Công văn 3666 về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán chi tiết ra sao?

Công văn 3666 về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán chi tiết ra sao?

Ngày 29/7/2026, Thuế tỉnh Gia Lai đã ban hành Công văn 3666/GLA-NVDTРС về hướng dẫn quy định về trao đổi thông tin cho mục đích thuế gửi Quý tổ chức, doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân trên địa bàn tỉnh Gia Lai.

TẢI VỀ

Theo đó, Nhằm triển khai hiệu quả cơ chế trao đổi thông tin phục vụ mục đích thuế, Thuế tỉnh Gia Lai hướng dẫn người nộp thuế trên địa bàn các quy định trọng tâm về cung cấp, thu thập và xác minh thông tin cụ thể như sau:

[1] Về nguyên tắc, phạm vi và trách nhiệm cung cấp thông tin

- Bổ sung nguyên tắc thực hiện và phạm vi trao đổi thông tin, bao gồm trao đổi thông tin theo yêu cầu, trao đổi thông tin tự động và trao đổi thông tin tự nguyện; đồng thời mở rộng phạm vi thông tin được trao đổi đối với thông tin về chủ sở hữu pháp lý, chủ sở hữu hưởng lợi, thông tin ngân hàng, thông tin kế toán và các thông tin khác phục vụ mục đích thuế (Khoản 1 và khoản 2 Nghị định 252/2026/NĐ-CP).

- Bổ sung quy định trách nhiệm của người nộp thuế, cơ quan, tổ chức và cá nhân có liên quan trong việc cung cấp, thu thập, lưu giữ và phối hợp xác minh thông tin theo yêu cầu của cơ quan thuế; không được từ chối cung cấp thông tin với lý do thuộc bí mật ngân hàng hoặc do bên thứ ba đang nắm giữ, trừ trường hợp điều ước quốc tế có quy định khác (Khoản 3, khoản 6 và khoản 7 Nghị định 252/2026/NĐ-CP).

[2] Về nghĩa vụ cung cấp thông tin của doanh nghiệp nước ngoài (Khoản 4 Điều 63 Nghị định 252/2026/NĐ-CP)

- Chi nhánh và văn phòng đại diện của công ty nước ngoài hoạt động tại Việt Nam có nghĩa vụ kê khai, cập nhật cho cơ quan thuế thông tin về chủ sở hữu pháp lý và chủ sở hữu hưởng lợi của công ty mẹ ở nước ngoài mà mình trực thuộc hoặc đại diện khi đăng ký thuế lần đầu và khi thay đổi thông tin đăng ký thuế theo quy định của pháp luật về đăng ký thuế. Chủ sở hữu pháp lý quy định tại điểm này là tổ chức, cá nhân đứng tên sở hữu phần vốn, cổ phần hoặc quyền sở hữu tương đương đối với công ty theo pháp luật của nước nơi công ty được thành lập hoặc đăng ký thành lập. Chủ sở hữu hưởng lợi được xác định theo quy định tại Luật Phòng, chống rửa tiền, Luật Doanh nghiệp và các văn bản hướng dẫn thi hành.

- Chi nhánh, văn phòng đại diện có trách nhiệm lưu giữ hồ sơ, tài liệu liên quan đến thông tin quy định tại điểm này trong thời gian hoạt động, bảo đảm cung cấp kịp thời theo yêu cầu của cơ quan thuế; thời hạn lưu trữ tối thiểu là 05 năm kể từ khi kết thúc năm dương lịch hoặc kỳ báo cáo có liên quan.

Khi chi nhánh, văn phòng đại diện chấm dứt hoạt động tại Việt Nam, cơ quan thuế có trách nhiệm lưu trữ thông tin do chi nhánh, văn phòng đại diện cung cấp theo quy định tại khoản này trong thời hạn tối thiểu 05 năm kể từ năm dương lịch chấm dứt hoạt động.

