Xuất hóa đơn điều chỉnh, thay thế hóa đơn đã lập sai cần lập biên bản thỏa thuận không?

Xuất hóa đơn điều chỉnh, thay thế hóa đơn đã lập sai cần lập biên bản thỏa thuận không?

Căn cứ theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định về thay thế, điều chỉnh hóa đơn điện tử như sau:

Thay thế, điều chỉnh hóa đơn điện tử

1. Trường hợp phát hiện hóa đơn điện tử đã lập sai (bao gồm hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế) thì người bán thực hiện xử lý như sau:

...

b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử như sau:

b.1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập sai.

Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

b.2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử lập sai.

Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập sai sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).

Trường hợp trong tháng người bán đã lập sai cùng thông tin về người mua, tên hàng, đơn giá, thuế suất trên nhiều hóa đơn của cùng một người mua trong cùng tháng thì người bán được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn điện tử đã lập sai trong cùng tháng và đính kèm bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.

Trước khi điều chỉnh, thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai theo quy định tại điểm b khoản này, đối với trường hợp người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai; trường hợp người mua là cá nhân thì người bán phải thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán (nếu có). Người bán thực hiện lưu giữ văn bản thỏa thuận tại đơn vị và xuất trình khi có yêu cầu.

...

Như vậy, trước khi xuất hóa đơn điều chỉnh, thay thế hóa đơn đã lập sai thì người bán hàng lập hóa đơn điều chỉnh như sau:

- Đối với trường hợp người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thì khi đó 2 bên bắt buộc phải lập biên bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai.

- Đối với trường hợp người mua là cá nhân thì người bán không bắt buộc phải lập biên bản thỏa thuận nhưng phải thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán (nếu có).

Lưu ý: khi lập biên bản thỏa thuận thì người bán phải thực hiện lưu giữ văn bản thỏa thuận và xuất trình khi có yêu cầu.

Trên đây là phần trả lời cho "Xuất hóa đơn điều chỉnh, thay thế hóa đơn đã lập sai cần lập biên bản thỏa thuận không?"

Xem thêm: Đăng ký hộ kinh doanh online năm 2026 cần chuẩn bị những giấy tờ gì?

Xem thêm: Hóa đơn ghi sai giá hàng hóa thì lập hóa đơn điều chỉnh như thế nào?

Xuất hóa đơn điều chỉnh, thay thế hóa đơn đã lập sai cần lập biên bản thỏa thuận không?

Mẫu biên bản thỏa thuận thay thế hóa đơn điện tử có sai sót mới nhất?

Hiện nay vẫn chưa có văn bản nào quy định cụ thể và định dạng chuẩn về mẫu biên bản thỏa thuận thay thế hóa đơn điện tử có sai xót.

Tuy nhiên, văn biên bản thỏa thuận thay thế là một trong những văn bản quan trọng trong quá trình sử dụng hóa đơn.

Theo đó người nộp thuế có thể tham khảo mẫu biên bản thỏa thuận thay thế hóa đơn điện tử có sai sót mới nhất có dạng như sau:

Tải về Mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử có sai sót (tham khảo)

Việc bảo quản lưu trữ hóa đơn chứng từ được quy định như thế nào?

Căn cứ theo quy định tại Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì việc bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ được quy định như sau:

(1) Hóa đơn, chứng từ được bảo quản, lưu trữ đảm bảo:

- Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;

- Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán.

(2) Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

(3) Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, chứng từ đặt in, tự in phải bảo quản, lưu trữ đúng với yêu cầu sau:

- Hóa đơn, chứng từ chưa lập được lưu trữ, bảo quản trong kho theo chế độ lưu trữ bảo quản chứng từ có giá.

- Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các đơn vị kế toán được lưu trữ theo quy định lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.

- Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các tổ chức, hộ, cá nhân không phải là đơn vị kế toán được lưu trữ và bảo quản như tài sản riêng của tổ chức, hộ, cá nhân đó.