8. Lĩnh vực kế toán, kiểm toán: 28 thủ tục hành chính.

9. Lĩnh vực phát triển doanh nghiệp nhà nước: 27 thủ tục hành chính.

10. Lĩnh vực bảo hiểm xã hội: 25 thủ tục hành chính.

11. Lĩnh vực quản lý đấu thầu: 16 thủ tục hành chính.

...

Theo quy định trên, đối với lĩnh vực thuế sẽ có 219 thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Tài chính.

Đồng thời tại Danh mục mã thủ tục hành chính về thuế Tải về và Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Cục thuế; dưới đây là tổng hợp mã thủ tục hành chính khai quyết toán thuế TNDN 2025 gồm:

(1) Mã thủ tục hành chính 1.008328

Khai quyết toán thuế TNDN đối với hoạt động khai thác, xuất bán dầu thô, khí thiên nhiên (trừ Lô 09.1):

(2) Mã thủ tục hành chính 1.008554

Khai quyết toán thuế tài nguyên/ Khai quyết toán phụ thu/ Khai quyết toán thuế TNDN của Liên doanh Vietsovpetro tại Lô 09.1

(3) Mã thủ tục hành chính 1.008337

Khai quyết toán thuế TNDN đối với Nhà thầu nước ngoài, Nhà thầu phụ nước ngoài nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, nộp thuế TNDN theo tỷ lệ % tính trên doanh thu

(4) Mã thủ tục hành chính 1.010948

(5) Mã thủ tục hành chính 1.008346