Cách kê khai hóa đơn thay thế từ ngày 01/7/2026 đơn giản, dễ hiểu, chi tiết?
Căn cứ theo:
- Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định về xử lý hóa đơn có sai sót, điều chỉnh và thay thế hóa đơn.
- Điều 12 Nghị định 252/2026/NĐ-CP và Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư 89/2026/TT-BTC quy định về khai bổ sung hồ sơ khai thuế.
- Khoản 6 Điều 23 Nghị định 181/2025/NĐ-CP quy định đối với thuế GTGT đầu vào của bên mua, trong đó phân biệt trường hợp làm tăng số thuế phải nộp hoặc làm giảm số thuế được hoàn với trường hợp chỉ làm thay đổi số thuế GTGT còn được khấu trừ.
Từ ngày 01/7/2026, khi hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và được xử lý bằng hóa đơn thay thế, việc kê khai thuế cần xác định rõ kỳ của hóa đơn gốc, tình trạng nộp hồ sơ khai thuế của kỳ gốc và ảnh hưởng của phần chênh lệch.
Đồng thời, cách xử lý giữa bên bán và bên mua có điểm khác nhau, đặc biệt đối với thuế GTGT đầu vào của bên mua.
Dưới đây là cách kê khai hóa đơn thay thế do sai sót theo từng trường hợp cụ thể, kèm ví dụ để dễ hình dung.
[1] BÊN BÁN
- Hóa đơn thay thế do sai sót
Ví dụ: Ngày 12/09/2026 (Quý 3): Công ty A xuất hóa đơn 001526, VAT là 4.800.000 đồng. Đến ngày 18/10/2026 (Quý 4), doanh nghiệp phát hiện hóa đơn đã lập bị sai thuế suất. Doanh nghiệp lập hóa đơn thay thế 001683. VAT đúng là 4.320.000 đồng.
Phần chênh lệch: 4.320.000 – 4.800.000 = -480.000 đồng
Như vậy, hóa đơn gốc thuộc Quý 3 nhưng hóa đơn thay thế được lập tại Quý 4.
Tuy nhiên, thời điểm lập hóa đơn thay thế không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp mặc nhiên kê khai hóa đơn thay thế vào Quý 4. Cần xem xét tờ khai của kỳ gốc đã được nộp hay chưa.
- Nếu bên bán chưa nộp tờ khai quý 3
Nếu đến thời điểm lập hóa đơn thay thế mà doanh nghiệp chưa nộp tờ khai thuế GTGT Quý 3, thì doanh nghiệp kê khai số liệu đúng theo hóa đơn thay thế 001683 vào tờ khai Quý 3.
Không kê khai hóa đơn gốc 001526 rồi sau đó lại kê khai thêm hóa đơn thay thế 001683.
Nói cách khác: Chưa nộp tờ khai kỳ gốc => kê số liệu đúng của hóa đơn thay thế ngay trên tờ khai kỳ gốc. Đây là cách xử lý giúp tờ khai của kỳ gốc phản ánh đúng số liệu cuối cùng của giao dịch.
- Nếu bên bán đã nộp tờ khai quý 3
Trường hợp doanh nghiệp đã nộp tờ khai Quý 3 và sau đó mới phát hiện hóa đơn sai sót, doanh nghiệp thực hiện khai bổ sung tờ khai Quý 3/2026.
Do hóa đơn gốc đã được kê khai trên tờ khai Quý 3 nên không kê khai lại toàn bộ hóa đơn thay thế. Thay vào đó, doanh nghiệp xác định phần chênh lệch giữa hóa đơn gốc và hóa đơn thay thế để điều chỉnh.
Trong ví dụ trên: VAT hóa đơn thay thế: 4.320.000 đồng, VAT hóa đơn gốc: 4.800.000 đồng. Chênh lệch: 4.320.000 – 4.800.000 = - 480.000 đồng
Do đó, doanh nghiệp điều chỉnh giảm VAT đầu ra 480.000 đồng.
- Bên bán nhập trên HTKK như thế nào?
Nếu đã nộp tờ khai Quý 3 thì lập KHBS Quý 3/2026. Không nhập lại toàn bộ hóa đơn thay thế. Chỉ điều chỉnh phần chênh lệch giữa hóa đơn gốc và hóa đơn thay thế.
Ví dụ, nếu hóa đơn thuộc thuế suất 10% và doanh thu cũng thay đổi thì:
- Chỉ tiêu [32] => điều chỉnh phần doanh thu chênh lệch.
- Chỉ tiêu [33] => điều chỉnh phần VAT chênh lệch.
Theo ví dụ trên, VAT giảm 480.000 đồng thì chỉ tiêu [33] giảm 480.000 đồng.
Lưu ý: chỉ tiêu [37] và [38] không dùng để điều chỉnh VAT đầu ra của bên bán.
[2] BÊN MUA
- Hóa đơn thay thế do sai sót
Đối với bên mua, cách xử lý sẽ khác ở một số điểm so với bên bán, đặc biệt trong trường hợp hóa đơn gốc đã được kê khai.
Ví dụ: Ngày 15/09/2026 (Quý 3): Công ty B nhận hóa đơn 002418. VAT là 5.600.000 đồng, đến ngày 20/10/2026 (Quý 4), doanh nghiệp phát hiện hóa đơn bị sai đơn giá. Bên bán lập hóa đơn thay thế 002577. VAT đúng là 6.050.000 đồng. Phần chênh lệch: 6.050.000 – 5.600.000 = +450.000 đồng
Như vậy, hóa đơn gốc thuộc Quý 3, hóa đơn thay thế được lập và nhận tại Quý 4. Tiếp theo cần xác định tờ khai Quý 3 đã nộp hay chưa.
