Toàn bộ điều kiện để các khoản chi phúc lợi cho người lao động được trừ thuế TNDN là gì?

Toàn bộ điều kiện để các khoản chi phúc lợi cho người lao động được trừ thuế TNDN là gì?

[1] Điều kiện chung

căn cứ khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP các khoản chi phúc lợi cho được vào chi phí hợp lý được trừ thuế TNDN khi đáp ứng được các điều kiện sau:

- Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

- Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật;

- Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên.

Lưu ý: Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ của một người bán có giá trị dưới 05 triệu đồng nhưng mua nhiều lần trong cùng một ngày, tổng giá trị từ 05 triệu đồng trở lên thì cũng phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được tính vào chi phí được trừ.

[2] Điều kiện về mức khống chế chi phúc lợi

Căn cứ khoản 4 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định phần chi cho các khoản có tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Các khoản chi phúc lợi thuộc mức khống chế này bao gồm:

Chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động;

- Chi nghỉ mát;

- Chi hỗ trợ điều trị khám bệnh, chữa bệnh;

- Chi hỗ trợ bổ sung kiến thức học tập tại cơ sở giáo dục, cơ sở hoạt động giáo dục nghề nghiệp;

- Chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, dịch họa, tai nạn, ốm đau;

- Chi khen thưởng con của người lao động có thành tích tốt trong học tập; chi hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, tết cho người lao động;

- Chi bảo hiểm tai nạn (không bao gồm trường hợp chi bảo hiểm tai nạn bắt buộc theo quy định của pháp luật chuyên ngành), bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm tự nguyện khác cho người lao động (trừ khoản đóng góp tham gia bảo hiểm hưu trí bổ sung theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội, khoản chi mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động, bảo hiểm hưu trí tự nguyện cho người lao động hướng dẫn tại điểm đ khoản này)

- Những khoản chi có tính chất phúc lợi khác.

Như vậy, để các khoản chi phúc lợi cho người lao động được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, doanh nghiệp phải đồng thời đáp ứng các điều kiện chung về khoản chi, có đầy hóa đơn, chứng từ và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, đồng thời tổng các khoản chi có tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động không được vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế.

Toàn bộ điều kiện để các khoản chi phúc lợi cho người lao động được trừ thuế TNDN là gì? (Hình từ Internet)

Cách tính 01 tháng lương bình quân thực tế làm căn cứ xác định mức chi phúc lợi được trừ khi tính thuế TNDN như thế nào?

Căn cứ khoản 4 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, 01 tháng lương bình quân thực tế là căn cứ để xác định mức khống chế đối với tổng các khoản chi có tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động. Tổng các khoản chi phúc lợi được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN không vượt quá mức này.

Cụ thể 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp được xác định như sau:

[1] Trường hợp doanh nghiệp hoạt động đủ 12 tháng trong năm tính thuế:

01 tháng lương bình quân thực tế = Quỹ tiền lương thực hiện trong năm / 12 tháng

[2] Trường hợp doanh nghiệp hoạt động không đủ 12 tháng trong năm tính thuế:

01 tháng lương bình quân thực tế = Quỹ tiền lương thực hiện trong năm / Số tháng thực tế hoạt động trong năm

Trong đó, Quỹ tiền lương thực hiện là tổng số tiền lương thực tế đã chi trả của năm quyết toán đó đến thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ quyết toán theo quy định (không bao gồm số tiền trích lập quỹ dự phòng tiền lương của năm trước chi trong năm quyết toán thuế).

Hạch toán chi phí phúc lợi cho nhân viên vào tài khoản nào của Thông tư 99/2025/TT-BTC?

Căn cứ Phần B Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư 99/2025/TT-BTC việc hạch toán các khoản phúc lợi cho nhân viên phụ thuộc vào nguồn chi khoản phúc lợi.

[1] Chi phúc lợi được hạch toán trực tiếp vào chi phí sản xuất, kinh doanh

Trường hợp doanh nghiệp không chi từ Quỹ khen thưởng, phúc lợi mà tính khoản phúc lợi trực tiếp vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ thì hạch toán vào tài khoản chi phí tương ứng với bộ phận của người lao động.

Trường hợp này doanh nghiệp có thể hoạch toán chi phí phúc lợi vào các tài khoản sau:

+ TK 6411 - Chi phí nhân viên bao gồm các khoản khen thưởng, phúc lợi cho nhân viên bộ phận bán hàng trong trường hợp doanh nghiệp không chi từ nguồn Quỹ khen thưởng, phúc lợi mà hạch toán trực tiếp vào chi phí sản xuất, kinh doanh

+ TK 6421 - Chi phí nhân viên quản lý gồm các khoản khen thưởng, phúc lợi cho nhân viên quản lý trong trường hợp doanh nghiệp không chỉ từ nguồn quỹ khen thưởng, phúc lợi mà hạch toán trực tiếp vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.

+ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp gồm chi phí phúc lợi cho nhân viên cho nhân viên trong trường hợp doanh nghiệp xác định đây là chi phí quản lý chung của doanh nghiệp và hạch toán trực tiếp vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ.

[2] Chi phúc lợi từ Quỹ phúc lợi

Trường hợp doanh nghiệp có Quỹ phúc lợi thì hạch toán chi phí phúc lợi cho nhân viên vào tài khoản TK 353

TK 353 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi dùng để phản ánh việc trích lập và sử dụng quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi, trong đó TK 3532 là Quỹ phúc lợi. Quỹ này được trích từ lợi nhuận sau thuế TNDN.