Công văn 17529/CHQ-GSQL tự động phân công công chức kiểm tra hồ sơ trên hệ thống VNACCS/VCIS?

Công văn 17529/CHQ-GSQL hướng dẫn thực hiện tự động phân công công chức kiểm tra hồ sơ trên hệ thống VNACCS/VCIS?

Ngày 01/8/2025, Cục Hải quan đã ban hành Công văn 17529/CHQ-GSQL năm 2025 hướng dẫn thực hiện tự động phân công công chức kiểm tra hồ sơ trên hệ thống VNACCS/VCIS.

Tải Công văn 17529/CHQ-GSQL năm 2025 tại đây: Tải vè

Ngày 19/6/2025, Cục Hải quan ban hành Công văn 9689/CHQ-CNTT về việc thực hiện chức năng tự động phân công công chức kiểm tra hồ sơ trên hệ thống VNACCS/VCIS, theo đó, các Chi cục Hải quan khu vực đã triển khai đồng bộ từ ngày 01/7/2025. Trong quá trình triển khai vẫn còn một số đơn vị phát sinh khó khăn, vướng mắc, đề việc triển khai thống nhất, đạt hiệu quả cao, Cục Hải quan có ý kiến về việc tổ chức thực hiện và hướng dẫn xử lý vướng mắc, cụ thể Cục Hải quan yêu cầu thủ trưởng các đơn vị như sau:

- Quán triệt toàn thể cán bộ, công chức có liên quan trong đơn vị nghiên cứu, thực hiện nghiêm túc hướng dẫn của Cục Hải quan tại Công văn 9689/CHQ-CNTT ngày 19/6/2025.

- Thông tin, tuyên truyền đến cộng đồng doanh nghiệp, người khai hải quan hiểu đúng mục tiêu, lợi ích của việc triển khai chức năng tự động phân công công chức kiểm tra hồ sơ trên hệ thống VNACCS/VCIS để phối hợp với cơ quan Hải quan trong quả trình triển khai.

- Đội trưởng Hải quan nơi đăng ký tờ khai hải quan căn cứ địa bàn hoạt động, loại hình xuất khẩu nhập khẩu, số lượng doanh nghiệp, số lượng công chức để chủ động quyết định việc thiết lập mã bộ phận xử lý tờ khai hải quan và phân công công chức kiểm tra hồ sơ hải quan đảm bảo thuận lợi cho việc giải quyết thủ tục hải quan tại đơn vị. Việc thiết lập mã bộ phận xử lý tờ khai được thực hiện theo các nguyên tắc sau:

(i) Mỗi địa điểm làm thủ tục hải quan thiết lập không quá 06 mã bộ phận xử lý tờ khai (các mã bộ phận từ 00 đến 05), việc thiết lập mã bộ phận xử lý từ khai chỉ được lựa chọn thực hiện theo loại hình tờ khai hoặc lựa chọn thực hiện theo địa điểm làm thủ tục địa điểm tiếp nhận tờ khai.

- Đối với đơn vị có số lượng cán bộ công chức kiểm tra lớn, ngoài việc thực hiện theo nguyên tắc nêu trên, Đội trưởng Hải quan nơi đăng ký tờ khai căn cứ số lượng cán bộ công chức để thực hiện thiết lập mã bộ phận xử lý tờ khai theo hướng:

+ Đơn vị có dưới 20 CBCC: thiết lập không quá 02 mã

+ Đơn vị có từ 20 đến 30 CBCC: thiết lập không quá 03 mã;

+ Đơn vị có từ 30 đến 40 CBCC: thiết lập không quả 04 mã

+ Đơn vị có trên 40 CBCC: thiết lập không quá 05 mã.

- Đối với các đơn vị phát sinh trường hợp người khai hải quan có văn bản đề nghị làm thủ tục ngoài giờ hành chính, ngày nghỉ, ngày lễ, Đội trường Hải quan nơi đăng ký tờ khai căn cứ vào số lượng cán bộ công chức tại đơn vị để quyết định việc thiết lập mã bộ phận xử lý tờ khai ngoài giờ hành chính, ngày nghỉ, ngày lễ hoặc điều chỉnh phân công thủ công để đảm bảo việc giải quyết thủ tục không bị gián đoạn.

