Công văn 5435/CT-NVT 2025 hướng dẫn tình huống thường gặp lập DS chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay?

Công văn 5435/CT-NVT năm 2025 Cục Thuế hướng dẫn tình huống thường gặp khi lập DS chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay?

Ngày 21/11/2025, Cục Thuế đã ban hành Công văn 5435/CT-NVT năm 2025 về việc tuyên truyền, hướng dẫn tổ chức chi trả thu nhập cung cấp thông tin TNCN đã nộp thay chi tiết cho cá nhân. Tải về

Theo đó, tại Công văn 5435/CT-NVT năm 2025, Cục Thuế đề nghị các Thuế tỉnh, thành phố, Chi Cục trưởng Chi cục Thuế doanh nghiệp lớn, Chi Cục trưởng Chi cục Thuế thương mại điện tử quản lý Tổ chức chi trả thu nhập triển khai thực hiện:

- Tiếp tục tuyên truyền, hướng dẫn các tổ chức chi trả thu nhập thực hiện cung cấp thông tin theo hướng dẫn tại Công văn 828/TCT-KK năm 2025 (Các tình huống thường gặp theo Phụ lục 1 đính kèm Công văn 5435/CT-NVT năm 2025).

Xem chi tiết Các tình huống thường gặp khi lập DS chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay:

Tải về

Công văn 5435/CT-NVT 2025 Cục Thuế hướng dẫn tình huống thường gặp khi lập DS chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay? (Hình từ Internet)

Quy trình lập danh sách chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân như thế nào?

Theo Phụ lục ban hành kèm theo Công văn 828/TCT-KK năm 2025 hướng dẫn Tổ chức chi trả thu nhập lập và gửi thông tin chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân theo chứng từ nộp thuế TNCN, bao gồm: Thông tin chung của chứng từ nộp NSNN; thông tin chi tiết của từng cá nhân được khấu trừ nộp thay (MST, Tên NNT, Số tiền thuế đã khấu trừ, số tiền đã nộp NSNN, số thuế đã nộp thừa kỳ trước được bù trừ (nếu có)).

Cụ thể quy trình lập danh sách số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân như sau:

Bước 1: Tổ chức chi trả thu nhập lập và kết xuất file danh sách chi tiết số thuế TNCN đã nộp cho từng cá nhân định dạng XML trên hệ thống hỗ trợ kê khai HTKK (Hệ thống HTKK hỗ trợ NNT import file Excel danh sách chi tiết).

Bước 2: Tổ chức chi trả thu nhập đăng nhập vào hệ thống eTax thực hiện:

Tại chức năng Nộp thuế: NNT chọn chức năng Tra cứu giấy nộp tiền (chứng từ nộp NSNN) và thực hiện gửi file danh sách chi tiết XML theo chứng từ nộp NSNN.

Trường hợp NNT tra cứu chưa thấy giấy nộp tiền thì NNT chọn Chức năng cung cấp thông tin số tiền thuế TNCN nộp thay XML và thực hiện gửi file danh sách chi tiết XML theo các thông tin chứng từ đã nộp NSNN.

Trường hợp Tổ chức chi trả thu nhập chưa được cấp tài khoản giao dịch thuế điện tử thì thực hiện đăng ký cấp tài khoản theo quy định tại Điều 10 Thông tư 19/2021/TT-BTC ngày 18/3/2021 của Bộ Tài chính hướng dẫn về giao dịch điện tử trong lĩnh vực thuế và các văn bản sửa đổi, bổ sung nếu có (hoặc thực hiện đăng nhập bằng tài khoản định danh VNIED và kích hoạt tài khoản thuế điện tử theo hướng dẫn của ứng dụng).

Cổng thông tin điện tử của Cục Thuế thực hiện tiếp nhận thông tin. Trường hợp, sau khi tiếp nhận nếu phát hiện thông tin cung cấp có sai sót thì cơ quan thuế thực hiện thông báo cụ thể về thông tin lỗi và lý do lỗi để tổ chức chi trả thu nhập cung cấp lại thông tin.

Cổng ETax Kiểm tra:

- Số chứng từ trên file cung cấp thông tin khớp với số chứng từ của giấy nộp tiền.

- Tổng số tiền nộp thay cho từng cá nhân trên file thông tin cung cấp phải bằng tổng tiền thuế thu nhập cá nhân tổ chức chi trả đã nộp trên chứng từ nộp NSNN.

Lưu ý:

- Mỗi chứng từ nộp NSNN người nộp thuế lập một file thông tin cung cấp tương ứng; Cơ quan thuế sử dụng file thông tin cung cấp của tổ chức chi trả thu nhập có ngày lập/gửi, lần gửi sau cùng;

- Trường hợp tổ chức trả thu nhập có phát sinh số thuế TNCN đã nộp thừa và sử dụng bù trừ cho kỳ tính thuế tiếp theo tương ứng với chứng từ nộp NSNN nêu trên, thì tổ chức thực hiện xác định số thuế bù trừ cho các cá nhân.

- Trường hợp cá nhân có thu nhập chưa thực hiện đăng ký thuế, đề nghị thực hiện đăng ký thuế theo quy định.

Quy định cần lưu ý về DS chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân?

Theo hướng dẫn tại Công văn 828/TCT-KK năm 2025, căn cứ quy định tại khoản 7 Điều 17, khoản 1, khoản 2 Điều 19 Luật Quản lý thuế 2019.

Theo đó, người nộp thuế cần nắm rõ các quy định sau:

(1) Đối tượng phải nộp danh sách chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay Nộp danh sách chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân:

Doanh nghiệp đã khấu trừ và nộp thuế TNCN thay cho người lao động.

(2) Thời điểm làm và nộp danh sách chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay:

Sau khi doanh nghiệp nộp thành công tiền thuế TNCN thay cho người lao động vào Ngân sách Nhà nước

(3) Mục đích nộp danh sách chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay

- Hỗ trợ người nộp thuế thực hiện quyết toán thuế TNCN thuận tiện hơn.

- Ngăn chặn các hành vi trốn thuế, đảm bảo tính minh bạch trong quyết toán thuế.

- Thúc đẩy tự động hóa quy trình kê khai, quyết toán, hoàn thuế TNCN.

(4) Tổng quát quy trình làm và nộp danh sách chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay

- DN làm tờ khai “Danh sách chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân” trên phần mềm HTKK => Rồi kết xuất XML

- Nộp tờ khai “Danh sách chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân” qua mạng trên trang https://thuedientu.gdt.gov.vn/ hoặc https://dichvucong.gdt.gov.vn