Lưu ý về việc sử dụng bảng kê thu mua hàng hóa làm căn cứ tính chi phí được trừ tại Công văn 2646?
Ngày 24/4/2026, Cục Thuế đã ban hành Công văn 2646/CT-CS năm 2026 về chính sách thuế.
>> Tải về Công văn 2646/CT-CS năm 2026
Trong đó, nội dung lưu ý về việc sử dụng bảng kê thu mua hàng hóa làm căn cứ tính chi phí được trừ được nêu rõ tại Mục 1 Công văn 2646/CT-CS năm 2026 như sau:
Căn cứ khoản 2.4 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014 của Bộ Tài chính (được sửa đổi, bổ sung tại Thông tư 96/2015/TT-BTC ngày 22/6/2015 của Bộ Tài chính) quy định về các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế;
Căn cứ điểm b khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP ngày 15/12/2025 của Chính phủ quy định về các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế;
Căn cứ điểm a khoản 13 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC ngày 12/3/2026 của Bộ Tài chính quy định về hồ sơ của khoản chi được tính vào chi phí được trừ như sau:
Hồ sơ của khoản chi được tính vào chi phí được trừ quy định tại điểm b và điểm c khoản 1 Điều 9 của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp
...
13. Hồ sơ của một số khoản chi theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều 9 của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp được quy định như sau: a) Đối với trường hợp ... mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt; ... hồ sơ gồm: Chứng từ chi trả tiền cho người bản theo quy định của pháp luật về kế toán, hóa đơn, chứng từ (đổi với trường hợp giá trị mua hàng hóa, địch vụ trong ngày của từng hộ, cá nhân từ 05 triệu đồng trở lên phải thanh toán không dùng tiền mặt); bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo Mẫu số 02/TNDN ban hành kèm theo Thông tư này do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm;
...
Căn cứ các quy định nêu trên, trường hợp người mua là doanh nghiệp có phát sinh hoạt động mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt, không có hóa đơn đầu vào thì được phép được phép lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào theo mẫu số 01/TNDN ban hành kèm theo Thông tư 78/2014/TT-BTC (áp dụng trước ngày 12/3/2026); hoặc theo mẫu số 02/TNDN ban hành kèm theo Thông tư 20/2026/TT-BTC (áp dụng từ ngày 12/3/2026), trong đó:
- Người trực tiếp thu nhặt là cá nhân trực tiếp đi nhặt phế liệu không là cơ sở kinh doanh hay hộ kinh doanh và không sử dụng hoa đơn.
- Người thu mua lại từ nhiều nguồn để bán lại thì phải đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế và nộp thuế theo quy định.
Bảng kê là một trong các căn cứ để xác định chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp đối với trường hợp đặc thù không có hóa đơn. Doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của bảng kê, đồng thời phải lưu giữ đầy đủ hồ sơ chứng minh giao dịch thực tế như: thông tin người bán, chứng từ vận chuyển, chứng từ thanh toán.
Vậy quan điểm của cơ quan thuế có sự phân biệt đối với trường sử dụng bảng kê khi thu mua phế liệu sẽ có sự phân biệt giữa đối tượng đi nhặt trực tiếp (theo đúng câu chữ trong quy định) và nhóm đối tượng thu mua để bán lại. Đây là những trường hợp mà doanh nghiệp đôi khi không để ý và phân biệt kỹ sự khác biệt nên áp dụng không đúng cách xử lý.
Ngoài ra, công văn cũng lưu ý thêm về việc doanh nghiệp cần lưu trữ bổ sung các thông tin và chứng từ liên quan đến giao dịch, chẳng hạn như thông tin người bán, chứng từ vận chuyển, chứng từ thanh toán. Trên thực tế, việc xác minh cá nhân thực sự là người trực tiếp thu nhặt phế liệu hay là người thu mua rồi bán lại là không đơn giản. Vì vậy, cơ quan thuế cũng nhấn mạnh vai trò của các chứng từ đi kèm nhằm hỗ trợ chứng minh bản chất giao dịch.
Do đó, doanh nghiệp nên cân nhắc khả năng thu thập và lưu trữ thêm các tài liệu, thông tin có thể hỗ trợ chứng minh người bán là người trực tiếp thu nhặt phế liệu thay vì hoạt động thu mua để bán lại. Các tài liệu này nên được lưu cùng hồ sơ giao dịch để phục vụ giải trình khi cần thiết.
*Trên đây là nội dung Lưu ý về việc sử dụng bảng kê thu mua hàng hóa làm căn cứ tính chi phí được trừ tại Công văn 2646?
Lưu ý về việc sử dụng bảng kê thu mua hàng hóa làm căn cứ tính chi phí được trừ tại Công văn 2646? (Hình từ Internet)
Cách xác định chi phí được trừ và không được trừ khi tính thuế TNDN?
Hiện nay, tại Điều 9 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 đã quy định cụ thể các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế như sau:
- Doanh nghiệp được trừ các khoản chi khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau đây:
+ Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm cả khoản chi phí bổ sung được trừ theo tỷ lệ phần trăm tính trên chi phí thực tế phát sinh trong kỳ tính thuế liên quan đến hoạt động nghiên cứu và phát triển của doanh nghiệp;
+ Khoản chi thực tế phát sinh khác;
+ Các khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của pháp luật, trừ các trường hợp đặc thù theo quy định của Chính phủ.
- Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm:
+ Khoản chi không đáp ứng đủ các điều kiện quy định tại khoản 1 Điều 9 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025;
+ Khoản tiền phạt do vi phạm hành chính;
+ Khoản chi được bù đắp bằng nguồn kinh phí khác;
+ Phần chi vượt mức do Chính phủ quy định đối với: chi phí quản lý kinh doanh do doanh nghiệp nước ngoài phân bổ cho cơ sở thường trú tại Việt Nam; chi phí thuê quản lý hoạt động kinh doanh trò chơi điện tử có thưởng, kinh doanh casino; chi trả lãi tiền vay của doanh nghiệp có giao dịch liên kết; chi có tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động; khoản đóng góp tham gia bảo hiểm hưu trí bổ sung theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội 2024 hoặc quỹ có tính chất an sinh xã hội, mua bảo hiểm hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ cho người lao động;
+ Phần trích lập không đúng hoặc vượt mức theo quy định của pháp luật về trích lập dự phòng;
+ Khoản trích khấu hao tài sản cố định không đúng hoặc vượt mức quy định của pháp luật;
+ Khoản trích trước vào chi phí không đúng quy định của pháp luật;
+ Tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do cá nhân làm chủ; thù lao trả cho sáng lập viên doanh nghiệp không trực tiếp tham gia điều hành sản xuất, kinh doanh; tiền lương, tiền công, các khoản hạch toán chi khác để chi trả cho người lao động nhưng thực tế không chi trả hoặc không có hoá đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật;
+ Phần chi trả lãi tiền vay tương ứng với phần vốn điều lệ còn thiếu; lãi tiền vay trong quá trình đầu tư đã được ghi nhận vào giá trị đầu tư; lãi vay để triển khai thực hiện các hợp đồng tìm kiếm, thăm dò và khai thác dầu khí; phần chi trả lãi tiền vay vốn sản xuất, kinh doanh của đối tượng không phải là tổ chức tín dụng vượt mức theo quy định của Bộ luật Dân sự 2015;
+ Phần chi phí được phép thu hồi vượt quá tỷ lệ quy định tại hợp đồng dầu khí được duyệt; trường hợp hợp đồng dầu khí không quy định về tỷ lệ thu hồi chi phí thì phần chi phí vượt trên mức do Chính phủ quy định không được tính vào chi phí được trừ;
+ Phần thuế giá trị gia tăng đầu vào đã được khấu trừ; thuế giá trị gia tăng nộp theo phương pháp khấu trừ; thuế giá trị gia tăng đầu vào của phần giá trị xe ô tô chở người từ 09 chỗ ngồi trở xuống vượt mức do Chính phủ quy định; thuế thu nhập doanh nghiệp; các khoản thuế, phí, lệ phí, thu khác không được tính vào chi phí theo quy định của pháp luật và tiền chậm nộp theo quy định của pháp luật về quản lý thuế.
