Sau khi khám sức khỏe định kỳ doanh nghiệp cần lưu trữ hồ sơ như thế nào?

Sau khi khám sức khỏe định kỳ doanh nghiệp cần lưu trữ hồ sơ như thế nào?

Hiện hành, tại Điều 21 Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015 quy định về việc khám sức khỏe và điều trị bệnh nghề nghiệp cho người lao động như sau:

Khám sức khỏe và điều trị bệnh nghề nghiệp cho người lao động

1. Hằng năm, người sử dụng lao động phải tổ chức khám sức khỏe ít nhất một lần cho người lao động; đối với người lao động làm nghề, công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm, người lao động là người khuyết tật, người lao động chưa thành niên, người lao động cao tuổi được khám sức khỏe ít nhất 06 tháng một lần.

2. Khi khám sức khỏe theo quy định tại khoản 1 Điều này, lao động nữ phải được khám chuyên khoa phụ sản, người làm việc trong môi trường lao động tiếp xúc với các yếu tố có nguy cơ gây bệnh nghề nghiệp phải được khám phát hiện bệnh nghề nghiệp.

...

Đồng thời, tại Điều 27 Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015 quy định về việc quản lý sức khỏe người lao động như sau:

Quản lý sức khỏe người lao động

1. Người sử dụng lao động phải căn cứ vào tiêu chuẩn sức khỏe quy định cho từng loại nghề, công việc và kết quả khám sức khỏe để sắp xếp công việc phù hợp cho người lao động.

2. Người sử dụng lao động có trách nhiệm lập và quản lý hồ sơ sức khỏe của người lao động, hồ sơ sức khỏe của người bị bệnh nghề nghiệp; thông báo kết quả khám sức khỏe, khám phát hiện bệnh nghề nghiệp để người lao động biết; hằng năm, báo cáo về việc quản lý sức khỏe người lao động thuộc trách nhiệm quản lý cho cơ quan quản lý nhà nước về y tế có thẩm quyền.

Theo đó, hằng năm người sử dụng lao động phải tổ chức khám sức khỏe ít nhất 01 lần cho người lao động. Đối với một số nhóm lao động nhất định, việc khám sức khỏe phải được thực hiện ít nhất 06 tháng/lần.

Chi phí cho hoạt động khám sức khỏe này thuộc trách nhiệm của NSDLĐ.

Vậy, "sau khi khám sức khỏe định kỳ doanh nghiệp cần lưu trữ hồ sơ như thế nào?"

[1] Các nhóm hồ sơ cần lưu trữ

- Hồ sơ pháp lý và tổ chức khám

+ Kế hoạch khám sức khỏe định kỳ hằng năm.

+ Hợp đồng/thỏa thuận dịch vụ với cơ sở khám, chữa bệnh.

+ Danh sách người lao động tham gia khám.

+ Biên bản bàn giao kết quả; bảng tổng hợp phân loại sức khỏe.

+ Biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng.

+ Hồ sơ tài chính, hóa đơn thanh toán chi phí khám.

- Hồ sơ quản lý sức khỏe cá nhân

+ Sổ/phiếu kết quả khám sức khỏe định kỳ của từng người lao động: khám lâm sàng, cận lâm sàng, xét nghiệm...

+ Hồ sơ bệnh nghề nghiệp (nếu có).

+ Sổ khám phát hiện bệnh nghề nghiệp đối với đối tượng thuộc diện khám.

[2] Nguyên tắc và cách thức lưu trữ

- Lưu khoa học

+ Hồ sơ giấy: lập tệp theo năm/phòng ban, quản lý hồ sơ cá nhân riêng.

+ Bản số hóa trên hệ thống HRM: bảo đảm tính nguyên vẹn, dễ tra cứu, có sao lưu; giữ bản gốc khi pháp luật yêu cầu.

- Bảo mật chặt chẽ

+ Thông tin sức khỏe là dữ liệu cá nhân nhạy cảm.

+ Phân quyền theo nhiệm vụ và nhu cầu cần thiết, nhân sự/y tế doanh nghiệp chỉ tiếp cận trong phạm vi được phép.

+ Quản lý liên quan chỉ nhận thông tin cần thiết để bố trí công việc, tránh rò rỉ dữ liệu.

- Theo dõi và phân loại

+ Nhân sự phối hợp với y tế doanh nghiệp theo dõi các trường hợp cần chăm sóc đặc biệt và bố trí công việc phù hợp với sức khỏe người lao động

[3] Thời hạn và xử lý khi nhân sự thay đổi

- Thời gian lưu trữ

+ Quản lý, cập nhật liên tục trong suốt thời gian người lao động làm việc.

+ Thời hạn lưu cụ thể tùy loại hồ sơ và quy định áp dụng, không tự động hủy khi người lao động nghỉ việc.

- Khi nghỉ việc / chuyển công tác

+ Thực hiện bàn giao, trả hồ sơ sức khỏe cho người lao động theo quy định áp dụng, cung cấp bản sao kết quả khi có yêu cầu.

+ Lập biên bản bàn giao và quản lý bản lưu hợp pháp, bảo mật.

Sau khi khám sức khỏe định kỳ doanh nghiệp cần lưu trữ hồ sơ như thế nào? (Hình từ Internet)

Phải báo cáo tiến độ khám sức khỏe định kỳ trước ngày 10 hằng tháng đúng không?

Bộ Y tế đã có Công văn 7311/BYT-KCB năm 2026 về hướng dẫn giải quyết một số khó khăn, vướng mắc trong công tác khám sức khỏe định kỳ miễn phí toàn dân.

Theo đó, tại mục 2.1 Công văn 7311/BYT-KCB năm 2026 thì Bộ Y tế có ý kiến và hướng dẫn giải quyết về báo cáo tiến độ khám sức khỏe định kỳ như sau:

Một số địa phương phản ánh có sự chưa thống nhất về thời điểm gửi báo cáo hằng tháng giữa các văn bản của Bộ Y tế.

Hướng dẫn:

Theo Thông báo kết luận cuộc họp ngày 23/7/2026 của Lãnh đạo Bộ Y tế 1467/TB-BYT ngày 07/8/2026, Bộ Y tế đã chỉ đạo: “Các đơn vị gửi báo cáo tiến độ triển khai khám sức khỏe định kỳ về Bộ Y tế (qua Cục Quản lý Khám, chữa bệnh) trước ngày 10 hằng tháng; Cục Quản lý Khám, chữa bệnh phối hợp với Trung tâm Thông tin Y tế Quốc gia tổng hợp, báo cáo Lãnh đạo Bộ trước ngày 15 hằng tháng để lồng ghép vào Báo cáo thực hiện Nghị quyết 72/NQ-TW gửi cấp có thẩm quyền”

Ngoài ra, biểu mẫu báo cáo Bộ Y tế xác định việc thống kê, báo cáo được thực hiện thống nhất theo biểu mẫu ban hành tại Công văn 4304/BYT-KCB ngày 11/6/2026 của Bộ Y tế về báo cáo tiến độ triển khai khám sức khỏe định kỳ hằng tháng.

Như vậy, các đơn vị phải gửi báo cáo tiến độ triển khai khám sức khỏe định kỳ cho Bộ Y tế là trước ngày 10 hằng tháng; đồng thời, việc tổng hợp và báo cáo Lãnh đạo Bộ phải hoàn thành trước ngày 15 hằng tháng.

Chi phí khám sức khỏe được quy định như thế nào?

Căn cứ tại Điều 33 Thông tư 32/2023/TT-BYT quy định chi phí khám sức khỏe như sau:

- Tổ chức, cá nhân đề nghị khám sức khỏe phải trả chi phí khám sức khỏe cho cơ sở khám sức khỏe, theo mức giá dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt hoặc theo thỏa thuận giữa hai đơn vị, trừ các trường hợp được miễn hoặc giảm theo quy định của pháp luật.

- Trường hợp người được khám sức khỏe có yêu cầu cấp từ hai giấy khám sức khỏe trở lên, người được khám sức khỏe phải nộp thêm phí cấp giấy khám sức khỏe theo quy định của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh đó.

- Việc thu, nộp, quản lý và sử dụng nguồn thu phí từ hoạt động khám sức khỏe được thực hiện theo quy định của pháp luật.