Thủ tục cấp, đổi, điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH, thẻ BHYT mới nhất theo Quyết định 2695?

Thủ tục cấp, đổi, điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH, thẻ BHYT mới nhất theo Quyết định 2695?

Bộ Tài chính ban hành Quyết định 2695/QĐ-BTC ngày 28/09/2026 về việc công bố thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung áp dụng thực hiện trong lĩnh vực Bảo hiểm xã hội thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Tài chính.

Tải về << Quyết định 2695/QĐ-BTC năm 2026 >>

Theo đó, tại Phần I Phụ lục ban hành kèm Quyết định 2695/QĐ-BTC năm 2026 (có hiệu lực thi hành kể từ ngày 28/9/2026) quy định danh mục thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung. Trong đó, thủ tục cấp, đổi, điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH, thẻ BHYT (mã TTHC 1/002759) được sửa đổi, bổ sung như sau:

(1) Trình tự thực hiện

Bước 1: Lập, nộp hồ sơ

- Người tham gia: Kê khai Tờ khai, lập hồ sơ theo quy định, nộp hồ sơ cho đơn vị hoặc cơ quan BHXH.

- Đơn vị sử dụng lao động Tổ chức hỗ trợ phát triển đối tượng/Cơ quan quản lý người chỉ tham gia BHYT: gửi hồ sơ của người tham gia cho cơ quan BHXH đối với trường hợp nộp hồ sơ thông qua đơn vị.

Bước 2: Cơ quan BHXH tiếp nhận hồ sơ và giải quyết theo quy định. Trường hợp hồ sơ tiếp nhận và dữ liệu chưa đầy đủ, chính xác: hướng dẫn bổ sung hoàn thiện hồ sơ hoặc trả lại hồ sơ kèm theo lý do.

Bước 3: Nhận kết quả

(2) Cách thức thực hiện: Trực tiếp, trực tuyến hoặc qua dịch vụ bưu chính.

(3) Thành phần hồ sơ:

a. Người tham gia

* Cấp lại sổ BHXH, thẻ BHYT không thay đổi thông tin: Tờ khai đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS)

* Điều chỉnh thông tin

- Điều chỉnh thông tin nhân thân: Tờ khai đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).

- Điều chỉnh thông tin đã ghi trên sổ BHXH (chức danh nghề, nơi làm việc...): Tờ khai đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS) kèm theo bản chụp kèm theo bản chính để đối chiếu hồ sơ giấy tờ liên quan tới việc điều chinh.

- Thay đổi nơi đăng ký khám, chữa bệnh ban đầu: Tờ khai đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).

- Điều chỉnh quyền lợi BHYT cao hơn:

(1) Tờ khai đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS);

(2) Bản chụp (scan) văn bản, tài liệu liên quan để thay đổi thông tin quyền lợi được hưởng. (Trường hợp thông tin của người tham gia đã được cập nhật trong CSDL quốc gia về dân cư, CSDL về cư trú hoặc các CSDL chuyên ngành khác như CSDL người hưởng chính sách ưu đãi người có công, CSDL hộ nghèo, hộ cận nghèo, CSDL người khuyết tật... thì không phải cung cấp).

Các văn bản, tài liệu liên quan dùng để thay đổi thông tin quyền lợi được hưởng của người tham gia được quy định tại các văn bản: Nghị định 131/2021/NĐ-CP; Thông tư 30/2019/TT-BLĐTBXH; Nghị định 20/2021/NĐ-CP;

Tùy theo từng trường hợp, người tham gia cung cấp bản chụp (scan) của một trong số văn bản, tài liệu liên quan. Tải về

Trường hợp, người tham gia BHYT có giấy tờ chứng minh thuộc đối tượng hưởng quyền lợi y tế cao hơn khác với các giấy tờ ở bảng nêu trên, cung cấp bản chụp (scan) cho cơ quan BHXH làm căn cứ giải quyết.

* Gộp sổ BHXH trong trường hợp một người có từ 2 số trở lên

- Tờ khai đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS). Trường hợp có thời gian đóng trùng BHXH, BHTN người tham gia ghi rõ nội dung đề nghị hoàn trả, tên chủ tài khoản, số tài khoản, ngân hàng (nếu có) để nhận tiền hoàn trả.

- Sổ BHXH (đối với trường hợp người tham gia có sổ BHXH cấp theo mẫu quy định tại Quyết định 1443/LĐ-TBXH của Bộ Lao động - Thương binh, xã hội trước ngày 31/12/2008 mà chưa được cập nhật lên CSDL của cơ quan BHXH).

* Đề nghị xác nhận thời gian đóng BHXH cho người tham gia trong trường hợp đơn vị không còn khả năng đóng BHXH cho người tham gia trước ngày 01/7/2024 để làm căn cứ giải quyết, điều chỉnh chế độ hưu trí, tử tuất:

- Tờ khai đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).

* Tính thời gian công tác trước ngày 01/01/1995 để hưởng BHXH; tính thời gian công tác hưởng BHXH đối với cán bộ xã có thời gian đảm nhiệm chức danh theo Nghị định 09/1998/NĐ-CP

- Tờ khai đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS);

- Trường hợp NLĐ có thời gian làm việc trong khu vực nhà nước trước ngày 01/01/1995; cán bộ xã đảm nhiệm chức danh theo Nghị định 09/1998/NĐ-CP trước ngày 01/01/1998: Hồ sơ gốc và các giấy tờ liên quan chứng minh.

Hồ sơ một số trường hợp, hồ sơ cụ thể. Tải về

b. Đơn vị: Đơn vị sử dụng lao động xác nhận vào Tờ khai đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS) của người tham gia trong trường hợp người tham gia BHXH bắt buộc thay đổi họ, tên đệm, tên; ngày, tháng, năm sinh.

* Ghi chú:

- Các thành phần hồ sơ là mẫu do cơ quan BHXH ban hành là bản chính;

- Trường hợp các thành phần hồ sơ khác đã có trong CSDL cơ quan BHXH đang quản lý, CSDL quốc gia, CSDL chuyên ngành được kết nối, chia sẻ đủ điều kiện khai thác, sử dụng, đảm bảo tính pháp lý theo quy định thì đơn vị sử dụng lao động, NLĐ không phải cung cấp cho cơ quan BHXH

- Trường hợp ủy quyền nhận tiền hoàn trả: Hồ sơ kèm theo Văn bản ủy quyền (được chứng thực) theo quy định của pháp luật.

(4) Số lượng hồ sơ: 01 bộ

(5) Thời hạn giải quyết:

- Trường hợp Cấp lại, điều chỉnh thông tin, gộp số BHXH: 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.

- Trường hợp Cấp lại, đổi, điều chỉnh thông tin trên thẻ BHYT: 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.

- Trường hợp Tính thời gian công tác trước ngày 01/01/1995 để hưởng BHXH, tính thời gian công tác hưởng BHXH đối với cán bộ xã có thời gian đảm nhiệm chức danh theo Nghị định số 09/1998/NĐ-CP: 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.

Trường hợp Xác nhận thời gian đóng BHXH cho người tham gia trong trường hợp đơn vị không còn khả năng đóng BHXH cho người tham gia trước ngày 01/7/2024 để làm căn cứ giải quyết, điều chỉnh chế độ hưu trí, tử tuất: 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định; trường hợp cần phải xác minh lại quá trình đóng BHXH thì thời hạn không quá 45 ngày.

(6) Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính:

Người tham gia BΗΧΗ, ΒΗΥΤ, ΒΗTN, bảo hiểm TNLĐ, BNN;

- Đơn vị sử dụng lao động Tổ chức hỗ trợ phát triển đối tượng/Cơ quan quản lý người chỉ tham gia BHYT.

(7) Cơ quan giải quyết thủ tục hành chính: Cơ quan BHXH theo phân cấp.

(8) Kết quả thực hiện thủ tục hành chính:

- Trường hợp: Cấp lại, điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH; Tính thời gian công tác trước ngày 01/01/1995 để hưởng BHXH, tính thời gian công tác hưởng BHXH đối với cán bộ xã có thời gian đảm nhiệm chức danh theo Nghị định 09/1998/NĐ-CP; Xác nhận thời gian đóng BHXH cho người tham gia trong trường hợp đơn vị không còn khả năng đóng BHXH cho người tham gia trước ngày 01/7/2024; gộp số BHXH: Kết quả là Sổ BHXH.

- Trường hợp Cấp lại, đồi, điều chỉnh thông tin trên thẻ BHYT: Thẻ BHYT

- Trường hợp Hoàn trả tiền đóng cho thời gian đóng trùng BHXH, BHTN:

+ Tiền hoàn trả;

+ Thông báo kết quả giải quyết TTHC (Mẫu số 01-TB ban hành kèm theo Quyết định 58/QĐ-BHXH ngày 22/01/2025).

(9) Phí, lệ phí: Không

(10) Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai:

Tờ khai đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS) Tải về

(11) Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính: Không.

Thủ tục cấp, đổi, điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH, thẻ BHYT mới nhất theo Quyết định 2695?

Hạch toán các khoản đóng BHXH, BHYT, BHTN theo Thông tư 99 như thế nào?

Theo nội dung Tài khoản 338 Phải trả, phải nộp khác được quy định tại Mục B Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư 99/2025/TT-BTC có hướng dẫn hạch toán các khoản đóng BHXH, BHYT như sau:

- Khi trích BHXH, BHYT, BHTN ghi:

Nợ các TK 622, 623, 627, 641, 642,... (số tính vào chi phí SXKD)

Nợ TK 334 - Phải trả người lao động (số trừ vào lương người lao động)

Có TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3382, 3383, 3384, 3386).

- Khi nộp BHXH, BHYT, BHTN ghi:

Nợ TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3382, 3383, 3384, 3386)

Có các TK 111, 112,...

- BHXH phải trả cho công nhân viên khi nghỉ ốm đau, thai sản,..., ghi:

Nợ TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3383)

Có TK 334 - Phải trả người lao động.

Khoản chi đóng BHXH cho người lao động có được trừ khi tính thuế TNDN không?

Căn cứ tại khoản 2 Điều 9 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 quy định về các khoản chi không được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp như sau:

Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

...

2. Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm:

a) Khoản chi không đáp ứng đủ các điều kiện quy định tại khoản 1 Điều này;

b) Khoản tiền phạt do vi phạm hành chính;

c) Khoản chi được bù đắp bằng nguồn kinh phí khác;

d) Phần chi vượt mức do Chính phủ quy định đối với: chi phí quản lý kinh doanh do doanh nghiệp nước ngoài phân bổ cho cơ sở thường trú tại Việt Nam; chi phí thuê quản lý hoạt động kinh doanh trò chơi điện tử có thưởng, kinh doanh casino; chi trả lãi tiền vay của doanh nghiệp có giao dịch liên kết; chi có tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động; khoản đóng góp tham gia bảo hiểm hưu trí bổ sung theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội hoặc quỹ có tính chất an sinh xã hội, mua bảo hiểm hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ cho người lao động;

đ) Phần trích lập không đúng hoặc vượt mức theo quy định của pháp luật về trích lập dự phòng;

e) Khoản trích khấu hao tài sản cố định không đúng hoặc vượt mức quy định của pháp luật;

g) Khoản trích trước vào chi phí không đúng quy định của pháp luật;

...

Đồng thời, theo điểm đ khoản 4 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định các khoản chi không được trừ khi tính thuế TNDN như sau:

Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

...

4. Phần chi vượt mức quy định đối với các khoản chi sau:

...

đ) Phần chi vượt mức 05 triệu đồng/tháng/người để đóng góp tham gia bảo hiểm hưu trí bổ sung theo Luật Bảo hiểm xã hội hoặc quỹ có tính chất an sinh xã hội, mua bảo hiểm hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ cho người lao động. Phần vượt mức quy định của pháp luật về bảo hiểm xã hội, về bảo hiểm y tế để trích nộp các quỹ có tính chất an sinh xã hội (bảo hiểm xã hội, bảo hiểm hưu trí bổ sung bắt buộc), Quỹ bảo hiểm y tế và Quỹ bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động, cụ thể như sau:

đ1) Khoản tham gia bảo hiểm hưu trí bổ sung theo Luật Bảo hiểm xã hội hoặc quỹ có tính chất an sinh xã hội, mua bảo hiểm hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ cho người lao động được tính vào chi phí được trừ ngoài việc không vượt mức quy định tại điểm này còn phải được ghi cụ thể điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn;

đ2) Doanh nghiệp không được tính vào chi phí đối với các khoản chi tham gia bảo hiểm hưu trí bổ sung theo Luật Bảo hiểm xã hội hoặc quỹ có tính chất an sinh xã hội, mua bảo hiểm hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ cho người lao động nếu doanh nghiệp không thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ về bảo hiểm bắt buộc cho người lao động (kể cả trường hợp nợ tiền bảo hiểm bắt buộc).

...

Theo đó, khoản BHXH, BHYT, BHTN và các khoản bảo hiểm bắt buộc khác mà doanh nghiệp đóng cho người lao động theo đúng mức và quy định của pháp luật về bảo hiểm được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Trường hợp doanh nghiệp trích, đóng vượt mức 05 triệu đồng/tháng/người về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế để đóng vào các quỹ bảo hiểm bắt buộc thì phần vượt mức không được tính vào chi phí được trừ.

Đối với các khoản bảo hiểm hưu trí bổ sung, bảo hiểm hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ cho người lao động được tính vào chi phí được trừ ngoài việc không vượt mức quy định còn phải được ghi cụ thể điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế công ty.

Ngoài ra, doanh nghiệp không được tính khoản chi đóng BHXH cho người lao động vào chi phí được trừ nếu chưa thực hiện đầy đủ nghĩa vụ về bảo hiểm bắt buộc cho người lao động, kể cả trường hợp đang nợ tiền bảo hiểm bắt buộc.

Vì vậy, khoản chi đóng BHXH cho người lao động được trừ khi tính thuế TNDN, trừ trường hợp phần đóng vượt mức vượt mức 05 triệu đồng/tháng/người sẽ không được trừ.