Quy định kiểm tra tài liệu lưu trữ số từ ngày 01/7/2025 được thực hiện như thế nào?

Bảo quản tài liệu lưu trữ số phải đáp ứng yêu cầu gì từ ngày 01/7/2025?

Căn cứ theo Điều 27 Thông tư 05/2025/TT-BNV quy định yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ số như sau:

- Tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ phải được sao lưu ít nhất hai bộ, mỗi bộ trên một phương tiện lưu trữ độc lập, việc sao lưu phải bảo đảm đầy đủ, chính xác, kịp thời, an toàn.

- Bảo đảm thống nhất quy trình kiểm tra, sao lưu, phục hồi tài liệu lưu trữ số với kiểm tra, sao lưu, phục hồi với cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

- Tài liệu lưu trữ số được kiểm tra, sao lưu, phục hồi đồng thời với cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

- Quy trình, thủ tục, cách thức kiểm tra, sao lưu, phục hồi tài liệu lưu trữ số được thực hiện đồng bộ với quy trình, thủ tục, cách thức kiểm tra, sao lưu, phục hồi cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

- Hạ tầng kỹ thuật, phần mềm bảo quản tài liệu lưu trữ số thực hiện theo quy định về Kho lưu trữ số.

Quy định kiểm tra tài liệu lưu trữ số được thực hiện như thế nào? (Hình từ Internet)

Quy định kiểm tra tài liệu lưu trữ số được thực hiện như thế nào từ ngày 01/7/2025?

Căn cứ theo Điều 29 Thông tư 05/2025/TT-BNV quy định kiểm tra tài liệu lưu trữ số được thực hiện như sau:

- Hằng năm cơ quan, tổ chức phải lập kế hoạch kiểm tra tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý.

- Định kỳ và trong thời hạn 03 năm, cơ quan, tổ chức phải bảo đảm kiểm tra toàn bộ tài liệu lưu trữ số thuộc phạm vi quản lý.

- Nội dung kiểm tra

+ Kiểm tra khả năng tiếp cận, sử dụng, cập nhật của thông tin về dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ số.

+ Kiểm tra quá trình bảo quản và bảo đảm an toàn thông tin đối với tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

+ Kiểm tra tính chính xác thông tin về dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ số với tệp tin tài liệu lưu trữ kèm theo (nếu có).

- Kiểm tra tài liệu lưu trữ số được thực hiện như sau:

+ Xác định và phân loại nguồn tài liệu lưu trữ số kiểm tra (chọn phông lưu trữ để chọn điểm và chọn xác suất cơ sở dữ liệu trong phông).

+ Khởi động hệ thống trang thiết bị, phần mềm phục vụ kiểm tra.

+ Kết nối hệ thống phục vụ kiểm tra với phương tiện lưu trữ.

+ Kiểm tra tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

+ Thống kê danh mục tài liệu kiểm tra gồm tên tệp tin kiểm tra, địa chỉ lưu trữ tệp tin bị lỗi.

+ Ghi biên bản theo quy định tại Mục 1 Phụ lục VII Thông tư 05/2025/TT-BNV.

+ Thực hiện phương án khắc phục lỗi (bổ sung các trường tin bị lỗi, bổ sung dữ liệu từ các nguồn dự phòng, số hóa lại tài liệu bị lỗi và bổ sung vào Hệ thống).

+ Lập hồ sơ về quá trình kiểm tra.

Quy định sao lưu tài liệu lưu trữ số ra sao từ ngày 01/7/2025?

Căn cứ theo Điều 30 Thông tư 05/2025/TT-BNV quy định sao lưu tài liệu lưu trữ số như sau:

- Thời gian và phương thức sao lưu

+ Tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ phải sao lưu hằng ngày theo phương thức sao lưu gia tăng, định kỳ hằng tháng phải sao lưu theo phương thức sao lưu đầy đủ.

+ Tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ phải sao lưu 03 năm/01 lần theo phương thức sao lưu đầy đủ; dữ liệu chủ của hồ sơ, tài liệu lưu trữ được sao lưu.

- Hệ thống sao lưu cần được kiểm tra định kỳ mỗi quý và phải báo cáo cơ quan quản lý để dự báo tình huống, kịp thời xử lý các sự cố và có giải pháp khắc phục hư hỏng.

- Thực hiện việc sao lưu định kỳ tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ như sau

+ Xác định nguồn dữ liệu sao lưu.

+ Chuẩn bị, kiểm tra phương tiện sao lưu.

+ Thực hiện sao lưu đối với mã nguồn phần mềm và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ vào phương tiện lưu trữ.

+ Kiểm tra kết quả sao lưu sau khi hoàn thành sao lưu. Trường hợp kết quả sao lưu không đạt yêu cầu thì đề xuất biện pháp khắc phục lỗi và báo cáo người có trách nhiệm xử lý. Trường hợp việc sao lưu đạt yêu cầu thì chuyển phương tiện lưu trữ chứa cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ sao lưu vào nơi bảo quản.

+ Bảo quản phương tiện lưu trữ chứa cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ sao lưu theo quy định của cơ quan, tổ chức.

+ Ghi nhật ký và lập Biên bản sao lưu theo quy định tại Mục 2 và Mục 3 Phụ lục VII Thông tư 05/2025/TT-BNV.

+ Lập hồ sơ quá trình sao lưu.

- Chuyển đổi phương tiện lưu trữ

Tài liệu lưu trữ số phải được chuyển đổi phương tiện lưu trữ trong thời hạn ngắn hơn ít nhất 01 năm so với thời hạn độ bền của phương tiện lưu trữ hoặc theo khuyến cáo của nhà sản xuất phương tiện lưu trữ.

Lưu ý: Thông tư 05/2025/TT-BNV có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/7/2025