Trách nhiệm của doanh nghiệp trong kê khai, quyết toán thuế TNCN như thế nào?

Trách nhiệm của doanh nghiệp trong kê khai, quyết toán thuế TNCN như thế nào?

Vừa qua, Cục Thuế đã ban hành Công văn 63/ CT-CS năm 2026 hướng dẫn về kê khai thuế thu nhập cá nhân từ tiền lương, tiền công miễn thuế theo Nghị quyết 136/2024/QH15.

Tải về Công văn 63/ CT-CS năm 2026

Theo đó, đối với vấn đề kê khai và quyết toán thuế TNCN, Cục Thuế đã có một số lưu ý sau đây:

Căn cứ theo Điều 17 Luật Quản lý thuế 2019 quy định về trách nhiệm của người nộp thuế;

Căn cứ theo khoản 3 Điều 7 Nghị định 126/2020/NĐ-CP được bổ sung bởi khoản 2 Điều 1 Nghị định 91/2022/NĐ-CP quy định người nộp thuế không phải nộp hồ sơ khai thuế trong một số trường hợp;

Căn cứ theo tiết d.1 điểm d khoản 6 Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP quy định thuế thu nhập cá nhân đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân từ tiền lương, tiền công; cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập; cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế.

Từ những căn cứ trên, trách nhiệm của doanh nghiệp trong kê khai, quyết toán thuế TNCN như sau:

- Về khai thuế TNCN theo tháng/quý:

+ Nếu trong tháng/quý có phát sinh khấu trừ thuế TNCN, tổ chức/cá nhân trả thu nhập có trách nhiệm nộp hồ sơ khai thuế TNCN và kê khai đầy đủ số thuế đã khấu trừ.

+ Nếu trong tháng/quý không phát sinh khấu trừ thuế TNCN, tổ chức/cá nhân trả thu nhập không phải nộp hồ sơ khai thuế TNCN.

- Về quyết toán thuế TNCN:

+ Tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công có trách nhiệm thực hiện khai quyết toán thuế TNCN, không phân biệt có phát sinh khấu trừ thuế hay không phát sinh khấu trừ thuế.

+ Trường hợp tổ chức, cá nhân không phát sinh trả thu nhập thì không phải khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân.

Xem thêm

>> Chi trả lương từ 5 triệu đồng trở lên bằng tiền mặt trước ngày 15/12/2025 có bị loại chi phí khi quyết toán thuế TNDN không?

>> Lương tháng 12 chi vào tháng 1 thì hạch toán chi thuế TNCN vào tháng 1 như thế nào?

>> Cách viết tờ khai lệ phí môn bài như thế nào?

Trách nhiệm của doanh nghiệp trong kê khai, quyết toán thuế TNCN như thế nào? (Hình từ Internet)

Cách lập tờ khai quyết toán thuế TNCN trên Etax Mobile?

Dưới đây là hướng dẫn cách lập tờ khai quyết toán thuế TNCN trên Etax Mobile, cụ thể:

BƯỚC 1: Đăng nhập bằng mã số thuế và mật khẩu đã được cấp hoặc Đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử, chọn Hỗ trợ quyết toán thuế TNCN.

BƯỚC 2: Chọn Hỗ trợ lập tờ khai quyết toán.

BƯỚC 3: Lựa chọn năm quyết toán và chọn tra cứu.

BƯỚC 4: Hệ thống tự động cập nhật các dữ liệu cần thiết, NNT kiểm tra khớp đúng số liệu thì bấm chọn Tạo Tờ khai 02/QTT-TNCN gửi (chỉ áp dụng cho việc kê khai Tờ khai lần đầu).

BƯỚC 5: Hệ thống thể hiện đầy đủ thông tin (Loại tờ khai, năm kê khai, trường hợp quyết toán), NNT kiểm tra thông tin rồi bấm Tiếp tục.

BƯỚC 6:

Trường hợp tại thời điểm quyết toán thuế TNCN đang làm việc tại tổ chức chi trả thu nhập thì chọn Có và điền mã số thuế của tổ chức đó tại ô bên dưới, chọn Tiếp tục.

Trường hợp tại thời điểm quyết toán thuế TNCN không làm việc tại tổ chức nào thì điền thông tin nơi cư trú, chọn Tiếp tục.

BƯỚC 7: Sau khi màn hình hiện ra Cơ quan thuế quyết toán thì chọn tiếp tục.

BƯỚC 8: Trường hợp có người phụ thuộc thì kiểm tra dữ liệu thông tin NPT tại Bảng kê 02-1/BK-QTT-TNCN, trường hợp không kiểm tra thông tin sót NPT thì bấm vào thêm mới NPT rồi bấm Tiếp tục.

BƯỚC 9:

Trường hợp NNT đề nghị hoàn trả vào tài khoản tại chỉ tiêu (46) thì điền đầy đủ thông tin tài khoản ngân hàng rồi bấm Tiếp tục, trường hợp NNT đề nghị bù trừ cho khoản phải nộp NSNN tại chỉ tiêu (47) thì ghi thêm các Thông tin và bấm Tiếp tục.

Sau đó bấm chọn vào “Tôi cam đoan…” rồi bấm Tiếp tục.

BƯỚC 10: Sau khi màn hình hiện đầy đủ thông tin tờ khai thì bấm nộp tờ khai.

BƯỚC 11: Chọn đính kèm phụ lục (Chứng từ khấu trừ thuế, Hợp đồng, CCCD, Chứng từ khác…)

BƯỚC 12: Sau khi đính kèm các phụ lục thì bấm Tiếp tục và nhập mã OTP (được gửi về số điện thoại đã đăng ký) để nộp tờ khai.

Hồ sơ quyết toán thuế TNCN bao gồm những gì?

Tại Mục 4 Công văn 13762/CTHN-HKDCN năm 2023 Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành có hướng dẫn về quyết toán thuế thu nhập cá nhân.

Theo đó, hồ sơ quyết toán thuế TNCN bao gồm như sau:

[1] Đối với cá nhân khai quyết toán thuế TNCN trực tiếp với cơ quan thuế, hồ sơ quyết toán thuế TNCN bao gồm:

- Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân mẫu số 02/QTT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư 80/2021/TT-BTC.

- Phụ lục bảng kê giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc mẫu số 02-1/BK-QTT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư 80/2021/TT-BTC.

- Bản sao (bản chụp từ bản chính) các chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ, đã tạm nộp trong năm, số thuế đã nộp ở nước ngoài (nếu có).

Trường hợp tổ chức trả thu nhập không cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân do tổ chức trả thu nhập đã chấm dứt hoạt động thì cơ quan thuế căn cứ cơ sở dữ liệu của ngành thuế để xem xét xử lý hồ sơ quyết toán thuế cho cá nhân mà không bắt buộc phải có chứng từ khấu trừ thuế.

Trường hợp tổ chức, cá nhân trả thu nhập sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử thì người nộp thuế sử dụng bản thể hiện của chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử (bản giấy do người nộp thuế tự in chuyển đổi từ chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử gốc do tổ chức, cá nhân trả thu nhập gửi cho người nộp thuế).

- Bản sao Giấy chứng nhận khấu trừ thuế (ghi rõ đã nộp thuế theo tờ khai thuế thu nhập nào) do cơ quan trả thu nhập cấp hoặc Bản sao chứng từ ngân hàng đối với số thuế đã nộp ở nước ngoài có xác nhận của người nộp thuế trong trường hợp theo quy định của luật pháp nước ngoài, cơ quan thuế nước ngoài không cấp giấy xác nhận số thuế đã nộp.

- Bản sao các hóa đơn chứng từ chứng minh khoản đóng góp vào quỹ từ thiện, quỹ nhân đạo, quỹ khuyến học (nếu có).

- Tài liệu chứng minh về số tiền đã trả của đơn vị, tổ chức trả thu nhập ở nước ngoài trong trường hợp cá nhân nhận thu nhập từ các tổ chức quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán và nhận thu nhập từ nước ngoài.

- Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc theo hướng dẫn tại tiết a tiểu mục 3 Mục 3 Công văn 13762/CTHN-HKDCN năm 2023 (nếu tính giảm trừ cho người phụ thuộc tại thời điểm quyết toán thuế đối với người phụ thuộc chưa thực hiện đăng ký người phụ thuộc).

[2] Đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập, hồ sơ khai quyết toán thuế TNCN như sau:

- Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân mẫu số 05/QTT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư 80/2021/TT-BTC.

- Phụ lục bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo biểu lũy tiến từng phần mẫu số 05-1/BK-QTT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư 80/2021/TT-BTC.

- Phụ lục bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo thuế suất toàn phần mẫu số 05-2/BK-QTT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư 80/2021/TT-BTC.

- Phụ lục bảng kê chi tiết người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh mẫu số 05-3/BK-QTT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư 80/2021/TT-BTC.

- Trường hợp cá nhân thực hiện ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập quyết toán thay thì cá nhân lập Giấy ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân kỳ tính thuế năm 2022 theo mẫu số 08/UQ-QTT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư 80/2021/TT-BTC.

Nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN khi có thay đổi nơi làm việc là ở đâu?

Vừa qua, Thuế tỉnh Gia Lai đã có Công văn 1463/GLA-QLDN1 năm 2025 hướng dẫn về hoàn thuế thu nhập cá nhân.

Tải về Công văn 1463/GLA-QLDN1 năm 2025

Theo đó, Thuế tỉnh Gia Lai lưu ý về nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN khi có thay đổi nơi làm việc như sau:

Căn cứ tại tiết b.2 điểm b khoản 8 Điều 11 Nghị định 126/2020/NĐ-CP đã quy định nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN đối với cá nhân có tiền lương, tiền công từ hai nơi trở lên, cụ thể:

Địa điểm nộp hồ sơ khai thuế

...

8. Địa điểm nộp hồ sơ khai thuế đối với người nộp thuế là cá nhân có phát sinh nghĩa vụ thuế đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công thuộc loại phải quyết toán thuế thu nhập cá nhân theo quy định tại điểm d khoản 4 Điều 45 Luật Quản lý thuế như sau:

...

b) Cá nhân trực tiếp khai quyết toán thuế theo quy định tại khoản 6 Điều 8 Nghị định này bao gồm:

...

b.2) Cá nhân cư trú có thu nhập tiền lương, tiền công thuộc diện tổ chức chi trả khấu trừ tại nguồn từ hai nơi trở lên thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế như sau:

Cá nhân đã tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân tại tổ chức, cá nhân trả thu nhập nào thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế trực tiếp quản lý tổ chức, cá nhân trả thu nhập đó. Trường hợp cá nhân có thay đổi nơi làm việc và tại tổ chức, cá nhân trả thu nhập cuối cùng có tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế quản lý tổ chức, cá nhân trả thu nhập cuối cùng. Trường hợp cá nhân có thay đổi nơi làm việc và tại tổ chức, cá nhân trả thu nhập cuối cùng không tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú. Trường hợp cá nhân chưa tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân ở bất cứ tổ chức, cá nhân trả thu nhập nào thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú.

Trường hợp cá nhân cư trú không ký hợp đồng lao động, hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng, hoặc ký hợp đồng cung cấp dịch vụ có thu nhập tại một nơi hoặc nhiều nơi đã khấu trừ 10% thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú.

Cá nhân cư trú trong năm có thu nhập từ tiền lương, tiền công tại một nơi hoặc nhiều nơi nhưng tại thời điểm quyết toán không làm việc tại tổ chức, cá nhân trả thu nhập nào thì nơi nộp hồ sơ khai quyết toán thuế là cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú.