- Việc kê khai, cập nhật thông tin được thực hiện theo Bảng kê BK07-ĐKT kèm theo Tờ khai đăng ký thuế mẫu số 01-ĐKT và Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế mẫu số 08-MST ban hành kèm theo Thông tư 90/2026/TT-BTC của Bộ Tài chính. (Cục Thuế đã có Công văn số 4937/CT-NVT hướng dẫn đăng ký thuế đối với chi nhánh, văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam).

[3] Về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán (Khoản 5 Điều 63 Nghị định số 252/2026/NĐ-CP)

- Người đại diện theo pháp luật của người nộp thuế có trách nhiệm tự thực hiện hoặc thuê tổ chức, cơ quan lưu trữ để bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán tại Việt Nam sau khi tạm ngừng kinh doanh, giải thể, phá sản đồng thời phải thông báo bằng văn bản về nơi lưu trữ tài liệu kế toán cho cơ quan thuế để đảm bảo nghĩa vụ cung cấp đầy đủ hồ sơ, thông tin theo yêu cầu của cơ quan thuế và cơ quan nhà nước có thẩm quyền khác khi có nghi ngờ hoặc phát hiện thấy có các dấu hiệu bất thường trong hồ sơ thuế hoặc phát sinh tranh chấp khác (nếu có) nhằm bảo đảm khả năng tiếp cận thông tin của cơ quan thuế.

- Người nộp thuế thực hiện thông báo về nơi lưu giữ tài liệu kế toán cho cơ quan thuế cùng với việc thực hiện thông báo tạm ngừng hoạt động kinh doanh và cùng với việc thực hiện thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế.

- Thông tin về nơi lưu trữ tài liệu kế toán được ghi chú tại thông báo về việc tạm ngừng hoạt động, kinh doanh theo Mẫu số 23/ĐKT hoặc văn bản đề nghị chấm dứt hiệu lực mã số thuế theo Mẫu số 24/ĐKT kèm theo Thông tư 90/2026/TT-BTC ngày 30 tháng 6 năm 2026.

*Trên đây là bài viết Công văn 3666 về bảo quản lưu trữ tài liệu kế toán.

Công văn 3666 về bảo quản lưu trữ tài liệu kế toán chi tiết ra sao? (Hình từ Internet)

Tài liệu kế toán nào phải lưu trữ?

Căn cứ tại Điều 8 Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định về loại tài liệu kế toán phải lưu trữ như sau:

Điều 8. Loại tài liệu kế toán phải lưu trữ

Loại tài liệu kế toán phải lưu trữ bao gồm:

1. Chứng từ kế toán.

2. Sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp.

3. Báo cáo tài chính; báo cáo quyết toán ngân sách; báo cáo tổng hợp quyết toán ngân sách.

4. Tài liệu khác có liên quan đến kế toán bao gồm các loại hợp đồng; báo cáo kế toán quản trị; hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành, dự án quan trọng quốc gia; báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản; các tài liệu liên quan đến kiểm tra, thanh tra, giám sát, kiểm toán; biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán; quyết định bổ sung vốn từ lợi nhuận, phân phối các quỹ từ lợi nhuận; các tài liệu liên quan đến giải thể, phá sản, chia, tách, hợp nhất sáp nhập, chấm dứt hoạt động, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị; tài liệu liên quan đến tiếp nhận và sử dụng kinh phí, vốn, quỹ; tài liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế, phí, lệ phí và nghĩa vụ khác đối với Nhà nước và các tài liệu khác.

Như vậy loại tài liệu kế toán phải lưu trữ bao gồm:

[1] Chứng từ kế toán.

[2] Sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp.

[3] Báo cáo tài chính; báo cáo quyết toán ngân sách; báo cáo tổng hợp quyết toán ngân sách.

