Công văn 28849 hướng dẫn ghi địa chỉ trên hóa đơn khi thay đổi địa giới hành chính từ Chi cục thuế khu vực 1?

Công văn 28849 hướng dẫn ghi địa chỉ trên hóa đơn khi thay đổi địa giới hành chính từ Chi cục thuế khu vực 1?

Theo khoản 4 và khoản 5 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi điểm a khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định nội dung của hóa đơn như sau:

Nội dung của hóa đơn

...

4. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán

Trên hóa đơn phải thể hiện tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán theo đúng tên, địa chỉ, mã số thuế ghi tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã.

5. Tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách hoặc số định danh cá nhân của người mua

a) Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh có mã số thuế thì tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua thể hiện trên hóa đơn phải ghi theo đúng tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã; trường hợp người mua là đơn vị có quan hệ ngân sách thì tên, địa chỉ, mã số đơn vị có quan hệ ngân sách thể hiện trên hóa đơn phải ghi mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách được cấp.

Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như: “Phường” thành “P”; “Quận” thành “Q”, “Thành phố” thành “TP”, “Việt Nam” thành “VN” hoặc “Cổ phần” là “CP”, “Trách nhiệm hữu hạn” thành “TNHH”, “khu công nghiệp” thành “KCN”, “sản xuất” thành “SX”, “Chi nhánh” thành “CN”... nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.

...

Ngoài ra, căn cứ Nghị quyết 76/2025/UBTVQH15 ngày 15/04/2025 của Uỷ Ban Thường vụ Quốc hội về việc sắp xếp đơn vị hành chính năm 2025;

Căn cứ Nghị quyết 125/NQ-CP năm 2025 của Chính phủ về hồ sơ Đề án sắp xếp đơn vị hành chính cấp tỉnh năm 2025;

Căn cứ Nghị quyết 126/NQ-CP năm 2025 của Chính phủ về hồ sơ Đề án sắp xếp đơn vị hành chính cấp xã năm 2025;

Đồng thời, tại Công văn 4370/BTC-DNTN năm 2025 của Bộ Tài chính hướng dẫn:

1. Doanh nghiệp, hộ kinh doanh, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã, tổ hợp tác tiếp tục sử dụng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, Giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã, Giấy chứng nhận đăng ký tổ hợp tác, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh đã được cấp.

2. Cơ quan đăng ký kinh doanh không được yêu cầu doanh nghiệp, hộ kinh doanh, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã, tổ hợp tác đăng ký thay đổi thông tin về địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính. Doanh nghiệp, hộ kinh doanh, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã, tổ hợp tác cập nhật thông tin về địa chỉ do thay đối địa giới hành chính trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, Giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã, Giấy chứng nhận đăng ký tổ hợp tác, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh khi có nhu cầu hoặc thực hiện đồng thời khi đăng ký thay đổi, thông báo thay đổi nội dung khác trong đăng ký doanh nghiệp, hộ kinh doanh, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã, tổ hợp tác.

Căn cứ chỉ đạo của Cục Thuế tại Công văn 1689/CT-NVT năm 2025 về việc rà soát, chuẩn hóa danh bạ người nộp thuế theo địa bàn hành chính 2 cấp.

Theo đó, tại Công văn 28849/CCTKV01-QLDN3 năm 2025 Tải về hướng dẫn về việc ghi địa chỉ trên hóa đơn khi thay đổi địa giới hành chính như sau:

Nhằm đảo bảo dữ liệu của người nộp thuế (NNT) được chuẩn hóa theo danh mục địa bàn hành chính 2 cấp, Chi cục Thuế Khu vực I đang thực hiện rà soát, chuẩn hóa thông tin danh bạ NNT và sẽ có thông báo tới NNT sau khi cơ quan thuế cập nhật trên hệ thống đăng ký thuế (qua tài khoản giao dịch thuế điện tử của NNT; địa chỉ thư điện tử của NNT qua ứng dụng Etaxmobile của người đại diện theo pháp luật).

Thông báo này sẽ là căn cứ để người nộp thuế giải trình với cơ quan có liên quan hoặc giải thích với khách hàng trong trường hợp địa chỉ ghi trên hoá đơn là địa chỉ do cơ quan thuế đã cập nhật theo danh mục địa bàn hành chính mới nhưng thông tin Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh vẫn là địa chỉ theo danh mục địa bàn hành chính cũ.

Theo đó, trường hợp NNT có thay đổi địa chỉ theo danh mục địa bàn hành chính mới nhưng chưa điều chỉnh thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh thì khi lập hóa đơn: Thông tin địa chỉ người bán, người mua trên hóa đơn ghi theo địa chỉ mới theo địa bàn hành chính mới.

Như vậy, người nộp thuế có thay đổi địa chỉ theo địa bàn hành chính mới nhưng chưa cập nhật thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh khi xuất hóa đơn địa chỉ ghi trên hóa đơn của người bán, người mua phải ghi theo địa chỉ mới phù hợp với địa bàn hành chính mới.

Công văn 28849 hướng dẫn ghi địa chỉ trên hóa đơn khi thay đổi địa giới hành chính? (Hình từ Internet)

Không ghi đầy đủ nội dung bắt buộc trên hóa đơn bị phạt bao nhiêu tiền?

Căn cứ khoản 2 Điều 4 Nghị định 125/2020/NĐ-CP có quy định như sau:

Hành vi sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp; sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ

..

2. Sử dụng hóa đơn, chứng từ trong các trường hợp sau đây là hành vi sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ:

a) Hóa đơn, chứng từ không ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định; hóa đơn tẩy xóa, sửa chữa không đúng quy định;

...

Đồng thời tại khoản 4 Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP được bổ sung bởi khoản 3 Điều 1 Nghị định 102/2021/NĐ-CP quy định:

Xử phạt hành vi vi phạm quy định về lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ

...

4. Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

a) Lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, trừ trường hợp quy định tại điểm a khoản 1, khoản 3 Điều này;

b) Lập hóa đơn không theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn theo quy định, trừ trường hợp phạt cảnh cáo theo điểm b khoản 1 Điều này;

c) Lập hóa đơn ghi ngày trên hóa đơn trước ngày mua hóa đơn của cơ quan thuế;

d) Lập sai loại hóa đơn theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ và đã giao cho người mua hoặc đã kê khai thuế, trừ trường hợp phạt cảnh cáo theo điểm c khoản 1 Điều này;

đ) Lập hóa đơn điện tử khi chưa có thông báo chấp thuận của cơ quan thuế hoặc trước ngày cơ quan thuế chấp nhận việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế;

e) Lập hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ trong thời gian tạm ngừng hoạt động kinh doanh, trừ trường hợp lập hóa đơn giao cho khách hàng để thực hiện các hợp đồng đã ký trước ngày thông báo tạm ngừng kinh doanh;

g) Lập hóa đơn điện tử từ máy tính tiền không có kết nối, chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

h) Lập hóa đơn không ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc trên hóa đơn theo quy định.

...

Theo đó, nếu người bán không ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc trên hóa đơn theo quy định thì sẽ được xem là hành vi vi phạm pháp luật về hóa đơn, sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ và bị xử phạt vi phạm hành chính số tiền từ 4 triệu đồng đến 8 triệu đồng.

Như vậy, không ghi đầy đủ nội dung bắt buộc trên hóa đơn bị phạt từ 4 triệu đồng đến 8 triệu đồng.

Lưu ý: Đây là mức phạt tiền áp dụng đối với tổ chức. Đối với cá nhân có cùng hành vi vi phạm, mức phạt tiền sẽ bằng 1/2 mức phạt áp dụng đối với tổ chức theo khoản 4 Điều 7 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Hóa đơn điện tử được lưu trữ như thế nào?

Căn cứ khoản 2 Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định như sau:

Bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ

1. Hóa đơn, chứng từ được bảo quản, lưu trữ đảm bảo:

a) Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;

b) Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán.

2. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

...

Như vậy, hóa đơn điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ.

Lưu ý: Hóa đơn điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.