Như vậy, cá nhân đã tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân tại tổ chức, cá nhân trả thu nhập nào thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế trực tiếp quản lý tổ chức, cá nhân trả thu nhập đó.

Trường hợp cá nhân có thay đổi nơi làm việc và tại tổ chức, cá nhân trả thu nhập cuối cùng có tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế quản lý tổ chức, cá nhân trả thu nhập cuối cùng.

Theo đó, trường hợp cá nhân năm 2024 làm việc tại Chi nhánh, từ tháng 01/2025 chuyển về làm việc cho Công ty, mặc dù cá nhân đã kê khai quyết toán thuế TNCN năm 2024 tại cơ quan thuế quản lý Chi nhánh (hạn nộp ngày 02/5/2025) nhưng từ tháng 01/2025 cá nhân nhận thu nhập và tính giảm trừ gia cảnh năm 2025 tại Công ty thì phải nộp hồ sơ khai quyết toán thuế TNCN tại cơ quan thuế quản lý Công ty (tức tổ chức trả thu nhập cuối cùng có tính giảm trừ gia cảnh).

Mức phạt hành vi không thực hiện quyết toán thuế TNCN?

Căn cứ theo Điều 13 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định về việc xử phạt hành vi vi phạm về thời hạn nộp hồ sơ khai thuế như sau:

Xử phạt hành vi vi phạm về thời hạn nộp hồ sơ khai thuế

1. Phạt cảnh cáo đối với hành vi nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn từ 01 ngày đến 05 ngày và có tình tiết giảm nhẹ.

2. Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn từ 01 ngày đến 30 ngày, trừ trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này.

3. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn quy định từ 31 ngày đến 60 ngày.

4. Phạt tiền từ 8.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

a) Nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn quy định từ 61 ngày đến 90 ngày;

b) Nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn quy định từ 91 ngày trở lên nhưng không phát sinh số thuế phải nộp;

c) Không nộp hồ sơ khai thuế nhưng không phát sinh số thuế phải nộp;

d) Không nộp các phụ lục theo quy định về quản lý thuế đối với doanh nghiệp có giao dịch liên kết kèm theo hồ sơ quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.

5. Phạt tiền từ 15.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng đối với hành vi nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn trên 90 ngày kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ khai thuế, có phát sinh số thuế phải nộp và người nộp thuế đã nộp đủ số tiền thuế, tiền chậm nộp vào ngân sách nhà nước trước thời điểm cơ quan thuế công bố quyết định kiểm tra thuế, thanh tra thuế hoặc trước thời điểm cơ quan thuế lập biên bản về hành vi chậm nộp hồ sơ khai thuế theo quy định tại khoản 11 Điều 143 Luật Quản lý thuế.

Trường hợp số tiền phạt nếu áp dụng theo khoản này lớn hơn số tiền thuế phát sinh trên hồ sơ khai thuế thì số tiền phạt tối đa đối với trường hợp này bằng số tiền thuế phát sinh phải nộp trên hồ sơ khai thuế nhưng không thấp hơn mức trung bình của khung phạt tiền quy định tại khoản 4 Điều này.

...

Như vậy, theo quy định trên thì tùy vào mức độ nghiêm trọng của vụ việc mà người nộp thuế không thực hiện quyết toán thuế TNCN sẽ bị phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng.

Tuy nhiên, theo khoản 5 Điều 5 Nghị định 125/2020/NĐ-CP và khoản 4 Điều 7 Nghị định 125/2020/NĐ-CP thì mức phạt đối với hành vi vi phạm trên là mức phạt của tổ chức. Đối với cá nhân có cùng hành vi vi phạm thì mức phạt tiền bằng một nửa tổ chức.

Do đó, nếu cá nhân không thực hiện quyết toán thuế TNCN sẽ bị phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 12.500.000 đồng tùy vào mức độ nghiêm trọng của vụ việc.