(ii) Phân công công chức tại mỗi mã bộ phận xử lý theo nguyên tắc bố trí công chức có thể hỗ trợ nghiệp vụ cho nhau, phù hợp với khối lượng công việc, thực tế hoạt động XNK hàng hóa trên địa bàn và đáp ứng yêu cầu quản lý của đơn vị (ví dụ: theo loại hình XNK, doanh nghiệp, địa bàn....); định kỷ luân chuyển giữa các nhóm để có thể đào tạo tại chỗ, năng cao trình độ chuyên môn;

(iii) Lập danh sách mã bộ phận xử lý gửi Ban CNTT và Thống kê Hải quan để thiết lập hệ thống và thông báo công khai tại Cổng thông tin điện từ hải quan (https://www.customs.gov.vn/index.jsp?pageId=26&cid=1192), mục Dịch vụ công trực tuyến Hệ thống VNACCS/VCIS/Bảng mã chuẩn, số thứ tự 14.

Thông báo công khai danh sách mã bộ phận, danh sách công chức và thông tin liên hệ tại từng mã bộ phận xử lý tại địa điểm làm thủ tục đề người khai hải quan biết và liên hệ khi cần thiết.

(iv) Đối với trường hợp khai sai mã bộ phận xử lý, công chức hải quan phản hồi và yêu cầu người khai hải quan khai sửa đổi, bổ sung theo mà đùng, trường hợp không thể phản hồi qua hệ thống thì thực hiện phân công thủ công.

(v) Cân cử kết quả tự động phân công xử lý hồ sơ của hệ thống hoặc phân công của Lãnh đạo đơn vị, công chức được phân công thực hiện thông báo cho người khai hải quan biết thông tin công chức kiểm tra (kèm số điện thoại) thông qua chức năng IDD trên hệ thống.

(vi) Đổi với đơn vị hải quan nơi đăng ký tờ khai hiện sử dụng nhiều hơn 01 mã cơ quan hải quan đăng ký tờ khai (ví dụ: Hải quan Hòa Lạc thuộc Chi cục Hải quan Khu vực 1: Hải quan khu chế xuất và khu công nghiệp Hải Phòng thuộc Chi cục Hải quan Khu vực III, các bộ phận tiếp nhận tờ khai đặt tại các kho thuộc quản lý của Hải quan cửa khẩu sân bay quốc tế Tân Sơn Nhất - Chỉ cục Hải quan khu vực II...), Đội trường Hải quan chịu trách nhiệm đề xuất phương án sắp xếp để sử dụng thống nhất 01 mã cơ quan hải quan khi tiếp nhận tờ khai và thiết lập mã bộ phận xử lý thuộc mã cơ quan hải quan đã thống nhất để thực hiện chức năng tự động phân công công chức kiểm tra hồ sơ.

Một số nội dung khác:

- Phân loại kiểm tra hồ sơ D1, D2:

Hệ thống tự động phân công không có tính năng chỉ thị công chức thực hiện "DI Kiểm tra đơn giản hồ sơ" hay "D2 Kiểm tra chi tiết hồ sơ". Do vậy, khi công chức được phân công kiểm tra hồ sơ thực hiện xử lý, cập nhật kết quả thì lựa chọn tiêu chỉ "D2 Kiểm tra chỉ tiết hồ sơ".

- Thực hiện ghi ý kiến khi can thiệp phân công thủ công:

Trường hợp do yêu cầu khách quan cần điều chỉnh phản công thủ công cùng lúc đối với các tờ khai nhánh, tờ khai chung container hoặc tờ khai của doanh nghiệp CPN đã được hệ thống tự động phân công cho công chức nhưng vắng mặt đột xuất: Đội trường Hải quan nơi đăng ký tờ khai hải quan thực hiện điều chỉnh thủ công từ khai cho công chức khác thực hiện và không phải cập nhật lý do điều chỉnh phản công trên hệ thống. Các trường hợp khác thực hiện theo hướng dẫn tại mục 1 Công văn 9689/CHQ-CNTT ngày 19/6/2025 nêu trên.

- Danh sách công chức phân công kiểm tra hồ sơ:

+ Đội trưởng Hải quan nơi đăng ký tờ khai hải quan rà soát, chuẩn hóa danh sách công chức được phân công kiểm tra hồ sơ đảm bảo đúng người, không trùng lặp thông tin để việc tự động phân công đảm bảo chính xác.

