Điều kiện chi phí khám sức khỏe định kỳ cho NLĐ được trừ thuế TNDN là gì?

Điều kiện chi phí khám sức khỏe định kỳ cho NLĐ được trừ thuế TNDN là gì?

Theo khoản 6 Điều 21 Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015 chi phí khám sức khỏe định kỳ cho NLĐ được hạch toán vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Tại khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định doanh nghiệp được trừ các khoản chi khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định.

Theo đó chi phí khám sức khỏe định kỳ cho NLĐ được trừ thuế TNDN cần đáp ứng các điều kiện sau:

- Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

- Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật;

- Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên.

Lưu ý:

- Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ của một người bán có giá trị dưới 05 triệu đồng nhưng mua nhiều lần trong cùng một ngày, tổng giá trị từ 05 triệu đồng trở lên thì cũng phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được tính vào chi phí được trừ.

- Trường hợp doanh nghiệp phát sinh các khoản chi do doanh nghiệp ủy quyền/giao cho người lao động trực tiếp mua hộ hàng hóa, dịch vụ để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp từ 05 triệu đồng trở lên mà các khoản chi phí này được thanh toán bởi người lao động bằng dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt thì tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau: Có hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật về kế toán, hóa đơn, chứng từ và quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ hoặc quyết định của doanh nghiệp quy định việc ủy quyền hoặc cho phép người lao động được phép thanh toán khoản mua hàng hóa, dịch vụ để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và khoản chi này sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.

Điều kiện chi phí khám sức khỏe định kỳ cho NLĐ được trừ thuế TNDN là gì? (Hình từ Internet)

Chi phí khám sức khỏe định kỳ cho NLĐ có bị giới hạn mức chi được trừ thuế TNDN không?

Việc khám sức khỏe định kỳ cho NLĐ là nghĩa vụ của người sử dụng lao động phải thực hiện theo Điều 21 Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015, và chi phí cho hoạt động khám sức khỏe, khám phát hiện bệnh nghề nghiệp, điều trị bệnh nghề nghiệp cho người lao động do người sử dụng lao động chi trả được hạch toán vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế theo pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp.

Tại điểm d khoản 4 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, mức khống chế không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế được áp dụng đối với các khoản chi có tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động, trong đó có chi hỗ trợ điều trị, khám bệnh, chữa bệnh.

Như vậy, chi phí tổ chức khám sức khỏe định kỳ theo trách nhiệm của người sử dụng lao động không đồng nhất với khoản chi hỗ trợ khám, chữa bệnh có tính chất phúc lợi. Do đó, khoản chi khám sức khỏe định kỳ được xem xét theo khoản 6 Điều 21 6 Điều 21 Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015và Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, không áp dụng mức giới hạn 01 tháng lương bình quân thực tế dành cho khoản chi phúc lợi trực tiếp.

Cách hạch toán chi phí khám sức khỏe cho nhân viên theo Thông tư 99 như thế nào?

Theo khoản 6 Điều 21 Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015 quy định chi phí khám sức khỏe định kỳ cho người lao động do người sử dụng lao động chi trả được hạch toán vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế theo Luật thuế thu nhập doanh nghiệp và hạch toán vào chi phí hoạt động thường xuyên đối với cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp không có hoạt động dịch vụ.

Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, không có một tài khoản riêng mang tên “chi phí khám sức khỏe cho nhân viên”. Doanh nghiệp hạch toán căn cứ vào nguồn chi mà hạch toán vào Tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp, hoặc Tài khoản 353 - Quỹ phúc lợi nếu chi phí được trích từ quỹ này.

[1] Trường hợp hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp

Nếu doanh nghiệp xác định chi phí khám sức khỏe cho nhân viên là chi phí quản lý chung của doanh nghiệp thì hạch toán:

- Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp): Toàn bộ chi phí liên quan đến việc khám sức khỏe cho nhân viên.

- Có TK 111, 112, 331 (Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng, Phải trả cho người bán): Số tiền thực chi trả cho bên cung cấp dịch vụ khám sức khỏe.

[2] Trường hợp chi từ Quỹ phúc lợi

Nếu doanh nghiệp sử dụng Quỹ phúc lợi để chi khám sức khỏe cho nhân viên thì hạch toán:

- Nợ TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3532): Chi phí khám sức khỏe chi từ Quỹ phúc lợi.

- Có TK 111, 112, 331 (Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng, Phải trả cho người bán): Số tiền thực chi trả cho dịch vụ khám sức khỏe.