Phần thuế giá trị gia tăng nộp theo phương pháp khấu trừ quy định tại điểm này không bao gồm phần thuế giá trị gia tăng của hàng hóa, dịch vụ đầu vào có liên quan trực tiếp đến sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp chưa được khấu trừ hết nhưng không thuộc trường hợp hoàn thuế.
Số thuế giá trị gia tăng đầu vào khi đã được tính vào chi phí được trừ thì không được khấu trừ với số thuế giá trị gia tăng đầu ra;
+ Khoản chi không tương ứng với doanh thu tính thuế, trừ các khoản chi quy định tại điểm b khoản 1 Điều 9 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025; khoản chi không đáp ứng điều kiện chi, nội dung chi theo quy định của pháp luật chuyên ngành;
+ Khoản tài trợ, trừ khoản tài trợ quy định tại tiểu điểm b5 điểm b khoản 1 Điều 9 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025;
+ Chi về đầu tư xây dựng cơ bản trong giai đoạn đầu tư để hình thành tài sản cố định; chi liên quan trực tiếp đến việc tăng, giảm vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp;
+ Các khoản chi của hoạt động kinh doanh: ngân hàng, bảo hiểm, xổ số, chứng khoán, hợp đồng BT, BOT, BTO không đúng hoặc vượt mức quy định của pháp luật;
+ Các khoản chi khác.
Dưới đây là ví dụ cách xác định chi phí được trừ và không được trừ khi tính thuế TNDN:
Giả sử: Giả sử doanh nghiệp mua xe ô tô dưới 9 chỗ ngồi. Nếu doanh nghiệp không thuộc nhóm kinh doanh vận tải, kinh doanh ô tô hoặc dịch vụ khách sạn, du lịch thì sẽ bị khống chế ngưỡng giá trị đối với xe ô tô dưới 9 chỗ. Ngược lại, nếu doanh nghiệp kinh doanh vận tải thì không bị khống chế; còn đối với các doanh nghiệp hoạt động thông thường như dịch vụ tư vấn tài chính, kế toán, kiểm toán… không thuộc các lĩnh vực nêu trên thì sẽ bị khống chế ở mức cố định. Tức là nguyên giá được tính chi phí chỉ tối đa 1,6 tỷ đồng, tương ứng thuế GTGT được khấu trừ là 160 triệu đồng (10%). Còn nếu doanh nghiệp kinh doanh khách sạn, du lịch thì dù mua xe 2 tỷ đồng và thuế GTGT là 200 triệu đồng vẫn được khấu trừ toàn bộ thuế và trích khấu hao toàn bộ. Ví dụ, doanh nghiệp không kinh doanh vận tải hay khách sạn nhưng giám đốc quyết định mua xe trị giá 5 tỷ đồng và thuế GTGT 10% là 500 triệu đồng. Khi đó, câu hỏi đặt ra là sổ sách kế toán cần phản ánh như thế nào? Về phía thuế, cơ quan thuế chỉ chấp nhận mức 1,6 tỷ đồng để tính chi phí. Tuy nhiên, phần giá trị vượt (từ 2-3 tỷ đồng) không thể bỏ đi. Theo nguyên tắc kế toán quy định tại Điều 6 Luật Kế toán 2015, doanh nghiệp phải phản ánh trung thực, đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Do đó, việc giám đốc sử dụng tiền doanh nghiệp để mua xe với tổng giá trị 5,5 tỷ đồng vẫn phải được ghi nhận đầy đủ trên sổ kế toán. Tài sản cố định phải khai N2111 và N133 và N1332 (là 5 tỷ) và Có 112 (là 5,5 tỷ). Đồng thời, giả sử xe ô tô dưới 9 chỗ được khấu hao trong 10 năm, thì về mặt kỹ thuật sẽ phát sinh chênh lệch giữa kế toán và thuế. Cụ thể, nếu hằng năm doanh nghiệp tính khấu hao theo thuế thì mỗi một năm sẽ lấy 1,6 tỷ / 10 năm = 160 triệu/năm. Nhưng theo sổ kế toán 5 tỷ / 10 năm thì mỗi một năm khấu hao 500 triệu. Do đó, chênh lệch giữa thuế và kế toán là 340 triệu. Phần chênh lệch này có được khấu trừ vào các kỳ sau hay không? Thực tế, đây là khoản chênh lệch vĩnh viễn giữa thuế và kế toán không bao giờ gặp nhau, doanh nghiệp không được mang chênh lệch này để khấu trừ tiếp. Tuy nhiên trên sổ thì kế toán bắt buộc vẫn phải trình bày đầy đủ để phản ánh đúng dòng tiền và bản chất giao dịch nếu không trình bày thì sẽ bị lệch về dòng tiền. Vì thực tế doanh nghiệp bỏ ra 5 tỷ để mua xe chứ không phải 1,6 tỷ. Phương án kỹ thuật có thể xử lý là kế toán có thể xem trên tờ khai