[4] Tài liệu khác có liên quan đến kế toán bao gồm các loại hợp đồng; báo cáo kế toán quản trị; hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành, dự án quan trọng quốc gia; báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản; các tài liệu liên quan đến kiểm tra, thanh tra, giám sát, kiểm toán; biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán; quyết định bổ sung vốn từ lợi nhuận, phân phối các quỹ từ lợi nhuận; các tài liệu liên quan đến giải thể, phá sản, chia, tách, hợp nhất sáp nhập, chấm dứt hoạt động, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị; tài liệu liên quan đến tiếp nhận và sử dụng kinh phí, vốn, quỹ; tài liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế, phí, lệ phí và nghĩa vụ khác đối với Nhà nước và các tài liệu khác.

Nơi lưu trữ tài liệu kế toán là ở đâu?

Căn cứ tại Điều 11 Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định về nơi lưu trữ tài liệu kế toán như sau:

[1] Tài liệu kế toán của đơn vị nào được lưu trữ tại kho của đơn vị đó. Đơn vị kế toán phải đảm bảo có đầy đủ thiết bị bảo quản và bảo đảm an toàn trong quá trình lưu trữ theo quy định của pháp luật.

Trường hợp đơn vị không tổ chức bộ phận hoặc kho lưu trữ tại đơn vị thì có thể thuê tổ chức, cơ quan lưu trữ thực hiện lưu trữ tài liệu kế toán trên cơ sở hợp đồng lưu trữ theo quy định của pháp luật.

[2] Tài liệu kế toán của doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, chi nhánh và văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam trong thời gian hoạt động tại Việt Nam theo Giấy chứng nhận đầu tư, Giấy chứng nhận đăng ký thành lập doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện đã được cấp phải được lưu trữ tại đơn vị kế toán ở Việt Nam hoặc thuê tổ chức lưu trữ tại Việt Nam thực hiện lưu trữ tài liệu kế toán. Khi kết thúc hoạt động tại việt Nam, người đại diện theo pháp luật của đơn vị quyết định nơi lưu trữ tài liệu kế toán trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

[3] Tài liệu kế toán của đơn vị giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động hoặc các dự án kết thúc hoạt động bao gồm tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm đang còn trong thời hạn lưu trữ và tài liệu kế toán liên quan đến việc giải thể phá sản, chấm dứt, kết thúc hoạt động được lưu trữ tại nơi do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định hoặc theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền quyết định chấm dứt hoạt động hoặc kết thúc dự án.

[4] Tài liệu kế toán của đơn vị chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi loại hình đơn vị bao gồm tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm đang còn trong thời hạn lưu trữ và tài liệu kế toán liên quan đến chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị được lưu trữ tại đơn vị kế toán mới hoặc tại nơi do cơ quan có thẩm quyền quyết định chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị quyết định.

[5] Tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm đang còn trong thời hạn lưu trữ của các đơn vị được chia, tách: Nếu tài liệu kế toán phân chia được cho đơn vị kế toán mới thì lưu trữ tại đơn vị mới; nếu tài liệu kế toán không phân chia được thì lưu trữ tại đơn vị kế toán bị chia hoặc bị tách hoặc tại nơi do cơ quan có thẩm quyền quyết định chia, tách đơn vị quyết định. Tài liệu kế toán liên quan đến chia đơn vị kế toán thì lưu trữ tại các đơn vị kế toán mới. Tài liệu kế toán liên quan đến tách đơn vị kế toán thì được lưu trữ tại nơi đơn vị bị tách, đơn vị kế toán mới.

[6] Tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm đang còn trong thời hạn lưu trữ và tài liệu kế toán liên quan đến hợp nhất, sáp nhập các đơn vị kế toán thì lưu trữ tại đơn vị nhận sáp nhập hoặc đơn vị kế toán hợp nhất.

[7] Tài liệu kế toán về an ninh, quốc phòng phải được lưu trữ theo quy định của pháp luật liên quan.

*Bài viết Công văn 3666 về bảo quản lưu trữ tài liệu kế toán chi tiết ra sao?