Không có hóa đơn đầu vào các hộ kinh doanh cần phải làm gì?

Không có hóa đơn đầu vào các hộ kinh doanh cần phải làm gì?

Xem thêm: Loạt chính sách mới từ ngày 1/11/2025 chính thức sẽ được áp dụng?

Hiện hành, theo khoản 1 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

Theo đó, có thể hiểu hóa đơn đầu vào là hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ cho hoạt động kinh doanh. Nếu hộ kinh doanh mua hàng không có hóa đơn đầu vào (ví dụ: mua lại từ chợ, từ người dân) thì vẫn được phép kinh doanh nhưng cần thực hiện đúng cách ghi nhận chi phí và xuất hóa đơn đầu ra.

Dưới đây là một số trường hợp không có hóa đơn đầu vào thì các hộ kinh doanh có thể xử lý như sau:

Trường hợp 1: Mua hàng của cá nhân không kinh doanh (không có hóa đơn)

Cách xử lý: Hộ kinh doanh khi mua hàng cần lập bảng kê mua hàng không có hóa đơn theo mẫu số 01/TNDN kèm theo Thông tư 78/2014/TT-BTC

Trong bảng kê mua hàng ghi rõ tên người bán, địa chỉ, số CCCD, mặt hàng, số lượng, đơn giá, tổng tiền,...

Hai bên ký xác nhận với nhau đầy đủ

Cách xử lý như thế này có thể chứng minh được nguồn hàng hợp pháp khi cơ quan thuế kiểm tra.

Trường hợp 2: Mua hàng của người bán là hộ cá nhân kinh doanh khác nhưng họ không xuất hóa đơn

Cách xử lý: Yêu cầu bên bán xuất hóa đơn điện tử. Vì theo khoản 1 Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP hộ kinh doanh phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền khi kinh doanh các nhóm ngành bắt buộc.

Nếu hộ cá nhân kinh doanh (bên bán) chưa đủ điều kiện xuất hóa đơn điện tử thì hai bên phải lập hợp đồng mua bán, phiếu thu, phiếu giao hàng để chứng minh giao dịch.

Cách xử lý này khi cơ quan thuế kiểm tra, hộ kinh doanh có thể giải trình nguồn gốc hàng hóa mà mình đã mua.

Trường hợp 3: Hộ kinh doanh tự sản xuất, chế biến để bán nên sẽ không có hóa đơn đầu vào.

Cách xử lý: Hộ kinh doanh ghi nhận chi phí sản xuất, nguyên vật liệu, nhân công theo sổ sách.

Khi bán ra, vẫn phải xuất hóa đơn điện tử đầu ra bình thường (hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền).

Trường hợp 4: Nhập hàng từ chợ đầu mối, nơi mua bán nhỏ lẻ không có hóa đơn

Cách xử lý: Giải pháp thực tế được cơ quan thuế cho phép là lập bảng kê hàng mua vào không có hóa đơn tương tự như trường hợp 1.

Kèm theo đó là các chứng từ thanh toán (chuyển khoản, phiếu chi, giấy giao nhận hàng).

Đồng thời lưu tại sổ sách kế toán để chứng minh chi phí hợp lệ.

Một số lưu ý:

- Không có hóa đơn đầu vào sẽ không bị phạt nếu hộ kinhd oanh chứng minh được nguồn gốc xuất xứ, tính hợp pháp của hàng hóa.

- Tuy nhiên, khi tính thuế TNCN và thuế GTGT theo pháp pháp kê khai, hộ kinh doanh không được khấu trừ thuế đầu vào nếu không có hóa đơn.

- Đối với hộ kinh doanh khai thuế theo phương pháp khoán, cơ quan thuế đã ấn định mức thuế nên không cần khi chi tiết chi phí nhưng vẫn nên lưu chứng từ mua hàng để chứng minh hợp lệ. Tuy nhiên tại khoản 6 Điều 10 Nghị quyết 198/2025/QH15 đã quy định cụ thể hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không áp dụng phương pháp khoán thuế từ ngày 01 tháng 01 năm 2026. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo pháp luật về quản lý thuế.

Không có hóa đơn đầu vào các hộ kinh doanh cần phải làm gì? (Hình từ Internet)

Mất hóa đơn đầu vào thì hộ kinh doanh xử lý như thế nào?

Căn cứ Điều 28 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định việc xử lý mất, cháy, hỏng hóa đơn đặt in đã mua của cơ quan thuế như sau:

Xử lý mất, cháy, hỏng hóa đơn đặt in đã mua của cơ quan thuế

1. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh nếu phát hiện mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập hoặc chưa lập phải lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo Mẫu số BC21/HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn. Trường hợp ngày cuối cùng (ngày thứ 05) trùng với ngày nghỉ theo quy định của pháp luật thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó.

2. Trường hợp khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ người bán đã lập hóa đơn theo đúng quy định nhưng sau đó người bán hoặc người mua làm mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn bản gốc đã lập thì người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, trong biên bản ghi rõ liên 1 của hóa đơn người bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) trên biên bản và người bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua. Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) của người bán kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế. Người bán và người mua phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.

Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn liên 2 đã sử dụng có liên quan đến bên thứ ba (ví dụ: bên thứ ba là bên vận chuyển hàng hoặc bên chuyển hóa đơn) thì căn cứ vào việc bên thứ ba do người bán hoặc người mua thuê để xác định trách nhiệm và xử phạt người bán hoặc người mua theo quy định.

