Doanh nghiệp mua hàng hóa của hộ kinh doanh cần hóa đơn chứng từ gì để được tính chi phí hợp lý?

Doanh nghiệp mua hàng hóa của hộ kinh doanh cần hóa đơn chứng từ gì để được tính chi phí hợp lý?

Căn cứ vào khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP có quy định như sau:

Các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

1. Trừ các khoản chi không được trừ quy định tại Điều 10 của Nghị định này, doanh nghiệp được trừ các khoản chi khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng đủ điều kiện tại các điểm a, b và c sau đây:

a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm cả khoản chi phí bổ sung được trừ theo tỷ lệ phần trăm tính trên chi phí thực tế phát sinh trong kỳ tính thuế liên quan đến hoạt động nghiên cứu và phát triển của doanh nghiệp;

...

b) Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật.

Đối với các trường hợp: Mua sản phẩm là nông, lâm, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra; mua sản phẩm thủ công làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, sõng, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công trực tiếp bán ra; mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt; mua đồ dùng, tài sản của hộ gia đình, cá nhân trực tiếp bán ra; mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh (không bao gồm các trường hợp nêu trên) có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng phải có chứng từ chi trả tiền theo quy định của pháp luật về kế toán, hóa đơn, chứng từ cho người bán (đối với trường hợp giá trị mua hàng hóa, dịch vụ trong ngày của từng hộ, cá nhân từ 05 triệu đồng trở lên phải thanh toán không dùng tiền mặt) và Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm;

c) Khoản chi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.

...

Đồng thời, dựa vào khoản 5 Điều 8 Nghị định 68/2026/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 2 Điều 1 Nghị định 141/2026/NĐ-CP có quy định về sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

Doanh thu để xác định thuế thu nhập cá nhân

...

5. Sử dụng hóa đơn điện tử

a) Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 01 tỷ đồng thì phải áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.

Trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có nhiều địa điểm kinh doanh thì sử dụng mã số thuế của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh cho tất cả các cửa hàng và phải ghi rõ mã địa điểm kinh doanh trên hóa đơn;

b) Trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm từ 01 tỷ đồng trở xuống đáp ứng điều kiện và có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử thì đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế;

c) Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh mới ra kinh doanh tại Điều 9 Nghị định này hoặc hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trước chưa trên 01 tỷ đồng (trừ trường hợp đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo điểm b khoản này) nhưng trong năm tính thuế có doanh thu trên 01 tỷ đồng trở lên thì phải áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trong thời gian 30 ngày kể từ ngày cuối cùng của kỳ tính thuế có doanh thu lũy kế trên 01 tỷ đồng.

...

Từ những quy định trên, để ghi nhận chi phí hợp lý khi doanh nghiệp mua hàng hóa của hộ kinh doanh cần hóa đơn, chứng từ sau:

(1) Nếu mức doanh thu năm của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh trên 01 tỷ đồng thì hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh này thuộc đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử.

Để khoản chi được trừ khi tính thuế TNDN, doanh nghiệp phải yêu cầu hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh xuất hóa đơn điện tử và phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các giao dịch từ 05 triệu đồng trở lên.

(2) Nếu mức doanh thu năm của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh từ 01 tỷ đồng trở xuống:

- Nếu hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử: yêu cầu đối tượng này xuất hóa đơn và phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt nếu có giao dịch trên 5 triệu.

- Nếu hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh chưa đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và khoản mua thuộc trường hợp quy định tại điểm b khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP thì doanh nghiệp được sử dụng Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ kèm theo chứng từ chi trả tiền cho người bán. Trường hợp giá trị mua hàng hóa, dịch vụ từ 05 triệu đồng trở lên thì phải thanh toán không dùng tiền mặt.

Xem thêm:

>>> Cách tra cứu tình trạng Mẫu 04 SS HĐĐT đã được cơ quan thuế chấp nhận hay chưa?

>>> Lập hóa đơn điều chỉnh để điều chỉnh hóa đơn gốc hay hóa đơn đã điều chỉnh gần nhất? Ví dụ minh họa?

>>> 3 hành vi sử dụng hóa đơn có thể bị xem là trốn thuế là những hành vi nào?

>>>Hướng dẫn cách xác định tỷ giá xấp xỉ theo Thông tư 99/2025/TT-BTC?

Doanh nghiệp mua hàng hóa của hộ kinh doanh cần hóa đơn chứng từ gì để được tính chi phí hợp lý được trừ? (Hình từ Internet)

Tải về mẫu Bảng kê thu mua hàng hóa dịch vụ mua vào không có hóa đơn tính chi phí được trừ thu nhập chịu thuế TNDN và hướng dẫn cách ghi?

Theo khoản 13 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC quy định mẫu Bảng kê thu mua hàng hóa dịch vụ mua vào không có hóa đơn như sau:

Hồ sơ của khoản chỉ được tính vào chi phí được trừ quy định tại điểm b và điểm c khoản 1 Điều 9 của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp

...

13. Hồ sơ của một số khoản chi theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều 9 của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp được quy định như sau:

a) Đối với trường hợp mua sản phẩm là nông, lâm, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra; mua sản phẩm thủ công làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công trực tiếp bán ra; mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt; mua đồ dùng, tài sản của hộ gia đình, cá nhân trực tiếp bán ra; mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh (không bao gồm các trường hợp nêu trên) có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng, hồ sơ gồm: Chứng từ chi trả tiền cho người bán theo quy định của pháp luật về kế toán, hóa đơn, chứng từ (đối với trường hợp giá trị mua hàng hóa, dịch vụ trong ngày của từng hộ, cá nhân từ 05 triệu đồng trở lên phải thanh toán không dùng tiền mặt); bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo Mẫu số 02/TNDN ban hành kèm theo Thông tư này do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm;

...

