Khi nào cần gộp sổ bảo hiểm xã hội?

Nội dung chính

• Khi nào cần gộp sổ bảo hiểm xã hội?
• Hồ sơ gộp sổ bảo hiểm xã hội bao gồm những gì?
• Mẫu phiếu đề nghị gộp sổ bảo hiểm xã hội hiện nay được quy định như thế nào?

Khi nào cần gộp sổ bảo hiểm xã hội?

Căn cứ theo khoản 1 Điều 96 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 có quy định:

Sổ bảo hiểm xã hội

1. Sổ bảo hiểm xã hội được cấp cho từng người lao động để theo dõi việc đóng, hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội là cơ sở để giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội theo quy định của Luật này.

2. Đến năm 2020, sổ bảo hiểm xã hội sẽ được thay thế bằng thẻ bảo hiểm xã hội.

3. Chính phủ quy định trình tự, thủ tục tham gia và giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội bằng phương thức giao dịch điện tử.

Như vậy, sổ bảo hiểm xã hội là loại sổ dùng để ghi chép quá trình đóng, hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội.Sổ bảo hiểm xã hội cũng được xem là căn cứ quan trọng để cơ quan bảo hiểm xã hội giải quyết chế độ cho người tham gia.

Căn cứ tại khoản 2 Điều 46 Quy trình ban hành kèm theo Quyết định số 595/QĐ-BHXH năm 2017 được sửa đổi bởi khoản 72 Điều 1 Quyết định 505/QĐ-BHXH năm 2020 và khoản 4 Điều 1 Quyết định 490/QĐ-BHXH năm 2023 quy định:

Nội dung ghi trên sổ BHXH và gộp sổ BHXH

...

2. Gộp sổ BHXH và hoàn trả

Trường hợp một người có từ 2 sổ BHXH trở lên đề nghị gộp sổ BHXH, cán bộ Phòng/Tổ Quản lý Thu - Sổ, Thẻ thực hiện kiểm tra, đối chiếu nội dung đã ghi trên các sổ BHXH và cơ sở dữ liệu; lập Danh sách đề nghị gộp sổ BHXH (Mẫu C18-TS) chuyển cán bộ Phòng/Tổ Quản lý Thu - Sổ, Thẻ thực hiện:

+ Trường hợp thời gian đóng BHXH trên các sổ BHXH không trùng nhau: Thực hiện gộp quá trình đóng BHXH của các sổ BHXH trên cơ sở dữ liệu; hủy mã số sổ BHXH đã gộp.

+ Trường hợp thời gian đóng BHXH trên các sổ BHXH trùng nhau: lập Quyết định hoàn trả (Mẫu C16-TS) để hoàn trả cho người lao động theo quy định tại Điểm 2.3 Khoản 2 Điều 43.

...

Như vậy, về nguyên tắc thì mỗi người lao động chỉ có duy nhất 01 sổ bảo hiểm xã hội. Người lao động có từ 2 sổ bảo hiểm xã hội trở lên cần đề nghị gộp sổ bảo hiểm xã hội.

Khi nào cần gộp sổ bảo hiểm xã hội?

Hồ sơ gộp sổ bảo hiểm xã hội bao gồm những gì?

Căn cứ tại khoản 1 Điều 27 Quy trình Ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 được sửa đổi bởi khoản 31 Điều 1 Quyết định 505/QĐ-BHXH năm 2020, có tiết bị bãi bỏ bởi khoản 16 Điều 2 Quyết định 490/QĐ-BHXH năm 2023 quy định:

Cấp lại, đổi, điều chỉnh nội dung trên sổ BHXH, thẻ BHYT

1. Cấp lại sổ BHXH do mất, hỏng, gộp sổ BHXH

1.1. Thành phần hồ sơ:

a) Cấp lại sổ BHXH do mất, hỏng: Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).

b) Gộp sổ BHXH:

- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).

- Các sổ BHXH đề nghị gộp (nếu có).

1.2. Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

2. Cấp lại sổ BHXH do thay đổi họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính, dân tộc; quốc tịch; điều chỉnh nội dung đã ghi trên sổ BHXH

2.1. Thành phần hồ sơ

a) Người tham gia

- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).

- Hồ sơ kèm theo (Mục 3,4 Phụ lục 01).

2.2. Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

3. Ghi xác nhận thời gian đóng BHXH cho người tham gia được cộng nối thời gian nhưng không phải đóng BHXH và điều chỉnh làm nghề hoặc công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm trước năm 1995

3.1. Thành phần hồ sơ

a) Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1 -TS).

b) Hồ sơ kèm theo (Mục 1, 2 Phụ lục 01).

3.2. Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

4. Cấp lại, đổi thẻ BHYT

4.1. Thành phần hồ sơ

a) Người tham gia

- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).

- Trường hợp người lao động được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn: bổ sung Giấy tờ chứng minh (nếu có) theo Phụ lục 03.

4.2. Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

Theo đó, hồ sơ gộp sổ bảo hiểm xã hội bao gồm:

- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT Tại đây.

- Các sổ BHXH đề nghị gộp (nếu có).

Mẫu phiếu đề nghị gộp sổ bảo hiểm xã hội hiện nay được quy định như thế nào?

Mẫu phiếu đề nghị gộp sổ bảo hiểm xã hội hiện nay được quy định tại Mẫu số C18-TS ban hành kèm theo Quyết định số 505/QĐ-BHXH năm 2020 về sửa đổi Quy trình thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tại nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; quản lý sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 do Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành như sau:

Tải mẫu phiếu đề nghị gộp sổ bảo hiểm xã hội Tại đây