Xuất hóa đơn khi doanh nghiệp đang thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ như thế nào?

Xuất hóa đơn khi doanh nghiệp đang thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ như thế nào?

Căn cứ điểm a khoản 5 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về nội dung xuất hóa đơn như sau:

Nội dung của hóa đơn

…

5. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua

a) Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh có mã số thuế thì tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua thể hiện trên hóa đơn phải ghi theo đúng tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã.

Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như: "Phường" thành "P"; "Quận" thành "Q", "Thành phố" thành "TP", "Việt Nam" thành "VN" hoặc "Cổ phần" là "CP", "Trách nhiệm Hữu hạn" thành "TNHH", "khu công nghiệp" thành "KCN", "sản xuất" thành "SX", "Chi nhánh" thành "CN"… nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.

…

Theo quy định trên thì người bán sẽ ghi nhận địa chỉ của doanh nghiệp trên hóa đơn theo đúng địa chỉ ghi tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp tại thời điểm xuất hóa đơn.

Như vậy, nếu tại thời điểm xuất hóa đơn mà doanh nghiệp vẫn đang trong quá trình thực hiện thay đổi địa chỉ trụ sở chính, chưa được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới thì người bán vẫn ghi địa chỉ người mua theo địa chỉ được ghi trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hiện có.

>> Cập nhật quy định mới: Hiện nay điểm a khoản 5 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã được sửa đổi bởi điểm a khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định như sau:

Nội dung của hóa đơn

...

5. Tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách hoặc số định danh cá nhân của người mua

a) Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh có mã số thuế thì tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua thể hiện trên hóa đơn phải ghi theo đúng tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã; trường hợp người mua là đơn vị có quan hệ ngân sách thì tên, địa chỉ, mã số đơn vị có quan hệ ngân sách thể hiện trên hóa đơn phải ghi mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách được cấp.

Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như: “Phường” thành “P”; “Quận” thành “Q”, “Thành phố” thành “TP”, “Việt Nam” thành “VN” hoặc “Cổ phần” là “CP”, “Trách nhiệm hữu hạn” thành “TNHH”, “khu công nghiệp” thành “KCN”, “sản xuất” thành “SX”, “Chi nhánh” thành “CN”... nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.

...

Theo quy định trên, địa chỉ của người mua thể hiện trên hóa đơn phải ghi theo đúng tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Vì vậy, nếu tại thời điểm xuất hóa đơn mà doanh nghiệp vẫn đang trong quá trình thực hiện thay đổi địa chỉ trụ sở chính, chưa được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới thì người bán vẫn ghi địa chỉ người mua theo địa chỉ được ghi trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hiện có.

Xuất hóa đơn khi doanh nghiệp đang thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ như thế nào? (Hình từ Internet)

Lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế như thế nào?

Căn cứ khoản 1 Điều 17 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có một số thuật ngữ bị thay thế bởi khoản 3 Điều 2 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định như sau:

Lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

1. Lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

a) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng nêu tại khoản 1 Điều 14 Nghị định này nếu truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để lập hóa đơn thì sử dụng tài khoản đã được cấp khi đăng ký để thực hiện:

- Lập hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

- Ký số trên các hóa đơn đã lập và gửi hóa đơn để cơ quan thuế cấp mã.

b) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thì truy cập vào trang thông tin điện tử của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị để thực hiện:

- Lập hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

- Ký số trên các hóa đơn đã lập và gửi hóa đơn qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để cơ quan thuế cấp mã.

...

Như vậy, lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế như sau:

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng nêu tại khoản 1 Điều 14 Nghị định 123/2020/NĐ-CP nếu truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để lập hóa đơn thì sử dụng tài khoản đã được cấp khi đăng ký để thực hiện:

+ Lập hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

+ Ký số trên các hóa đơn đã lập và gửi hóa đơn để cơ quan thuế cấp mã.

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thì truy cập vào trang thông tin điện tử của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị để thực hiện:

+ Lập hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

+ Ký số trên các hóa đơn đã lập và gửi hóa đơn qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để cơ quan thuế cấp mã.

Lập hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế như thế nào?

Điều 18 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định như sau:

Lập hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

1. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sau khi nhận được thông báo chấp nhận của cơ quan thuế.

2. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng phần mềm để lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số trên hóa đơn điện tử và gửi cho người mua bằng phương thức điện tử theo thỏa thuận giữa người bán và người mua, đảm bảo phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Như vậy, trường hợp lập hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế như sau:

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sau khi nhận được thông báo chấp nhận của cơ quan thuế.

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng phần mềm để lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số trên hóa đơn điện tử và gửi cho người mua bằng phương thức điện tử theo thỏa thuận giữa người bán và người mua, đảm bảo phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.