Những lưu ý cần biết để tránh bị truy thu, xử phạt khi sử dụng hệ thống kế toán không đúng quy định?

Những lưu ý cần biết để tránh bị truy thu, xử phạt khi sử dụng hệ thống kế toán không đúng quy định?

Theo Luật kế toán 2015, đơn vị kế toán phải căn cứ vào hệ thống sổ kế toán do Bộ Tài chính quy định để chọn một hệ thống sổ kế toán áp dụng ở đơn vị và mỗi đơn vị kế toán chỉ sử dụng một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm. Đồng thời, đơn vị kế toán được cụ thể hoá các sổ kế toán đã chọn để phục vụ yêu cầu kế toán của đơn vị. Cụ thể như sau:

Căn cứ theo khoản 4 Điều 45 Luật Quản lý thuế 2025 quy định hành vi trốn thuế như sau:

Hành vi vi phạm trong lĩnh vực quản lý thuế

...

4. Hành vi trốn thuế:

a) Không nộp hồ sơ đăng ký thuế; không nộp hồ sơ khai thuế; nộp hồ sơ khai thuế sau 90 ngày kể từ ngày hết thời hạn nộp hồ sơ khai thuế hoặc ngày hết thời hạn gia hạn nộp hồ sơ khai thuế theo quy định của Luật này dẫn đến thiếu số tiền thuế phải nộp hoặc tăng số tiền thuế được miễn, giảm, hoàn;

b) Không ghi chép, ghi nhận trong sổ kế toán các khoản thu liên quan đến việc xác định số tiền thuế phải nộp;

...

Đồng thời, căn cứ theo khoản 2 Điều 25 Luật kế toán 2015 có quy định hệ thống sổ kế toán:

Hệ thống sổ kế toán

1. Đơn vị kế toán phải căn cứ vào hệ thống sổ kế toán do Bộ Tài chính quy định để chọn một hệ thống sổ kế toán áp dụng ở đơn vị.

2. Mỗi đơn vị kế toán chỉ sử dụng một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm.

3. Đơn vị kế toán được cụ thể hoá các sổ kế toán đã chọn để phục vụ yêu cầu kế toán của đơn vị.

Bên cạnh đó, tại khoản 10 Điều 13 Luật Kế toán 2015 có quy định rõ:

Các hành vi bị nghiêm cấm

...

10. Lập hai hệ thống sổ kế toán tài chính trở lên hoặc cung cấp, công bố các báo cáo tài chính có số liệu không đồng nhất trong cùng một kỳ kế toán.

….

Theo đó, doanh nghiệp chỉ được sử dụng một hệ thống sổ kế toán trong một kỳ kế toán năm. Việc lập từ hai hệ thống sổ kế toán trở lên nhằm làm sai lệch số liệu, che giấu doanh thu hoặc giảm số thuế phải nộp là hành vi bị pháp luật nghiêm cấm và có thể bị xử lý theo quy định.

Thuế cơ sở 3 tỉnh Thanh Hóa đã ban hành Công văn 2335/TCS13-NVDT năm 2026 Tải về có hướng dẫn và khuyến nghị người nộp thuế như sau:

- Người nộp thuế chủ động rà soát, chuẩn hóa hệ thống kế toán, bảo đảm ghi nhận đầy đủ, trung thực các nghiệp vụ phát sinh;

- Sử dụng phần mềm kế toán đúng mục đích; Việc sử dụng các chức năng như tạo dữ liệu, sao lưu, phục hồi, phân tích là nhu cầu nghiệp vụ hợp pháp, nhưng không được lợi dụng để tạo lập, duy trì các hệ thống dữ liệu kế toán không thống nhất nhằm che giấu nghĩa vụ thuế;

- Bảo đảm tính phù hợp, có thể đối chiếu và giải trình giữa số liệu kế toán, hóa đơn, chứng từ và dữ liệu thanh toán theo quy định pháp luật;

- Thực hiện lưu trữ, quản lý chứng từ đầy đủ theo quy định, phục vụ công tác kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết.

- Hạn chế sử dụng tiền mặt đối với các giao dịch mua/bán;

- Lựa chọn các phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử có khả năng kết nối, đồng bộ dữ liệu;

- Chủ động tự rà soát, điều chỉnh sai sót trước khi cơ quan thuế kiểm tra;

- Xây dựng văn hóa tuân thủ trong doanh nghiệp, hộ kinh doanh.

Những lưu ý cần biết để tránh bị truy thu, xử phạt khi sử dụng hệ thống kế toán không đúng quy định? (Hình từ Internet)

Cơ quan thuế được phép truy cập vào dữ liệu phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử, máy tính tiền của người nộp thuế đúng không?

Căn cứ tại khoản 5 Điều 22 Luật Quản lý thuế 2025 quy định về việc kiểm tra thuế của cơ quan thuế như sau:

Kiểm tra thuế

...

5. Nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan quản lý thuế trong kiểm tra thuế:

a) Thủ trưởng cơ quan quản lý thuế các cấp có nhiệm vụ và quyền hạn sau: ban hành quyết định kiểm tra; điều chỉnh quyết định kiểm tra; bãi bỏ quyết định kiểm tra; chỉ đạo đoàn kiểm tra thực hiện đúng nội dung, thời hạn ghi trong quyết định kiểm tra thuế; áp dụng biện pháp quy định tại Điều 23 của Luật này; tạm dừng, tạm hoãn, gia hạn thời hạn kiểm tra; quyết định về xử lý vi phạm hành chính về quản lý thuế theo thẩm quyền hoặc kết luận kiểm tra hoặc thông báo kết quả kiểm tra hoặc kiến nghị người có thẩm quyền kết luận, ban hành các quyết định về xử lý vi phạm hành chính về quản lý thuế; chuyển hồ sơ sang cơ quan thanh tra để tiến hành thanh tra đối với vụ việc phức tạp, phạm vi rộng hoặc chuyển hồ sơ kiểm tra sang cơ quan điều tra theo quy định của pháp luật đối với trường hợp qua kiểm tra thuế mà phát hiện hành vi vi phạm về thuế có dấu hiệu trốn thuế, gian lận về thuế đến mức phải truy cứu trách nhiệm hình sự; giải quyết khiếu nại, tố cáo theo thẩm quyền;

b) Trưởng đoàn kiểm tra có nhiệm vụ, quyền hạn sau: tổ chức, chỉ đạo các thành viên đoàn kiểm tra thực hiện đúng nội dung quyết định kiểm tra; yêu cầu người nộp thuế cung cấp thông tin, tài liệu, giải trình về vấn đề liên quan đến nội dung kiểm tra thuế; áp dụng biện pháp quy định tại khoản 2 Điều 23 của Luật này; quyết định việc niêm phong tài liệu, hàng hóa (nếu có) của đối tượng kiểm tra khi có căn cứ cho rằng có vi phạm pháp luật trong lĩnh vực thuế; lập biên bản kiểm tra thuế, biên bản kiểm tra thuế xác định rõ hành vi vi phạm hành chính thì biên bản kiểm tra thuế của cơ quan thuế được xác định là biên bản vi phạm hành chính; báo cáo người ra quyết định kiểm tra về kết quả kiểm tra;

c) Thành viên đoàn kiểm tra khi thực hiện kiểm tra thuế có nhiệm vụ, quyền hạn sau: thực hiện nhiệm vụ theo sự phân công của trưởng đoàn kiểm tra thuế; yêu cầu người nộp thuế cung cấp thông tin, tài liệu, giải trình về vấn đề liên quan đến nội dung kiểm tra thuế được trưởng đoàn phân công thực hiện kiểm tra; báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ được giao với trưởng đoàn kiểm tra thuế.

Đồng thời, tại khoản 1 Điều 23 Luật Quản lý thuế 2025 quy định biện pháp áp dụng trong kiểm tra thuế đối với trường hợp có dấu hiệu trốn thuế:

Biện pháp áp dụng trong kiểm tra thuế đối với trường hợp có dấu hiệu trốn thuế

1. Thu thập thông tin liên quan đến trường hợp có dấu hiệu trốn thuế:

a) Thủ trưởng cơ quan quản lý thuế có quyền yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan đến trường hợp có dấu hiệu trốn thuế cung cấp thông tin bằng văn bản hoặc trả lời trực tiếp. Cơ quan thuế có quyền truy cập vào dữ liệu phần mềm kế toán, hoá đơn điện tử, máy tính tiền của người nộp thuế có dấu hiệu trốn thuế;

b) Cơ quan, tổ chức, cá nhân được yêu cầu cung cấp thông tin quy định tại điểm a khoản này có trách nhiệm cung cấp thông tin đúng nội dung, thời hạn, địa chỉ được yêu cầu và chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của thông tin đã cung cấp.

...

Như vậy, có thể thấy cơ quan thuế chỉ có quyền truy cập vào dữ liệu phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử, máy tính tiền của người nộp thuế khi người nộp thuế có dấu hiệu trốn thuế.

Lưu ý: Luật Quản lý thuế 2025 chính thức có hiệu lực kể từ ngày 01/7/2026.

Yêu cầu kế toán hiện nay là gì?

Theo Điều 5 Luật Kế toán 2015 quy định về yêu cầu kế toán như sau:

- Phản ánh đầy đủ nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh vào chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo tài chính.

- Phản ánh kịp thời, đúng thời gian quy định thông tin, số liệu kế toán.

- Phản ánh rõ ràng, dễ hiểu và chính xác thông tin, số liệu kế toán.

- Phản ánh trung thực, khách quan hiện trạng, bản chất sự việc, nội dung và giá trị của nghiệp vụ kinh tế, tài chính.

- Thông tin, số liệu kế toán phải được phản ánh liên tục từ khi phát sinh đến khi kết thúc hoạt động kinh tế, tài chính, từ khi thành lập đến khi chấm dứt hoạt động của đơn vị kế toán; số liệu kế toán kỳ này phải kế tiếp số liệu kế toán của kỳ trước.

- Phân loại, sắp xếp thông tin, số liệu kế toán theo trình tự, có hệ thống và có thể so sánh, kiểm chứng được.