+ Trường hợp công chức phân công kiểm tra hồ sơ vắng mặt đột xuất, công chức được phân công trực ngoài giờ hành chính,... Khi có thay đổi về nhân sự thực hiện kiểm tra hồ sơ, lãnh đạo đơn vị sử dụng tài khoản có quyền phân công tờ khai để điều chỉnh, lựa chọn, cập nhật lại danh sách công chức kiểm tra hồ sơ để hệ thống tự động phân công theo danh sách công chức mới. Trong thời gian thực hiện thao tác cập nhật có thể phát sinh tờ khai mới chưa được hệ thống tự động phân công thì thực hiện phân công thủ công.

- Thời gian thực hiện:

Hệ thống tự động phân công công chức kiểm tra hồ sơ hoạt động 24/7, ngay khi phân luồng tờ khai (bao gồm cả trường hợp ngoài giờ hành chính, ngày nghỉ, lễ tết) theo nguyên tắc phân công tuần tự theo danh sách công chức kiểm tra hồ sơ đã được cập nhật trên hệ thống.

Thời điểm kiểm tra hồ sơ là thời gian làm việc thực tế theo quy định tại khoản 2 Điều 23 Luật Hải quan 2014 và quy định tại khoản 1 Điều 23 Thông tư 38/2015/TT-BTC được sửa đổi, bổ sung tại khoản 12 Điều 1 Thông tư 39/2018/TT-BTC; thời điểm hệ thống tự động phân công công chức kiểm tra hồ sơ không ảnh hưởng đến quy định về thời hạn kiểm tra hồ sơ.

Trên đây là Công văn 17529/CHQ-GSQL hướng dẫn thực hiện tự động phân công công chức kiểm tra hồ sơ trên hệ thống VNACCS/VCIS.

Công văn 17529/CHQ-GSQL hướng dẫn thực hiện tự động phân công công chức kiểm tra hồ sơ trên hệ thống VNACCS/VCIS? (Hình từ Internet)

Trách nhiệm của Cục Hải quan trong quản lý chứng từ điện tử hiện nay là gì?

Căn cứ Điều 57a Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bổ sung bởi khoản 37 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định như sau:

Trách nhiệm của cơ quan thuế trong quản lý hóa đơn, chứng từ điện tử

1. Tổng cục Thuế có trách nhiệm:

a) Xây dựng cơ sở dữ liệu về hóa đơn điện tử, hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, chứng từ điện tử để phục vụ công tác quản lý thuế, phục vụ công tác quản lý nhà nước của các cơ quan khác của nhà nước (công an, quản lý thị trường, bộ đội biên phòng, các cơ quan có liên quan), phục vụ nhu cầu xác minh, đối chiếu hóa đơn của các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân;

b) Thông báo các loại hóa đơn, chứng từ đã được phát hành, được báo mất, không còn giá trị sử dụng.

...

Điều 57a. Trách nhiệm của cơ quan hải quan trong quản lý chứng từ điện tử

1. Tổng cục Hải quan có trách nhiệm:

a) Xây dựng cơ sở dữ liệu về chứng từ điện tử để phục vụ công tác quản lý thuế, phục vụ công tác quản lý nhà nước của các cơ quan khác của nhà nước;

b) Thông báo các loại chứng từ đã được phát hành, được báo mất, không còn giá trị sử dụng.

2. Cục Hải quan có trách nhiệm:

a) Quản lý hoạt động tạo, phát hành chứng từ của các tổ chức đã đăng ký tạo, phát hành chứng từ với cơ quan hải quan trên địa bàn quản lý;

b) Thanh tra, kiểm tra hoạt động tạo, phát hành và sử dụng chứng từ trên địa bàn;

c) Theo dõi, kiểm tra hoạt động hủy chứng từ theo quy định của Bộ Tài chính trên địa bàn.

Như vậy, trách nhiệm của Tổng cục Hải quan (hiện nay là Cục Hải quan) trong quản lý chứng từ điện tử như sau:

- Xây dựng cơ sở dữ liệu về chứng từ điện tử để phục vụ công tác quản lý thuế, phục vụ công tác quản lý nhà nước của các cơ quan khác của nhà nước;

- Thông báo các loại chứng từ đã được phát hành, được báo mất, không còn giá trị sử dụng.

Tên gọi của 20 Chi cục Hải quan khu vực hiện nay là gì?

Căn cứ theo Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định 2019/QĐ-BTC năm 2025 sửa đổi bổ sung Phụ lục kèm theo Quyết định 382/QĐ -BTC năm 2025 của Bộ Tài chính quy định chức năng, nhiệm vụ ,quyền hạn và cơ cấu tố chức của Cục Hải quan.

Tên gọi, trụ sở và địa bàn quản lý của 20 Chi cục hải quan khu vực hiện nay như sau: