Chi phí tiền lương được trừ và không được trừ khi tính thuế TNDN ra sao?

Chi phí tiền lương được trừ và không được trừ khi tính thuế TNDN ra sao?

[1] Chi phí tiền lương được trừ khi tính thuế TNDN:

Căn cứ theo Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định chi phí tiền lương sẽ được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN nếu khoản tiền lương, tiền thưởng cho người lao động được ghi cụ thể về điều kiện được hưởng và mức hưởng ở 1 trong các hồ sơ như hợp đồng lao động, quy chế tài chính, quy chế lương thưởng, quy chế nội bộ doanh nghiệp,...

Hồ sơ chi phí tiền lương gồm: Hợp đồng lao động; Quy chế lương thưởng; Bảng chấm công; Bảng tính lương;...

Chứng từ thanh toán tiền lương cho người lao động:

- Trường hợp trả lương bằng tiền mặt thì phải có phiếu chi (phải có đầy đủ chữ ký của các bên)

- Trường hợp trả lương bằng chuyển khoản thì phải có ủy nhiệm chi hoặc giấy báo nợ.

Tuy nhiên, tại điểm c khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP và tham khảo Công văn 275/NBI-QLDN2 năm 2026 (Tải về) đã hướng dẫn cụ thể nếu doanh nghiệp chi trả tiền lương cho người lao động của doanh nghiệp từng lần từ 05 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì khoản chi phí tiền lương đó mới được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Nếu không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định thì sẽ không được tính khoản chi phí tiền lương đó vào làm chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Trường hợp trả lương cho người lao động có mức tiền lương dưới 5 triệu đồng thì thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản đều được.

Ngoài ra còn có các hồ sơ chứng từ khác liên quan đến chi phí tiền lương như:

- Hồ sơ tham gia đóng bảo hiểm bắt buộc cho người lao động (liên quan đến phần trích bảo hiểm tính vào chi phí của doanh nghiệp theo tỷ lệ trích nộp của người sử dụng lao động)

- Hồ sơ chứng từ nộp thuế thu nhập cá nhân (doanh nghiệp trả lương cho người lao động, khi người lao động có thu nhập đến mức phải nộp thuế thì doanh nghiệp thực hiện khấu trừ thuế TNCN và kê khai, nộp vào ngân sách nhà nước. Trường hợp doanh nghiệp nộp thay thuế TNCN cho người lao động thì khoản thuế nộp thay này được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN).

Theo đó, căn cứ để hạch toán ghi nhận chi phí tiền lương có thể sử dụng được là bảng tính lương hoặc phiếu tính lương

Đồng thời, các khoản chi phí tiền lương tại điểm c khoản 2 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP vẫn được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế đối với khoản chi thực tế phát sinh khác khi đáp ứng đủ điều kiện.

[2] Chi phí tiền lương không được trừ khi tính thuế TNDN:

Theo khoản 8 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định chi phí tiền lương không được trừ khi tính thuế TNDN nếu chi cho người lao động thuộc một trong các trường hợp sau:

- Chi tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác cho người lao động doanh nghiệp đã hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán theo quy định của pháp luật;

- Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động không được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động hoặc văn bản của doanh nghiệp nước ngoài cử người sang làm việc tại Việt Nam (đối với trường hợp người nước ngoài được điều chuyển hoặc di chuyển trong nội bộ Tập đoàn, giữa công ty mẹ với công ty con); Thoả ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn.

+ Trường hợp doanh nghiệp ký hợp đồng lao động với người nước ngoài trong đó có ghi khoản chi về tiền học cho con của người nước ngoài học tại Việt Nam theo bậc học từ mầm non đến trung học phổ thông được doanh nghiệp trả có tính chất tiền lương, tiền công và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp;

+ Trường hợp doanh nghiệp ký hợp đồng lao động với người lao động trong đó có ghi khoản chi về tiền nhà do doanh nghiệp trả cho người lao động, khoản chi trả này có tính chất tiền lương, tiền công và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp;

+ Trường hợp doanh nghiệp Việt Nam ký hợp đồng với doanh nghiệp nước ngoài trong đó nêu rõ doanh nghiệp Việt Nam phải chịu các chi phí về chỗ ở cho các chuyên gia nước ngoài trong thời gian công tác ở Việt Nam thì tiền thuê nhà cho các chuyên gia nước ngoài làm việc tại Việt Nam do doanh nghiệp Việt Nam chi trả được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp;

- Chi tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp phải trả cho người lao động nhưng hết thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm thực tế chưa chi; trừ trường hợp doanh nghiệp có trích lập quỹ lương dự phòng. Mức dự phòng hàng năm do doanh nghiệp quyết định nhưng không quá 17% quỹ tiền lương thực hiện.

