Tiền lương chưa trả cho nhân viên có được hạch toán chi phí không?

Tiền lương chưa trả cho nhân viên có được hạch toán chi phí không?

Căn cứ Phụ lục II Hệ thống tài khoản kế toán ban hành kèm theo Thông tư 99/2025/TT-BTC quy định nguyên tắc kế toán Tài khoản 334 Phải trả người lao động như sau:

Tài khoản 334 dùng để phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho người lao động của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội trả theo lương và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của người lao động.

Bên cạnh đó, theo Mục 03 Chuẩn mực số 01 ban hành và công bố theo Quyết định 165/2002/QĐ-BTC có quy định về nguyên tắc cơ sở dồn tích như sau:

Cơ sở dồn tích

03. Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính của doanh nghiệp liên quan đến tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí phải được ghi sổ kế toán vào thời điểm phát sinh, không căn cứ vào thời điểm thực tế thu hoặc thực tế chi tiền hoặc tương đương tiền. Báo cáo tài chính lập trên cơ sở dồn tích phản ảnh tình hình tài chính của doanh nghiệp trong quá khứ, hiện tại và tương lai.

Theo đó, khi phát sinh nghĩa vụ trả lương cho người lao động, doanh nghiệp được ghi nhận chi phí tiền lương vào Tài khoản 334 Phải trả người lao động và phải được ghi sổ kế toán vào thời điểm phát sinh, không căn cứ vào thời điểm thực tế thu hoặc thực tế chi tiền hoặc tương đương tiền.

Như vậy, trường hợp doanh nghiệp chưa trả tiền lương cho nhân viên thì vẫn hạch toán chi phí tiền lương vào Tài khoản 334 Phải trả người lao động, cụ thể:

Nợ các TK 622, 623, 627, 641, 642, 241,...

Có TK 334 - Phải trả người lao động.

Tiền lương chưa trả cho nhân viên có được hạch toán chi phí không? (Hình từ Internet)

Hướng dẫn hạch toán tài khoản 334 Phải trả người lao động mới nhất hiện nay?

Căn cứ Phụ lục II Hệ thống tài khoản kế toán ban hành kèm theo Thông tư 99/2025/TT-BTC quy định phương pháp kế toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu của Tài khoản 334 Phải trả người lao động được quy định như sau:

(1) Tính tiền lương, các khoản phụ cấp theo quy định phải trả cho người lao động, ghi:

Nợ các TK 622, 623, 627, 641, 642, 241,...

Có TK 334 - Phải trả người lao động.

(2) Tiền thưởng phải trả cho người lao động:

Nợ các TK 622, 623, 627, 641, 642, 241,... (nếu doanh nghiệp không có quỹ khen thưởng và tiền thưởng được tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh)

Nợ TK 353 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3531) (nếu trích từ quỹ khen thưởng)

Có TK 334 - Phải trả người lao động.

- Khi xuất quỹ chỉ trả tiền thưởng, ghi:

Nợ TK 334 - Phải trả người lao động

Có các TK 111, 112,...

(3) Tính tiền bảo hiểm xã hội (ốm đau, thai sản, tai nạn,...) phải trả cho người lao động, ghi:

Nợ TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3383)

Có TK 334 - Phải trả người lao động.

(4) Tính tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả cho người lao động, ghi:

Nợ các TK 622, 623, 627, 641, 642, 241,... (nếu doanh nghiệp không trích trước tiền lương nghỉ phép)

Nợ TK 335 - Chi phí phải trả (nếu doanh nghiệp trích trước tiền lương nghỉ phép)

Có TK 334 - Phải trả người lao động.

(5) Các khoản phải khẩu trừ vào lương và thu nhập của người lao động của doanh nghiệp như tiền tạm ứng chưa chỉ hết, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, tiền thu bồi thường về tài sản thiếu theo quyết định xử lý.... ghi:

Nợ TK 334 - Phải trả người lao động

Có các TK 138, 141, 338,...

(6) Tính tiền thuế thu nhập cá nhân của người lao động của doanh nghiệp phải nộp Nhà nước, ghi:

Nợ TK 334 - Phải trả người lao động

Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (3335).

(7) Khi ứng trước hoặc thực trả tiền lương, tiền công cho người lao động của doanh nghiệp, ghi:

Nợ TK 334 - Phải trả người lao động

Có các TK 111, 112,...

(8) Thanh toán các khoản phải trả cho người lao động của doanh nghiệp, ghi:

Nợ TK 334 - Phải trà người lao động

Có các TK 111, 112,...

(9) Trường hợp trả lương hoặc thưởng cho người lao động của doanh nghiệp bằng sản phẩm, hàng hoá, doanh nghiệp phản ánh doanh thu bán hàng không bao gồm thuế GTGT, ghi:

Nợ TK 334 - Phải trả người lao động

Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33311).

(10) Xác định và thanh toán các khoản khác phải trà cho người lao động của doanh nghiệp như tiền ăn ca, tiền nhà, tiền điện thoại, học phí, thẻ hội viên,....

- Khi xác định được số phải trả cho người lao động của doanh nghiệp, ghi:

+ Nợ các TK 622, 623, 627, 641, 642

+ Có TK 334 - Phải trả người lao động

- Khi chỉ trả cho người lao động của doanh nghiệp, ghi:

+ Nợ TK 334 - Phải trả người lao động

+ Có các TK 111, 112,...

Thực hiện kế toán theo nguyên tắc nào?

Theo Điều 6 Luật Kế toán 2015 quy định về các nguyên tắc kế toán, bao gồm:

- Nguyên tắc giá gốc: Giá trị tài sản và nợ phải trả được ghi nhận ban đầu theo giá gốc. Sau ghi nhận ban đầu, đối với một số loại tài sản hoặc nợ phải trả mà giá trị biến động thường xuyên theo giá thị trường và giá trị của chúng có thể xác định lại một cách đáng tin cậy thì được ghi nhận theo giá trị hợp lý tại thời điểm cuối kỳ lập báo cáo tài chính.

- Nguyên tắc nhất quán: Các quy định và phương pháp kế toán đã chọn phải được áp dụng nhất quán trong kỳ kế toán năm; trường hợp thay đổi các quy định và phương pháp kế toán đã chọn thì đơn vị kế toán phải giải trình trong báo cáo tài chính.

- Nguyên tắc cơ sở dồn tích: Đơn vị kế toán phải thu thập, phản ánh khách quan, đầy đủ, đúng thực tế và đúng kỳ kế toán mà nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.

- Nguyên tắc kịp thời: Báo cáo tài chính phải được lập và gửi cơ quan có thẩm quyền đầy đủ, chính xác và kịp thời. Thông tin, số liệu trong báo cáo tài chính của đơn vị kế toán phải được công khai theo quy định pháp luật.

- Nguyên tắc thận trọng: Đơn vị kế toán phải sử dụng phương pháp đánh giá tài sản và phân bổ các khoản thu, chi một cách thận trọng, không được làm sai lệch kết quả hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán.

- Nguyên tắc phù hợp: Việc lập và trình bày báo cáo tài chính phải bảo đảm phản ánh đúng bản chất của giao dịch hơn là hình thức, tên gọi của giao dịch.

- Cơ quan nhà nước, tổ chức, đơn vị sự nghiệp sử dụng ngân sách nhà nước còn phải thực hiện kế toán theo mục lục ngân sách nhà nước.