quyết toán thuế TNDN, xem chỉ tiêu B4 là các khoản chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN. Thay vì trên sổ kế toán tự động kết chuyển 500 triệu vào thì sẽ làm cho doanh nghiệp giảm lãi đi 340 triệu thì sẽ không đúng với thuế. Do đó phải bóc tách trên chỉ tiêu B4, lúc này lãi thật của doanh nghiệp sẽ về với lãi của thuế quy định. Nếu không thực hiện bước này, khi kê khai sẽ dễ bị sai tờ khai quyết toán thuế TNDN và ngoài việc xác định sai tiền lãi của doanh nghiệp thì còn có thể sai luôn cả lỗi kê khai nên ít nhất sẽ có 2 lỗi sai (và có thể nhiều hơn nữa) |
Hàng hóa trên 5 triệu đồng để được tính vào chi phí được trừ có cần hợp đồng biên bản bàn giao không?
Căn cứ tại điểm c khoản 13 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC quy định hồ sơ của khoản chi được tính vào chi phí được trừ như sau:
Hồ sơ của khoản chi được tính vào chi phí được trừ quy định tại điểm b và điểm c khoản 1 Điều 9 của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp
Các khoản chi được tính vào chi phí được trừ quy định tại điểm b và điểm c khoản 1 Điều 9 của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp phải có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định và các thành phần hồ sơ. Thành phần hồ sơ cụ thể như sau:
...
13. Hồ sơ của một số khoản chi theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều 9 của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp được quy định như sau:
...
c) Đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên nếu đến thời điểm ghi nhận chi phí mà doanh nghiệp chưa thanh toán thì doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế trong trường hợp có hợp đồng mua hàng hóa, dịch vụ, biên bản bàn giao hàng hóa, dịch vụ và khi thanh toán doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt;
...
Căn cứ khoản 1 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định hóa đơn như sau:
Giải thích từ ngữ
Trong Nghị định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
1. Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
...
Theo đó, tại Công văn 4358/NBI-QLDN2 năm 2026 Tải về hướng dẫn để được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN đối với mua hàng trên 5 triệu đồng như sau:
Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên nếu đến thời điểm ghi nhận chi phí mà doanh nghiệp chưa thanh toán được quy định tại điểm c khoản 13 Điều 3 Thông tư số 20/2026/TT-BTC ngày 12/03/2026 của Bộ Tài chính thì quy định về hồ sơ phải có hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ, biên bản bàn giao hàng hóa, dịch vụ giữa bên mua và bên bán.
Quy định về hợp đồng, biên bản giao nhận và các biểu mẫu đề nghị công ty thực hiện theo các văn bản quy định tại Bộ Luật dân sự, Bộ luật Hảng hải Việt Nam, Luật thương mại, Luật kế toán và văn bản quy phạm pháp luật có liên quan để thực hiện theo đúng quy định.
Như vậy, khi mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị trên 05 triệu nếu đến thời điểm ghi nhận chi phí mà doanh nghiệp chưa thanh toán thì hồ sơ để khoản chi được tính vào chi phí được trừ phải có:
- Hợp đồng mua hàng hóa, dịch vụ
- Biên bản bàn giao hàng hóa, dịch vụ
- Khi thanh toán doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Bài viết này có hữu ích không?
- - Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của THƯ VIỆN PHÁP LUẬT. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email [email protected];
- - Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo;
- - Điều khoản được áp dụng có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc;
- - Mọi ý kiến thắc mắc về bản quyền của bài viết vui lòng liên hệ qua địa chỉ mail [email protected];
