Hướng dẫn cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN để quyết toán thuế 2026 ra sao?

Hướng dẫn cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN để quyết toán thuế 2026 ra sao?

Theo Cẩm nang hoàn thuế TNCN tự động của Cục Thuế TẢI VỀ hướng dẫn cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN để quyết toán thuế 2026 đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập như sau:

[1] Khi khấu trừ thuế TNCN, tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế phải lập chứng từ khấu trừ thuế, giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, và phải ghi đầy đủ các nội dung theo quy định.

[2] Trường hợp sử dụng chứng từ điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế.

[3] Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khẩu trừ thuế thu nhập cá nhân.

[4] Trước khi sử dụng chứng từ tổ chức, cá nhân khẩu trừ thuế thu nhập cá nhân phải thực hiện đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.

[5] Về việc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN để quyết toán thuế TNCN:

- Đối với cá nhân không ký HĐLĐ hoặc ký HĐLĐ dưới 3 tháng: Cấp chứng từ khấu trừ thuế cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một năm tính thuế khi cá nhân yêu cầu.

- Đối với cá nhân ký HĐLĐ từ 03 tháng trở lên: Chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ thuế trong một năm tính thuế.

[6] Trách nhiệm của tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế TNCN khi sử dụng chứng từ điện tử

- Quản lý tên và mật khẩu của các tài khoản đã được cơ quan quản lý thuế cấp.

- Tạo lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử để gửi đến người bị khấu trừ thuế TNCN và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác của chứng từ điện tử đã lập.

- Tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế sau khi lập đầy đủ các nội dung trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử gửi cho người bị khấu trừ thuế và đồng thời gửi cho CQT ngay trong ngày lập chứng từ.

+ Tổ chức, cá nhân khẩu trừ thuế thực hiện chuyển dữ liệu chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử đến CQT theo định dạng dữ liệu theo quy định tại Điều 33 Nghị định 70/2025/NĐ-CP qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

+ Tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là tổ chức kết nối chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo hình thức gửi trực tiếp đến cơ quan thuế thì chuyển dữ liệu chứng từ khấu trừ thuế TNCN qua Cổng thông tin điện tử của Cục Thuế .

+ Tổ chức khẩu trừ thuế TNCN là tổ chức kết nối chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo hình thức gửi trực tiếp đến CQT thì chuyển dữ liệu chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân qua Cổng thông tin điện tử của Cục Thuế

Vừa rồi là câu trả lời câu hỏi: "Hướng dẫn cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN để quyết toán thuế 2026 ra sao?"

>>> Xem thêm: Người có thu nhập 2 nơi nộp sai cơ quan quyết toán thuế TNCN thì xử lý thế nào năm 2026?

>>> Xem thêm: Cá nhân vừa có thu nhập từ tiền lương vừa có thu nhập từ cho thuê tài sản quyết toán thuế ra sao?

Hướng dẫn cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN để quyết toán thuế 2026 ra sao? (Hình từ Internet)

Nội dung chứng từ khấu trừ thuế TNCN có gì?

Căn cứ tại khoản 1 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP sửa đổi bởi điểm a khoản 18 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định nội dung chứng từ khấu trừ thuế TNCN gồm có:

- Tên chứng từ khấu trừ thuế; ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế;

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập;

- Tên, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế của cá nhân nhận thu nhập (nếu cá nhân đã có mã số thuế) hoặc số định danh cá nhân;

- Quốc tịch (nếu người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam);

- Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, khoản đóng bảo hiểm bắt buộc; khoản từ thiện, nhân đạo, khuyến học; số thuế đã khấu trừ;

- Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế;

- Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập.

Trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử thì chữ ký trên chứng từ điện tử là chữ ký số.

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử phải thực hiện theo định dạng như thế nào?

Tại khoản 1 Điều 33 Nghị định 123/2020/NĐ-CP sửa đổi bởi khoản 20 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử phải thực hiện theo định dạng như sau:

- Định dạng chứng từ điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh "eXtensible Markup Language" được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin);

- Định dạng chứng từ điện tử gồm hai thành phần: thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ chứng từ điện tử và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số;

- Tổng cục Thuế, Tổng cục Hải quan xây dựng và công bố thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ chứng từ điện tử, thành phần chứa dữ liệu chữ ký số và cung cấp công cụ hiển thị các nội dung của chứng từ điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.