Như vậy, khi mất hóa đơn đầu vào, hộ kinh doanh có thể xử lý theo trình tự như sau:

(1) Lập biên bản ghi nhận sự việc

Người mua và người bán cùng lập biên bản ghi nhận sự việc.

Biên bản phải có các nội dung chính: ghi rõ việc bên mua làm mất hóa đơn đầu vào (liên 2), thông tin về hóa đơn đã mất và thông tin liên 1 của người bán (đã khai nộp thuế vào thời gian nào), họ tên, chữ ký của người đại diện pháp luật (hoặc người được ủy quyền) và đóng dấu xác thực của cả hai bên.

(2) Báo cáo với cơ quan thuế

Hộ kinh doanh lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng hóa đơn theo Mẫu số BC21/HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong thời hạn 05 ngày kể từ ngày phát hiện

Tải Mẫu số BC21/HĐG tại đây: Tải về

Thời hạn nộp báo cáo là trong vòng 05 ngày kể từ ngày phát hiện mất hóa đơn.

(3) Sử dụng bản sao hóa đơn

Người bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao để giao cho người mua.

Người mua được phép sử dụng bản sao hóa đơn này kèm theo biên bản ghi nhận sự việc để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế hợp lệ.

Lưu ý:

Cả người bán và người mua đều phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc khai báo mất hóa đơn.

Hiện nay, hầu hết hộ kinh doanh đã chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử, vì vậy việc mất hóa đơn đầu vào chủ yếu chỉ còn áp dụng cho hóa đơn giấy.

Hộ kinh doanh có doanh thu bao nhiêu thì không phải đóng thuế GTGT và thuế TNCN?

Căn cứ Điều 4 Thông tư 40/2021/TT-BTC quy định về nguyên tắc tính thuế như sau:

Nguyên tắc tính thuế

1. Nguyên tắc tính thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh được thực hiện theo các quy định của pháp luật hiện hành về thuế GTGT, thuế TNCN và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan.

2. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ hoạt động sản xuất, kinh doanh trong năm dương lịch từ 100 triệu đồng trở xuống thì thuộc trường hợp không phải nộp thuế GTGT và không phải nộp thuế TNCN theo quy định pháp luật về thuế GTGT và thuế TNCN. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có trách nhiệm khai thuế chính xác, trung thực, đầy đủ và nộp hồ sơ thuế đúng hạn; chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực, đầy đủ của hồ sơ thuế theo quy định.

3. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh theo hình thức nhóm cá nhân, hộ gia đình thì mức doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở xuống để xác định cá nhân không phải nộp thuế GTGT, không phải nộp thuế TNCN được xác định cho một (01) người đại diện duy nhất của nhóm cá nhân, hộ gia đình trong năm tính thuế.

Như vậy, hộ kinh doanh không phải đóng thuế GTGT và thuế TNCN nếu có doanh thu từ hoạt động sản xuất, kinh doanh trong năm dương lịch từ 100 triệu đồng trở xuống theo quy định pháp luật về thuế GTGT và thuế TNCN

Tuy nhiên, tại khoản 1 Điều 3 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007 được sửa đổi bởi Điều 17 Luật Thuế giá trị gia tăng 2024 quy định về thu nhập chịu thuế như sau:

Thu nhập chịu thuế

Thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân gồm các loại thu nhập sau đây, trừ thu nhập được miễn thuế quy định tại Điều 4 của Luật này:

1. Thu nhập từ kinh doanh, bao gồm:

a) Thu nhập từ hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ;

b) Thu nhập từ hoạt động hành nghề độc lập của cá nhân có giấy phép hoặc chứng chỉ hành nghề theo quy định của pháp luật.

Thu nhập từ kinh doanh quy định tại khoản này không bao gồm thu nhập của hộ, cá nhân sản xuất, kinh doanh có doanh thu dưới mức quy định tại khoản 25 Điều 5 của Luật Thuế giá trị gia tăng.

Dẫn chiếu đến khoản 25 Điều 5 Luật Thuế giá trị gia tăng 2024 quy định về đối tượng không chịu thuế như sau:

Đối tượng không chịu thuế

...

25. Hàng hóa, dịch vụ của hộ, cá nhân sản xuất, kinh doanh có mức doanh thu hằng năm từ 200 triệu đồng trở xuống; tài sản của tổ chức, cá nhân không kinh doanh, không phải là người nộp thuế giá trị gia tăng bán ra; hàng dự trữ quốc gia do cơ quan dự trữ quốc gia bán ra; các khoản thu phí, lệ phí theo quy định của pháp luật về phí và lệ phí.

...

Đồng thời, theo quy định tại khoản 2 Điều 18 Luật Thuế giá trị gia tăng 2024 về hiệu lực thi hành như sau:

Hiệu lực thi hành

1. Luật này có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 7 năm 2025, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này.

2. Quy định về mức doanh thu của hộ, cá nhân sản xuất, kinh doanh thuộc đối tượng không chịu thuế tại khoản 25 Điều 5 của Luật này và Điều 17 của Luật này có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 01 năm 2026.

Như vậy, có thể hiểu rằng, từ ngày 01/01/2026, hộ kinh doanh có doanh thu từ 200 triệu đồng trở xuống/năm thì không phải đóng thuế GTGT và thuế TNCN.