Thủ tục khai quyết toán thuế TNCN đối với tổ chức trả thu nhập từ tiền lương, tiền công ra sao?

Thủ tục khai quyết toán thuế TNCN đối với tổ chức trả thu nhập từ tiền lương, tiền công ra sao?

Căn cứ tại mục 15 Phần II Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định 1934/QĐ-BTC năm 2026 hướng dẫn thủ tục khai quyết toán thuế TNCN đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công được thực hiện như sau:

(1) Trình tự thực hiện:

Bước 1: Tổ chức, cá nhân trả thu nhập chuẩn bị hồ sơ khai quyết toán thuế. Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính.

Bước 2: Cơ quan thuế tiếp nhận:

- Trường hợp hồ sơ được nộp trực tiếp tại cơ quan thuế hoặc hồ sơ được gửi qua đường bưu chính: cơ quan thuế thực hiện tiếp nhận, giải quyết hồ sơ theo quy định.

- Trường hợp hồ sơ được nộp thông qua giao dịch điện tử, việc tiếp nhận, kiểm tra, chấp nhận, giải quyết hồ sơ (và trả kết quả nếu có kết quả) thông qua hệ thống xử lý dữ liệu điện tử của cơ quan thuế.

(2) Cách thức thực hiện:

- Trực tiếp: Tại TTPVHCC cấp tỉnh, xã;

- Thông qua dịch vụ bưu chính công ích theo quy định của Thủ tướng Chính phủ, qua thuê dịch vụ của doanh nghiệp, cá nhân hoặc qua ủy quyền theo quy định của pháp luật;

- Trực tuyến: qua Cổng DVC Quốc gia Hệ thống thông tin quản lý thuế Hệ thống thống thông tin của tổ chức cung cấp dịch T-VAN.

(3) Thành phần, số lượng hồ sơ:

Thành phần hồ sơ gồm:

- Tờ khai quyết toán thuế TNCN (áp dụng đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công) theo mẫu số 05/QTT-TNCN Tải về ban hành kèm theo Thông tư 89/2026/TT-BTC ngày 30/06/2026 của Bộ trưởng Bộ Tài chính;

- Phụ lục bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo biều luỹ tiến từng phần theo mẫu số 05-1/BK-QTT-TNCN Tải về ban hành kèm theo Thông tư 89/2026/TT-BTC ngày 30/06/2026 của Bộ trưởng Bộ Tài chính;

- Phụ lục bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo thuế suất toàn phần theo mẫu số 05-2/BK-QTT-TNCN Tải về ban hành kèm theo Thông tư 89/2026/TT-BTC ngày 30/06/2026 2026 của Bộ trưởng Bộ Tài chính;

- Phụ lục bảng kê chi tiết người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh theo mẫu số 05-3/BK-QTT-TNCN Tải về ban hành kèm theo Thông tư 89/2026/TT-BTC ngày 30/06/2026 của Bộ trưởng Bộ Tài chính;

Từ 01/7/2026 đến thời điểm theo lộ trình của cơ quan thuế quy định tại khoản 2 Điều 99 Thông tư 89/2026/TT-BTC thì các mẫu 05/QTT-TNCN, 05-1/BK-QTT-TNCN, 05-2/BK-QTT-TNCN, 05-3/BK-QTT-TNCN thực hiện theo mẫu biểu ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC ngày 29/9/2021 của Bộ Tài chính.

Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

(4) Thời hạn giải quyết: Không phải trả kết quả cho người nộp thuế

(5) Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Tổ chức, cá nhân trả thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công.

(6) Cơ quan giải quyết TTHC: Thuế tỉnh, thành phố Thuế cơ sở Chi cục Thuế Doanh nghiệp lớn; Chi cục Thuế Thương mại điện tử

(7) Phí, lệ phí: Không.

Thủ tục khai quyết toán thuế TNCN đối với tổ chức trả thu nhập từ tiền lương, tiền công ra sao? (Hình từ Internet)

Thời hạn nộp hồ sơ khai quyết toán thuế TNCN là khi nào?

Căn cứ tại khoản 5 Điều 10 Nghị định 252/2026/NĐ-CP quy định về thời hạn nộp hồ sơ khai quyết toán thuế TNCN như sau:

Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế

...

5. Đối với loại thuế khai quyết toán thuế, thời hạn nộp hồ sơ khai thuế thực hiện như sau:

a) Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 03 kể từ ngày kết thúc kỳ quyết toán thuế;

b) Chậm nhất là ngày thứ 45 kể từ ngày người nộp thuế có quyết định về việc chấm dứt hoạt động, giải thể, phá sản, chấm dứt hợp đồng, cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước, chia, tách, sáp nhập, hợp nhất;

c) Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 04 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch đối với hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân của cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công trực tiếp quyết toán thuế.