Việc trích lập quỹ lương dự phòng phải đảm bảo sau khi trích lập, doanh nghiệp không bị lỗ, nếu doanh nghiệp bị lỗ thì không được trích đủ 17%. Trường hợp năm trước doanh nghiệp có trích lập quỹ lương dự phòng mà sau 6 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ tính thuế doanh nghiệp chưa sử dụng hoặc sử dụng không hết quỹ lương dự phòng thì doanh nghiệp phải tính giảm chi phí của năm sau;

- Tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do một cá nhân làm chủ; thù lao trả cho các sáng lập viên, thành viên của hội đồng thành viên, hội đồng quản trị mà những người này không trực tiếp tham gia điều hành sản xuất, kinh doanh;

- Phần chi trang phục bằng hiện vật cho người lao động không có hóa đơn, chứng từ. Phần chi trang phục bằng tiền cho người lao động vượt quá 05 triệu đồng/người/năm.

Trường hợp doanh nghiệp có chi trang phục cả bằng tiền và hiện vật cho người lao động để được tính vào chi phí được trừ thì mức chi tối đa đối với chi bằng tiền không vượt quá 05 triệu đồng/người/năm, bằng hiện vật phải có hóa đơn, chứng từ;

- Chi thưởng sáng kiến, cải tiến mà doanh nghiệp không có quy chế quy định cụ thể về việc chi thưởng sáng kiến, cải tiến và không có hội đồng nghiệm thu sáng kiến, cải tiến;

- Chi phụ cấp phương tiện đi lại đi nghỉ phép không đúng theo quy định của Bộ luật Lao động 2019;

- Chi phụ cấp cho người lao động đi công tác, chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

Trường hợp doanh nghiệp cử người lao động đi công tác (bao gồm công tác trong nước và công tác nước ngoài) nếu có phát sinh chi phí từ 05 triệu đồng trở lên mà các khoản chi phí này được thanh toán bởi cá nhân bằng dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt thì xác định đủ điều kiện là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp và tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

+ Có hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về hóa đơn, chứng từ do người cung cấp hàng hóa, dịch vụ giao xuất;

+ Doanh nghiệp có quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác;

+ Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp cho phép người lao động được phép thanh toán khoản công tác phí, mua vé phương tiện đi lại bởi cá nhân bằng dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt và khoản chi này sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.

Lưu ý: Trường hợp doanh nghiệp có khoán tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác và thực hiện đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp thì được tính vào chi phí được trừ khoản chi khoán tiền đi lại, tiền ở, tiền phụ cấp;

- Các khoản chi được trừ sau đây nhưng nếu chi không đúng đối tượng, không đúng mục đích:

+ Các khoản chi thêm cho lao động nữ, bao gồm: Chi cho công tác đào tạo lại nghề cho lao động nữ trong trường hợp nghề cũ không còn phù hợp phải chuyển đổi sang nghề khác theo quy hoạch phát triển của doanh nghiệp, bao gồm học phí (nếu có) cộng với chênh lệch tiền lương ngạch bậc (đảm bảo 100% lương cho người đi học); chi phí tiền lương và phụ cấp (nếu có) cho giáo viên dạy ở nhà trẻ, mẫu giáo do doanh nghiệp tổ chức và quản lý; chi phí tổ chức khám sức khỏe thêm trong năm như khám bệnh nghề nghiệp, mãn tính hoặc phụ khoa cho nữ công nhân viên; chi bồi dưỡng cho lao động nữ sau khi sinh con; phụ cấp làm thêm giờ cho lao động nữ trong trường hợp vì lý do khách quan người lao động nữ không nghỉ sau khi sinh con, nghỉ cho con bú mà ở lại làm việc cho doanh nghiệp được trả theo chế độ hiện hành, kể cả trường hợp trả lương theo sản phẩm mà lao động nữ vẫn làm việc trong thời gian không nghỉ theo chế độ;

+ Các khoản chi thêm cho lao động là người dân tộc thiểu số được tính vào chi phí được trừ bao gồm: Học phí đi học (nếu có) cộng với chênh lệch tiền lương ngạch bậc (đảm bảo 100% lương cho người đi học); tiền hỗ trợ về nhà ở, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho người dân tộc thiểu số trong trường hợp chưa được Nhà nước hỗ trợ theo chế độ quy định;

- Chi trả trợ cấp mất việc làm, trợ cấp thôi việc, chi bồi thường, trợ cấp cho người bị tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp cho người lao động không theo đúng quy định;

- Chi phí mua thẻ hội viên sân gôn, chi phí chơi gôn.

