Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng chứng từ điện tử từ 01/7/2026?

Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng chứng từ điện tử từ 01/7/2026?

Theo Điều 27 Luật Quản lý thuế 2025 quy định về chứng từ điện tử như sau:

Chứng từ điện tử

1. Chứng từ điện tử là chứng từ thu thuế, phí, lệ phí hoặc chứng từ khấu trừ thuế ở dạng dữ liệu điện tử do cơ quan quản lý thuế hoặc tổ chức có trách nhiệm khấu trừ thuế cấp cho người nộp thuế bằng phương tiện điện tử.

2. Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng chứng từ điện tử

a) Việc đăng ký, quản lý, sử dụng chứng từ điện tử phải tuân thủ pháp luật về giao dịch điện tử, pháp luật về kế toán và pháp luật về thuế;

b) Tổ chức lập chứng từ điện tử phải phản ánh đầy đủ, trung thực giao dịch phát sinh và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của chứng từ đã lập.

...

Như vậy, nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng chứng từ điện tử được quy định như sau:

- Việc đăng ký, quản lý, sử dụng chứng từ điện tử phải tuân thủ pháp luật về giao dịch điện tử, pháp luật về kế toán và pháp luật về thuế;

- Tổ chức lập chứng từ điện tử phải phản ánh đầy đủ, trung thực giao dịch phát sinh và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của chứng từ đã lập.

Lưu ý: Luật Quản lý thuế 2025 có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 7 năm 2026, trừ Điều 13 và Điều 26 Luật Quản lý thuế 2025 có hiệu lực từ ngày 01 tháng 01 năm 2026.

Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng chứng từ điện tử từ 01/7/2026? (Hình từ Internet)

Các loại chứng từ kế toán phổ biến hiện nay?

Theo hoạt động kinh doanh trong các doanh nghiệp thì chứng từ kế toán hiện nay có các loại phổ biến được phân loại theo các tiêu chí như sau:

(1) Theo hình thức:

- Chứng từ giấy: Hóa đơn, phiếu thu/chi, biên lai giấy truyền thống.

- Chứng từ điện tử: File Excel, PDF, email, tin nhắn hoặc hệ thống phần mềm kế toán có chữ ký số, được tạo, truyền tải, lưu trữ điện tử.

(2) Theo công dụng:

- Chứng từ mệnh lệnh: lệnh xuất kho, lệnh nhập kho,...

- Chứng từ thực hiện: hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi,...

- Chứng từ thủ tục kế toán: Bảng kê chứng từ, chứng từ ghi sổ,...

- Chứng từ liên hợp: Bảng kê kiêm phiếu xuất kho, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ,...

(3) Theo địa điểm lập chứng từ:

- Chứng từ bên trong: Bảng thanh toán lương, phiếu tạm ứng lương,...

- Chứng từ bên ngoài: chứng từ ngân hàng, hóa đơn mua hàng,...

(4) Theo mức độ khái quát của chứng từ

- Chứng từ tổng hợp

- Chứng từ ban đầu, chứng từ chi tiết

(5) Theo số lần ghi trên chứng từ:

- Chứng từ ghi một lần

- Chứng từ ghi nhiều lần

(6) Theo nội dung nghiệp vụ kinh tế:

- Chứng từ lao động, tiền lương: Bảng chấm công, bảng thanh toán lương,...

- Chứng từ tài sản cố định: biên bản đánh giá tài sản cố định,...

- Chứng từ về tiền: phiếu thu, phiếu chi,...

- Chứng từ thanh toán ngân sách: Bảng kê nộp tiền vào ngân sách nhà nước,...

- Một số loại chứng từ khác…

(7) Theo tính cấp bách của chứng từ:

- Chứng từ bình thường

- Chứng từ báo động

Khi nào chứng từ điện tử được xem là chứng từ kế toán?

Căn cứ Điều 17 Luật Kế toán 2015 quy định về chứng từ điện tử như sau:

Chứng từ điện tử

1. Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi có các nội dung quy định tại Điều 16 của Luật này và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán.

2. Chứng từ điện tử phải bảo đảm tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ; phải được quản lý, kiểm tra chống các hình thức lợi dụng khai thác, xâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử không đúng quy định. Chứng từ điện tử được quản lý như tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản mà nó được tạo ra, gửi đi hoặc nhận nhưng phải có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng.

3. Khi chứng từ bằng giấy được chuyển thành chứng từ điện tử để giao dịch, thanh toán hoặc ngược lại thì chứng từ điện tử có giá trị để thực hiện nghiệp vụ kinh tế, tài chính đó, chứng từ bằng giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi và kiểm tra, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán.

Theo đó, chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán và phải có các nội dung quy định tại Điều 16 Luật Kế toán 2015 như sau:

- Tên và số của chứng từ kế toán;

- Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;

- Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân được chứng minh từ kế toán;

- Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân được chứng minh từ kế toán;

- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

- Số lượng, đơn giá và số tiền của doanh nghiệp kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán được sử dụng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;

- Chữ ký, họ và tên của người lập trình, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.

- Những nội dung khác theo từng loại chứng từ.