Theo đó, mẫu bảng kê thu mua hàng hóa dịch vụ mua vào không có hóa đơn mới nhất áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2025 là Mẫu 02/TNDN ban hành kèm theo Thông tư 20/2026/TT-BTC

<<<Tải về Mẫu 02 TNDN Bảng kê thu mua hàng hóa dịch vụ mua vào không có hóa đơn>>>

Sau đây là hướng dẫn cách ghi mẫu 02 TNDN Bảng kê thu mua hàng hóa dịch vụ mua vào không có hóa đơn theo Thông tư 20:

* Phần thông tin chung của doanh nghiệp

- Tên doanh nghiệp: ghi đúng tên theo giấy đăng ký kinh doanh

- Mã số thuế: mã số thuế của doanh nghiệp

- Địa chỉ: địa chỉ trụ sở chính

- Số điện thoại: số điện thoại liên hệ của doanh nghiệp

- Địa chỉ nơi tổ chức thu mua: nơi doanh nghiệp thực hiện thu mua (ví dụ: kho thu mua, địa điểm thu mua nông sản…)

* Phần bảng

(1) Ngày tháng năm mua hàng: Ghi ngày thực tế doanh nghiệp mua hàng hoặc nhận hàng từ người bán

(2) Tên người bán: Ghi họ và tên đầy đủ của người bán hàng cho doanh nghiệp.

(3) Địa chỉ: Ghi địa chỉ nơi cư trú của người bán (thường theo căn cước công dân hoặc nơi ở thực tế).

(4) Số căn cước: Ghi số căn cước công dân hoặc chứng minh nhân dân của người bán.

(5) Số điện thoại (nếu có): Ghi số điện thoại của người bán để tiện liên hệ. Nếu không có thì có thể để trống.

(6) Tên hàng hóa, dịch vụ: Ghi rõ tên loại hàng hóa hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp mua, ví dụ: lúa, cá, phế liệu, nông sản, gỗ, dịch vụ vận chuyển…

(7) Số lượng, trọng lượng: Ghi số lượng hoặc trọng lượng hàng hóa đã mua, ví dụ: 200 kg, 50 bao, 10 tấn…

(8) Đơn giá: Ghi giá mua của một đơn vị hàng hóa (ví dụ: đồng/kg, đồng/cái, đồng/tấn…).

(9) Tổng giá thanh toán: Ghi tổng số tiền phải trả cho người bán. Số tiền này được tính bằng số lượng nhân với đơn giá.

(10) Ghi chú: Ghi thêm thông tin cần thiết nếu có, ví dụ: hình thức thanh toán, đặc điểm hàng hóa, hoặc để trống nếu không có gì cần ghi.

Lưu ý:

- Căn cứ vào số thực tế các hàng hóa, dịch vụ mà doanh nghiệp mua củа người bán không có hóa đơn, lập bảng kê khai theo thứ tự thời gian mua, doanh nghiệp ghi đầy đủ các chỉ tiêu trên bảng kê, tổng hợp bảng kê hàng tháng.

- Đối với doanh nghiệp có tổ chức các trạm thu mua ở nhiều nơi thì từng trạm thu mua phải lập từng bảng kê riêng. Doanh nghiệp lập bảng kê tổng hợp chung củа các trạm.

Khi nào được tính thuế TNDN theo % trên doanh thu?

Theo Điều 11 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 quy định về phương pháp tính thuế TNDN như sau:

Phương pháp tính thuế

1. Số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp trong kỳ tính thuế được tính bằng thu nhập tính thuế nhân với thuế suất, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này.

2. Chính phủ quy định số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp tính theo tỷ lệ % trên doanh thu đối với các trường hợp sau đây:

a) Doanh nghiệp quy định tại điểm c, điểm d khoản 2 Điều 2 của Luật này; đối tượng thực hiện nghĩa vụ kê khai, nộp thuế, thời điểm và cách xác định doanh thu tính thu nhập chịu thuế phát sinh tại Việt Nam;

b) Doanh nghiệp có tổng doanh thu năm không quá 03 tỷ đồng quy định tại khoản 2 Điều 10 của Luật này trong trường hợp xác định được doanh thu nhưng không xác định được chi phí, thu nhập của hoạt động sản xuất, kinh doanh;

c) Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã, đơn vị sự nghiệp và tổ chức khác quy định tại các điểm c, d và đ khoản 1 Điều 2 của Luật này có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ có thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (trừ thu nhập được miễn thuế quy định tại Điều 4 của Luật này) mà các đơn vị này hạch toán được doanh thu nhưng không xác định được chi phí, thu nhập của hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Vì vậy, theo quy định trên, các trường hợp được tính thuế TNDN theo tỷ lệ % trên doanh thu bao gồm:

- Doanh nghiệp quy định tại điểm c, điểm d khoản 2 Điều 2 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025; đối tượng thực hiện nghĩa vụ kê khai, nộp thuế, thời điểm và cách xác định doanh thu tính thu nhập chịu thuế phát sinh tại Việt Nam;

- Doanh nghiệp có tổng doanh thu năm không quá 03 tỷ đồng quy định tại khoản 2 Điều 10 Luật Thuế thu nhập doanh 2025 trong trường hợp xác định được doanh thu nhưng không xác định được chi phí, thu nhập của hoạt động sản xuất, kinh doanh;

- Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã, đơn vị sự nghiệp và tổ chức khác quy định tại các điểm c, d và đ khoản 1 Điều 2 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ có thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (trừ thu nhập được miễn thuế quy định tại Điều 4 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025) mà các đơn vị này hạch toán được doanh thu nhưng không xác định được chi phí, thu nhập của hoạt động sản xuất, kinh doanh.