Trường hợp trong 01 năm dương lịch, cá nhân có mặt tại Việt Nam dưới 183 ngày nhưng tính trong 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt tại Việt Nam từ 183 ngày trở lên thì thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân của năm đầu tiên chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 04 kể từ ngày cuối cùng của tháng tính đủ 12 tháng liên tục;

d) Trước khi xuất cảnh đối với cá nhân cư trú là người nước ngoài kết thúc hợp đồng lao động tại Việt Nam nhưng không quá 45 ngày kể từ ngày kết thúc hợp đồng lao động.

...

Như vậy, thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công trực tiếp quyết toán thuế chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 04 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch.

Tuy nhiên, theo khoản 7 Điều 3 Nghị định 252/2026/NĐ-CP trường hợp ngày cuối cùng của thời hạn nộp hồ sơ khai thuế, thời hạn nộp thuế, thời hạn cơ quan quản lý thuế giải quyết hồ sơ thuế trùng với ngày nghỉ theo quy định thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày làm việc liền kề sau ngày nghỉ đó.

Trường hợp nào không bị phạt tiền khi chậm nộp tờ khai quyết toán thuế TNCN?

Theo Điều 9 Nghị định 125/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi khoản 7 Điều 1 Nghị định 310/2025/NĐ-CP quy định những trường hợp không xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn bao gồm:

Những trường hợp không xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn

1. Không xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn đối với các trường hợp không xử phạt vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật về xử lý vi phạm hành chính.

Người nộp thuế chậm thực hiện thủ tục thuế, hóa đơn bằng phương thức điện tử do sự cố kỹ thuật của hệ thống công nghệ thông tin được thông báo trên Cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế thuộc trường hợp thực hiện hành vi vi phạm do sự kiện bất khả kháng quy định tại khoản 4 Điều 11 Luật Xử lý vi phạm hành chính.

2. Không xử phạt vi phạm hành chính về thuế, không tính tiền chậm nộp tiền thuế đối với người nộp thuế vi phạm hành chính về thuế do thực hiện theo văn bản hướng dẫn, quyết định xử lý của cơ quan thuế, cơ quan nhà nước có thẩm quyền liên quan đến nội dung xác định nghĩa vụ thuế của người nộp thuế (kể cả các văn bản hướng dẫn, quyết định xử lý được ban hành trước ngày Nghị định này có hiệu lực), trừ trường hợp thanh tra, kiểm tra thuế tại trụ sở người nộp thuế chưa phát hiện sai sót của người nộp thuế trong việc khai, xác định số tiền thuế phải nộp hoặc số tiền thuế được miễn, giảm, hoàn nhưng sau đó hành vi vi phạm hành chính về thuế của người nộp thuế bị phát hiện.

3. Không xử phạt vi phạm hành chính về thuế đối với trường hợp khai sai, người nộp thuế đã khai bổ sung hồ sơ khai thuế theo quy định của pháp luật quản lý thuế và đã tự giác nộp đủ số tiền thuế phải nộp trước thời điểm cơ quan thuế công bố quyết định kiểm tra thuế, cơ quan có thẩm quyền khác công bố quyết định thanh tra, kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế hoặc trước thời điểm cơ quan thuế phát hiện không qua kiểm tra thuế tại trụ sở của người nộp thuế hoặc trước khi cơ quan có thẩm quyền khác phát hiện.

4. Không xử phạt hành vi vi phạm thủ tục thuế đối với cá nhân trực tiếp quyết toán thuế thu nhập cá nhân chậm nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân mà có phát sinh số tiền thuế được hoàn; hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đã bị ấn định thuế theo quy định tại Điều 51 Luật Quản lý thuế.

5. Không xử phạt hành vi vi phạm về thời hạn nộp hồ sơ khai thuế trong thời gian người nộp thuế được gia hạn nộp hồ sơ khai thuế đó.

Như vậy, cá nhân chậm nộp tờ khai quyết toán thuế TNCN không bị phạt tiền trong các trường hợp sau:

- Chậm nộp do sự kiện bất khả kháng (ví dụ: lỗi hệ thống thuế điện tử được cơ quan thuế thông báo).

- Thực hiện theo hướng dẫn hoặc quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền dẫn đến vi phạm.

- Cá nhân trực tiếp quyết toán có số thuế được hoàn.