Mất hóa đơn đầu vào thì doanh nghiệp xử lý như thế nào?

Mất hóa đơn đầu vào thì doanh nghiệp xử lý như thế nào?

Căn cứ Điều 28 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định việc xử lý mất, cháy, hỏng hóa đơn đặt in đã mua của cơ quan thuế như sau:

Xử lý mất, cháy, hỏng hóa đơn đặt in đã mua của cơ quan thuế

1. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh nếu phát hiện mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập hoặc chưa lập phải lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo Mẫu số BC21/HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn. Trường hợp ngày cuối cùng (ngày thứ 05) trùng với ngày nghỉ theo quy định của pháp luật thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó.

2. Trường hợp khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ người bán đã lập hóa đơn theo đúng quy định nhưng sau đó người bán hoặc người mua làm mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn bản gốc đã lập thì người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, trong biên bản ghi rõ liên 1 của hóa đơn người bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) trên biên bản và người bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua. Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) của người bán kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế. Người bán và người mua phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.

Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn liên 2 đã sử dụng có liên quan đến bên thứ ba (ví dụ: bên thứ ba là bên vận chuyển hàng hoặc bên chuyển hóa đơn) thì căn cứ vào việc bên thứ ba do người bán hoặc người mua thuê để xác định trách nhiệm và xử phạt người bán hoặc người mua theo quy định.

Như vậy, khi mất hóa đơn đầu vào, doanh nghiệp có thể xử lý theo trình tự như sau:

(1) Lập biên bản ghi nhận sự việc

Người mua và người bán cùng lập biên bản ghi nhận sự việc.

Biên bản phải có các nội dung chính: ghi rõ việc bên mua làm mất hóa đơn đầu vào (liên 2), thông tin về hóa đơn đã mất và thông tin liên 1 của người bán (đã khai nộp thuế vào thời gian nào), họ tên, chữ ký của người đại diện pháp luật (hoặc người được ủy quyền) và đóng dấu xác thực của cả hai bên.

(2) Báo cáo với cơ quan thuế

Doanh nghiệp lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng hóa đơn theo Mẫu số BC21/HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong thời hạn 05 ngày kể từ ngày phát hiện

Tải Mẫu số BC21/HĐG tại đây: Tải về

Thời hạn nộp báo cáo là trong vòng 05 ngày kể từ ngày phát hiện mất hóa đơn.

(3) Sử dụng bản sao hóa đơn

Người bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao để giao cho người mua.

Người mua được phép sử dụng bản sao hóa đơn này kèm theo biên bản ghi nhận sự việc để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế hợp lệ.

Lưu ý:

Cả người bán và người mua đều phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc khai báo mất hóa đơn.

Hiện nay, hầu hết doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử, vì vậy việc mất hóa đơn đầu vào chủ yếu chỉ còn áp dụng cho hóa đơn giấy.

Trên đây là nội dung "Mất hóa đơn đầu vào thì doanh nghiệp xử lý như thế nào?"

Mất hóa đơn đầu vào thì doanh nghiệp xử lý như thế nào? (Hình từ Internet)

Làm mất hóa đơn mà không khai báo thì bị phạt bao nhiêu tiền?

Căn cứ Điều 25 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định Xử phạt hành vi vi phạm quy định về khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn trước khi thông báo phát hành hoặc hóa đơn đã mua của cơ quan thuế nhưng chưa lập như sau:

Xử phạt hành vi vi phạm quy định về khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn trước khi thông báo phát hành hoặc hóa đơn đã mua của cơ quan thuế nhưng chưa lập

1. Phạt cảnh cáo đối với hành vi khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn quá thời hạn từ 01 ngày đến 05 ngày, kể từ ngày hết thời hạn khai báo theo quy định và có tình tiết giảm nhẹ.

2. Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với hành vi khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn quá thời hạn từ 01 ngày đến 05 ngày, kể từ ngày hết thời hạn khai báo theo quy định, trừ trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này.

3. Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

a) Khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn quá thời hạn từ 06 ngày trở lên, kể từ ngày hết thời hạn khai báo theo quy định.

b) Không khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn.

Như vậy, làm mất hóa đơn mà không khai báo thì tổ chức sẽ bị phạt từ 4 - 8 triệu đồng, cá nhân sẽ bị phạt từ 2 - 4 triệu đồng.

Lưu ý: Mức phạt nêu trên áp dụng với tổ chức; đối với cá nhân có cùng vi phạm thì mức phạt bằng 1/2 mức phạt tiền tổ chức.

Quản lý hóa đơn có thuộc nội dung quản lý thuế không?

Căn cứ Điều 4 Luật Quản lý thuế 2019 quy định về Nội dung quản lý thuế như sau:

Nội dung quản lý thuế

1. Đăng ký thuế, khai thuế, nộp thuế, ấn định thuế.

2. Hoàn thuế, miễn thuế, giảm thuế, không thu thuế.

3. Khoanh tiền thuế nợ; xóa nợ tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt; miễn tiền chậm nộp, tiền phạt; không tính tiền chậm nộp; gia hạn nộp thuế; nộp dần tiền thuế nợ.

4. Quản lý thông tin người nộp thuế.

5. Quản lý hóa đơn, chứng từ.

6. Kiểm tra thuế, thanh tra thuế và thực hiện biện pháp phòng, chống, ngăn chặn vi phạm pháp luật về thuế.

7. Cưỡng chế thi hành quyết định hành chính về quản lý thuế.

8. Xử phạt vi phạm hành chính về quản lý thuế.

9. Giải quyết khiếu nại, tố cáo về thuế.

10. Hợp tác quốc tế về thuế.

11. Tuyên truyền, hỗ trợ người nộp thuế.

Như vậy, quản lý hóa đơn thuộc nội dung quản lý thuế.