Lưu ý quan trọng:

Đối với các khoản chi có tính chất phúc lợi như điểm d, điểm đ khoản 4 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định khoản chi có mức khống chế khi tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN, bao gồm:

[1] Khoản chi có tính chất phúc lợi:

Phần chi cho các khoản có tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế, bao gồm:

- Chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động;

- Chi nghỉ mát;

- Chi hỗ trợ điều trị khám bệnh, chữa bệnh;

- Chi hỗ trợ bổ sung kiến thức học tập tại cơ sở giáo dục, cơ sở hoạt động giáo dục nghề nghiệp;

- Chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, dịch họa, tai nạn, ốm đau;

- Chi khen thưởng con của người lao động có thành tích tốt trong học tập;

- Chi hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, tết cho người lao động;

- Chi bảo hiểm tai nạn (không bao gồm trường hợp chi bảo hiểm tai nạn bắt buộc theo quy định của pháp luật chuyên ngành), bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm tự nguyện khác cho người lao động (trừ khoản đóng góp tham gia bảo hiểm hưu trí bổ sung theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội 2024, khoản chi mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động, bảo hiểm hưu trí tự nguyện cho người lao động hướng dẫn tại điểm đ khoản 4 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP) và những khoản chi có tính chất phúc lợi khác, cụ thể như sau:

+ Việc xác định 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp được xác định bằng quỹ tiền lương thực hiện trong năm chia cho 12 tháng. Trường hợp doanh nghiệp hoạt động không đủ 12 tháng thì việc xác định 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế được xác định bằng quỹ tiền lương thực hiện trong năm chia cho số tháng thực tế hoạt động trong năm;

+ Quỹ tiền lương thực hiện là tổng số tiền lương thực tế đã chi trả của năm quyết toán đó đến thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ quyết toán theo quy định (không bao gồm số tiền trích lập quỹ dự phòng tiền lương của năm trước chi trong năm quyết toán thuế);

[2] Khoản chi phí bảo hiểm không bắt buộc:

Phần chi vượt mức 05 triệu đồng/tháng/người để đóng góp tham gia bảo hiểm hưu trí bổ sung theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024 hoặc quỹ có tính chất an sinh xã hội, mua bảo hiểm hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ cho người lao động. Phần vượt mức quy định của pháp luật về bảo hiểm xã hội, về bảo hiểm y tế để trích nộp các quỹ có tính chất an sinh xã hội (bảo hiểm xã hội, bảo hiểm hưu trí bổ sung bắt buộc), Quỹ bảo hiểm y tế và Quỹ bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động, cụ thể như sau:

- Khoản tham gia bảo hiểm hưu trí bổ sung theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024 hoặc quỹ có tính chất an sinh xã hội, mua bảo hiểm hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ cho người lao động được tính vào chi phí được trừ ngoài việc không vượt mức quy định tại điểm này còn phải được ghi cụ thể điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn;

- Doanh nghiệp không được tính vào chi phí đối với các khoản chi tham gia bảo hiểm hưu trí bổ sung theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024 hoặc quỹ có tính chất an sinh xã hội, mua bảo hiểm hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ cho người lao động nếu doanh nghiệp không thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ về bảo hiểm bắt buộc cho người lao động (kể cả trường hợp nợ tiền bảo hiểm bắt buộc).

Chi phí tiền lương được trừ và không được trừ khi tính thuế TNDN ra sao? (Hình từ Internet)

Chi phí tiền lương có bị loại trừ khi tính thuế TNDN nếu không đóng bảo hiểm xã hội không?

Tại Điều 9 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 và Điều 9, khoản 8 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP đã quy định cụ thể các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế và đã phân tích tại Mục 1.

Đối với trường hợp chi phí từ tiền lương, tiền công sẽ được tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng các điều kiện như sau:

- Có hợp đồng lao động, giao kết khác theo đúng quy định pháp luật. Phù hợp với thực tế làm việc

- Có chứng từ thanh toán theo quy định như bảng lương, bảng chấm công, phiếu chi/ủy nhiệm chi,...

- Khoản chi thực tế phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh

- Không nằm trong các điều khoản, trường hợp cụ thể không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế theo Điều 9 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 và khoản 8 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP.

Như vậy, có thể thấy Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 hay Nghị định 320/2025/NĐ-CP không hề quy định điều kiện phải đóng bảo hiểm xã hội thì mới được tính chi phí hợp lý về tiền lương, tiền công.

Do đó, không đóng bảo hiểm xã hội không đồng nghĩa với việc chi phí tiền lương bị loại trừ khi tính thuế TNDN.

Tiền lương của chủ doanh nghiệp tư nhân có được trừ khi tính thuế TNDN không?

Theo khoản 2 Điều 9 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 quy định các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế như sau:

Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

...

2. Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm:

...

e) Khoản trích khấu hao tài sản cố định không đúng hoặc vượt mức quy định của pháp luật;

g) Khoản trích trước vào chi phí không đúng quy định của pháp luật;

h) Tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do cá nhân làm chủ; thù lao trả cho sáng lập viên doanh nghiệp không trực tiếp tham gia điều hành sản xuất, kinh doanh; tiền lương, tiền công, các khoản hạch toán chi khác để chi trả cho người lao động nhưng thực tế không chi trả hoặc không có hoá đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật;

...

Như vậy, theo quy định trên, từ 01/10/2025, các khoản chi tiền lương của chủ doanh nghiệp tư nhân không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.