Hướng dẫn điều chỉnh hóa đơn sai mã số thuế theo quy định mới 2026?

Hướng dẫn điều chỉnh hóa đơn sai mã số thuế theo quy định mới 2026?

Ngày 30/6/2026, Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định một số điều của Luật Quản lý thuế 2025 và Nghị định 254/2026/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp để tổ chức, hướng dẫn thi hành Luật Quản lý thuế 2025 về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.

Theo đó, Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC hướng dẫn người bán lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn điện tử lập sai.

Bước 1: Xác định sai sót trên hóa đơn điện tử.

Hóa đơn điện tử đã lập ngoài sai nội dung về mã số thuế thì còn sai thông tin khác hay không.

Bước 2: Lập văn bản thỏa thuận hoặc thông báo với bên mua

- Trường hợp người mua là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai;

- Trường hợp người mua là cá nhân thì người bán phải thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán (nếu có).

Người bán thực hiện lưu giữ văn bản thỏa thuận tại đơn vị và xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.

Lưu ý: Người bán không bắt buộc phải lập văn bản thỏa thuận trong các trường hợp sau: chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện từ theo quy định điểm a.1 khoản 3 Điều 16 Nghị định 254/2026/NĐ-CP; chuyển cơ sở dữ liệu thông tin chi tiết giao dịch phát sinh theo Bảng thông tin chi tiết giao dịch theo quy định tại điểm a.2 khoản 3 Điều 16 Nghị định 254/2026/NĐ-CP; hoạt động mua bán hàng hóa trên nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số khác.

Bước 3: Lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh sai sót

Người bán được lựa chọn hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.

Trên hóa đơn điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm".

Bước 4: Ký số và gửi hóa đơn thay thế

- Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập sai sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế)

- Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập sai sau đó gửi cơ quan thuế đề cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).

Trường hợp trong tháng người bản đã lập sai cùng thông tin về người mua, tên hàng, đơn giá, số lượng, thuế suất trên nhiều hóa đơn của cùng một người mua trong cùng tháng, thì người bán được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn điện tử đã lập sai trong cùng tháng và đính kèm bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT Phụ lục III kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Tải về Mẫu điều chỉnh hóa đơn sai mã số thuế

Hướng dẫn điều chỉnh hóa đơn sai mã số thuế theo quy định mới 2026? (Hình từ Internet)

Các trường hợp phải xuất hóa đơn gồm những trường hợp gì theo Nghị định 254?

Căn cứ khoản 1 Điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định như sau:

Điều 4. Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ điện tử

1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ; xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn) và các trường hợp lập hóa đơn theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính, trừ các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 7 Nghị định này.

Hóa đơn điện tử phải theo định dạng chuẩn dữ liệu và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định của pháp luật về thuế, pháp luật về kế toán và quy định tại Điều 10 Nghị định này, bảo đảm phản ánh đầy đủ, trung thực nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Người bán chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của hóa đơn đã lập.

[...]

Như vậy, trừ các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP thì các trường hợp phải xuất hóa đơn gồm:

- Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua, bao gồm:

+ Cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu;

+ Hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ;

+ Xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn

- Các trường hợp lập hóa đơn theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

Quy định về Ký hiệu mẫu, Ký hiệu hóa đơn từ 01/7/2026 chi tiết như thế nào?

Căn cứ theo Điều 4 Thông tư 91/2026/TT-BTC, quy định về Ký hiệu mẫu, Ký hiệu hóa đơn từ 01/7/2026 như sau:

- Ký hiệu mẫu hóa đơn điện tử là ký tự có một chữ số tự nhiên là các số 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 để phản ánh loại hóa đơn điện tử.

- Ký hiệu hóa đơn điện tử là nhóm sáu ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng.

(1) Ký hiệu mẫu hóa đơn điện tử phản ánh loại hóa đơn điện tử như sau:

- Số 1: Phản ánh loại hóa đơn điện tử giá trị gia tăng;

- Số 2: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng;

- Số 3: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán tài sản công;

- Số 4: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia;

- Số 5: Phản ánh các loại hóa đơn điện tử khác là tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP của Chính phủ;

- Số 6: Phản ánh các chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử;

- Số 7: Phản ánh hóa đơn thương mại điện tử;

- Số 8: Phản ánh hóa đơn điện tử giá trị gia tăng tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí;

- Số 9: Phản ánh hóa đơn điện tử bán hàng tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí.

(2) Sáu ký tự hóa đơn điện tử được quy định như sau:

- Ký tự đầu tiên là một chữ cái được quy định là C hoặc K như sau: C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã;

- Hai ký tự tiếp theo là hai chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo hai chữ số cuối của năm dương lịch. Ví dụ: năm lập hóa đơn điện tử là năm 2026 thì thể hiện là số 26;

- Một ký tự tiếp theo là một chữ cái được quy định là: T, D, L, M, N, B, G, H, X, F thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng, cụ thể:

+ Chữ T: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;

+ Chữ D: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử bán tài sản công và hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia hoặc hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng;

+ Chữ L: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh;

+ Chữ M: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền;

+ Chữ N: Áp dụng đối với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử;

+ Chữ B: Áp dụng đối với phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử;

+ Chữ G: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn giá trị gia tăng;

+ Chữ H: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng;

+ Chữ X: Áp dụng đối với hóa đơn thương mại điện tử;

+ Chữ F: Áp dụng đối với hóa đơn giá trị gia tăng kiêm tờ khai hoàn thuế.

- Hai ký tự cuối là chữ viết do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý. Trường hợp người bán sử dụng nhiều mẫu hóa đơn điện tử trong cùng một loại hóa đơn thì sử dụng hai ký tự cuối nêu trên để phân biệt các mẫu hóa đơn khác nhau trong cùng một loại hóa đơn. Trường hợp không có nhu cầu quản lý thì sử dụng hai ký tự YY.

- Tại bản thể hiện, ký hiệu hóa đơn điện tử và ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử được thể hiện ở phía trên bên phải của hóa đơn (hoặc ở vị trí dễ nhận biết);

- Ví dụ thể hiện các ký tự của ký hiệu mẫu hóa đơn điện tử và ký hiệu hóa đơn điện tử:

+ “1C26TAA” - là hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2026 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;

+ “2C26TBB” - là hóa đơn bán hàng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2026 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;

+ “1C26LBB” - là hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2026 và là hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh;

+ “1K26TYY” - là hóa đơn giá trị gia tăng loại không có mã được lập năm 2026 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;

+ “1K26DAA” - là hóa đơn giá trị gia tăng loại không có mã được lập năm 2026 và là hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức bắt buộc do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng;

+ “3C26DYY” - là hóa đơn điện tử bán tài sản công có mã được lập năm 2026 của cơ quan thuế;

+ “3K26DYY” - là hóa đơn điện tử bán tài sản công không có mã được lập năm 2026 của cơ quan thuế;

+ “6K26NAB” - là phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử loại không có mã được lập năm 2026 do doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế;

+ “6K26BAB” - là phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử loại không có mã được lập năm 2026 do doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế;

+ “7K26XAB” - là hóa đơn thương mại điện tử loại không có mã được lập năm 2026 do doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế.