Điều kiện khấu trừ và hạch toán chi phí ủy quyền bên thứ ba thanh toán?

Điều kiện khấu trừ và hạch toán chi phí ủy quyền bên thứ ba thanh toán?

Căn cứ Điều 25 Nghị định 181/2025/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ nộp thuế như sau:

Hóa đơn, chứng từ nộp thuế

Cơ sở kinh doanh phải có hóa đơn giá trị gia tăng của hàng hóa, dịch vụ mua vào hoặc chứng từ nộp thuế giá trị gia tăng ở khâu nhập khẩu hoặc chứng từ nộp thuế giá trị gia tăng thay cho phía nước ngoài theo quy định tại điểm a khoản 2 Điều 14 Luật Thuế giá trị gia tăng (bao gồm cả chứng từ nộp thuế giá trị gia tăng theo tỷ lệ % nhân với doanh thu thay cho phía nước ngoài).

Đồng thời, tại điểm c khoản 2 Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP quy định chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt như sau:

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

Cơ sở kinh doanh phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào (bao gồm cả hàng hóa nhập khẩu) từ 05 triệu đồng trở lên đã bao gồm thuế giá trị gia tăng. Trong đó:

1. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là chứng từ chứng minh việc thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của Nghị định số 52/2024/NĐ-CP ngày 15 tháng 5 năm 2024 của Chính phủ về thanh toán không dùng tiền mặt, trừ các chứng từ bên mua nộp tiền mặt vào tài khoản của bên bán.

2. Một số trường hợp đặc thù theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 14 Luật Thuế giá trị gia tăng bao gồm:

...

c) Trường hợp hàng hóa, dịch vụ mua vào được thanh toán ủy quyền qua bên thứ ba thanh toán không dùng tiền mặt (bao gồm cả trường hợp bên bán yêu cầu bên mua thanh toán không dùng tiền mặt cho bên thứ ba do bên bán chỉ định) thì việc thanh toán theo ủy quyền hoặc thanh toán cho bên thứ ba theo chỉ định của bên bán phải được quy định cụ thể trong hợp đồng dưới hình thức văn bản và bên thứ ba là một tổ chức hoặc thể nhân đang hoạt động theo quy định của pháp luật.

...

Theo đó, Công văn 7195/CT-QLNT năm 2026 hướng dẫn khấu trừ thuế GTGT khi ủy quyền cho bên thứ ba thanh toán như sau:

- Về chính sách thuế GTGT: về nguyên tắc, trường hợp hàng hóa, dịch vụ mua vào được thanh toán ủy quyền qua bên thứ ba thanh toán không dùng tiền mặt, nếu việc thanh toán theo ủy quyền qua bên thứ ba được quy định cụ thể trong hợp đồng dưới hình thức văn bản và bên thứ ba là một tổ chức hoặc thể nhân đang hoạt động theo quy định của pháp luật thì đáp ứng điều kiện chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Như vậy, trường hợp hàng hóa, dịch vụ mua vào được ủy quyền bên thứ ba thanh toán không dùng tiền mặt thì để đáp ứng điều kiện về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cần bảo đảm các điều kiện sau:

- Thanh toán qua bên thứ ba phải được quy định cụ thể trong hợp đồng bằng văn bản giữa các bên;

- Bên thứ ba thực hiện thanh toán phải là tổ chức hoặc cá nhân đang hoạt động theo quy định của pháp luật;

- Khoản thanh toán phải được thực hiện bằng phương thức không dùng tiền mặt.

Khi đáp ứng các điều kiện trên, chứng từ thanh toán qua bên thứ ba được xem là chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để đáp ứng điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Điều kiện khấu trừ và hạch toán chi phí ủy quyền bên thứ ba thanh toán? (Hình từ Internet)

Có giới hạn số tiền ủy quyền để được khấu trừ thuế GTGT không?

Căn cứ tại điểm i khoản 2 Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP quy định như sau:

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

...

2. Một số trường hợp đặc thù theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 14 Luật Thuế giá trị gia tăng bao gồm:

...

c) Trường hợp hàng hóa, dịch vụ mua vào được thanh toán uỷ quyền qua bên thứ ba thanh toán không dùng tiền mặt (bao gồm cả trường hợp bên bán yêu cầu bên mua thanh toán không dùng tiền mặt cho bên thứ ba do bên bán chỉ định) thì việc thanh toán theo uỷ quyền hoặc thanh toán cho bên thứ ba theo chỉ định của bên bán phải được quy định cụ thể trong hợp đồng dưới hình thức văn bản và bên thứ ba là một tổ chức hoặc thể nhân đang hoạt động theo quy định của pháp luật.

...

i) Trường hợp hàng hóa, dịch vụ mua vào phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế giá trị gia tăng được ủy quyền cho cá nhân là người lao động của cơ sở kinh doanh thanh toán không dùng tiền mặt theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của cơ sở kinh doanh, sau đó cơ sở kinh doanh thanh toán lại cho người lao động bằng hình thức thanh toán không dùng tiền mặt thì được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào.

...

Theo quy định trên, có thể hiểu khi người lao động được công ty ủy quyền thanh toán và thanh toán không bằng tiền mặt đối với việc mua hàng hóa, dịch vụ của công ty thì việc khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với khoản chi trả cho người lao động được thực hiện với điều kiện là sau đó công ty phải thanh toán lại cho người lao động bằng hình thức thanh toán không dùng tiền mặt.

Cụ thể, nếu doanh nghiệp quy định rõ trong quy chế quản lý tài chính hoặc quyết định ủy quyền của công ty cho cá nhân, đồng thời các khoản chi nêu trên có đầy đủ hồ sơ, chứng từ hợp lệ như hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ mang tên và mã số thuế của công ty, hồ sơ ủy quyền, chứng từ chuyển tiền từ tài khoản ngân hàng hoặc thẻ tín dụng của cá nhân cho người bán, và chứng từ chuyển tiền từ tài khoản của công ty cho cá nhân thì hình thức thanh toán này sẽ được chấp nhận chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Đồng thời, các khoản chi này sẽ được xem là hợp lệ để kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp.

Như vậy, pháp luật cũng không đặt ra quy định về giới hạn số tiền ủy quyền thanh toán cho người lao động, miễn là việc ủy quyền này được quy định rõ trong quy chế quản lý tài chính hoặc quyết định ủy quyền của công ty cho cá nhân và việc thanh toán của người lao động, công ty dưới hình thức không dùng tiền mặt thì sẽ được chấp nhận chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế GTGT.

Hóa đơn dưới 5 triệu phải chuyển khoản để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào khi nào?

Căn cứ khoản 3 Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP quy định Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt như sau:

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

Cơ sở kinh doanh phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối

với hàng hóa, dịch vụ mua vào (bao gồm cả hàng hóa nhập khẩu) từ 05 triệu đồng trở lên đã bao gồm thuế giá trị gia tăng. Trong đó:

...

3. Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ của một người nộp thuế có giá trị dưới 05 triệu đồng nhưng mua nhiều lần trong cùng một ngày có tổng giá trị từ 05 triệu đồng trở lên thì chỉ được khấu trừ thuế đối với trường hợp có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Theo quy định trên, đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ của một người nộp thuế có giá trị dưới 05 triệu đồng nhưng mua nhiều lần trong cùng một ngày có tổng giá trị từ 05 triệu đồng trở lên thì chỉ được khấu trừ thuế đối với trường hợp có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Do đó, nếu người mua có hóa đơn dưới 5 triệu thanh toán tiền mặt nhiều lần trong ngày và tổng giá trị trên 05 triệu thì chỉ được khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với hóa đơn có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.