- Nếu bên mua chưa nộp tờ khai quý 3
Nếu bên mua nhận được hóa đơn thay thế trước khi nộp tờ khai Quý 3, thì kê khai số liệu đúng theo hóa đơn thay thế 002577 vào tờ khai Quý 3. Không kê khai hóa đơn gốc 002418 rồi lại kê khai thêm hóa đơn thay thế.
Có thể hiểu đơn giản: Chưa nộp tờ khai kỳ gốc => kê số liệu đúng ngay trên tờ khai của kỳ gốc.
Như vậy, tờ khai Quý 3 sẽ phản ánh số liệu cuối cùng của hóa đơn sau khi đã được thay thế.
- Nếu bên mua đã nộp tờ khai quý 3
Nếu tờ khai Quý 3 đã được nộp và hóa đơn gốc đã được kê khai, thì không kê khai lại toàn bộ hóa đơn thay thế.
Trước tiên, xác định phần chênh lệch: 6.050.000 – 5.600.000 = +450.000 đồng
Sau đó cần xem xét phần chênh lệch này ảnh hưởng như thế nào đến số thuế của kỳ gốc. Có hai trường hợp cần phân biệt.
- Trường hợp 1: Làm tăng số thuế phải nộp hoặc làm giảm số thuế được hoàn
Nếu phần chênh lệch làm tăng số thuế GTGT phải nộp hoặc làm giảm số thuế GTGT được hoàn thì thực hiện khai bổ sung tờ khai Quý 3/2026.
- Trường hợp 2: Chỉ làm tăng hoặc giảm số VAT còn được khấu trừ chuyển kỳ sau
Nếu phần chênh lệch chỉ làm tăng hoặc giảm số thuế GTGT còn được khấu trừ chuyển sang kỳ sau thì không thực hiện khai bổ sung tờ khai kỳ gốc.
Thay vào đó, kê khai phần chênh lệch tại kỳ phát hiện sai sót, theo các chỉ tiêu [37] hoặc [38]. Nội dung này được thực hiện theo khoản 6 Điều 12 Nghị định 252/2026/NĐ-CP.
- Bên mua khi nào dùng chỉ tiêu [37] và [38]?
Nếu thuộc trường hợp được kê khai phần chênh lệch tại kỳ phát hiện sai sót thì:
Chỉ tiêu [37] => Điều chỉnh giảm VAT còn được khấu trừ của các kỳ trước.
Chỉ tiêu [38] => Điều chỉnh tăng VAT còn được khấu trừ của các kỳ trước.
Ví dụ trên có phần chênh lệch: 6.050.000 – 5.600.000 = +450.000 đồng
Nếu khoản chênh lệch chỉ làm tăng số VAT còn được khấu trừ chuyển kỳ sau, thì kê +450.000 đồng vào chỉ tiêu [38] của kỳ phát hiện sai sót.
[3] CHỐT LẠI CÁCH XỬ LÝ HÓA ĐƠN THAY THẾ DO SAI SÓT
- Đối với bên bán:
Chưa nộp tờ khai kỳ gố thì kê số liệu đúng của hóa đơn thay thế vào kỳ gốc, không kê khai cả hóa đơn gốc và hóa đơn thay thế.
Đã nộp tờ khai kỳ gốc thì thực hiện khai bổ sung kỳ gốc. Do hóa đơn gốc đã được kê khai nên chỉ điều chỉnh phần chênh lệch, không kê khai lại toàn bộ hóa đơn.
- Đối với bên mua:
Chưa nộp tờ khai kỳ gốc thì kê số liệu đúng của hóa đơn thay thế vào kỳ gốc, không kê khai hóa đơn gốc rồi lại kê khai thêm hóa đơn thay thế.
Đã nộp tờ khai kỳ gốc thì xác định phần chênh lệch giữa hóa đơn gốc và hóa đơn thay thế, sau đó xem xét ảnh hưởng của khoản chênh lệch này đến số thuế của kỳ gốc.
Nếu phần chênh lệch làm tăng số thuế phải nộp hoặc làm giảm số thuế được hoàn thì thực hiện khai bổ sung kỳ gốc.
Nếu phần chênh lệch chỉ làm tăng hoặc giảm VAT còn được khấu trừ chuyển kỳ sau thì không khai bổ sung kỳ gốc mà kê phần chênh lệch tại kỳ phát hiện sai sót, theo chỉ tiêu [37] hoặc [38].
[4] CÁCH NHỚ ĐƠN GIẢN NHẤT Khi gặp hóa đơn thay thế do sai sót, có thể xác định theo trình tự: Bước 1: Xác định hóa đơn gốc thuộc kỳ nào. Bước 2: Xác định kỳ gốc đã nộp tờ khai hay chưa. Bước 3: Nếu chưa nộp => kê số đúng của hóa đơn thay thế vào kỳ gốc. Bước 4: Nếu đã nộp => xác định phần chênh lệch. Bước 5: Với bên mua, tiếp tục xem phần chênh lệch có làm thay đổi số thuế phải nộp/thuế được hoàn hay chỉ ảnh hưởng đến số VAT còn được khấu trừ. Bước 6: Nếu tăng số thuế phải nộp hoặc giảm số thuế được hoàn => khai bổ sung kỳ gốc. Bước 7: Nếu chỉ ảnh hưởng đến VAT còn được khấu trừ chuyển kỳ sau => kê chênh lệch tại kỳ phát hiện sai sót, sử dụng chỉ tiêu [37] hoặc [38] theo trường hợp cụ thể. |
Như vậy, hóa đơn thay thế không phải cứ lập ở quý nào thì kê khai vào quý đó. Điểm cần xác định trước tiên là kỳ của hóa đơn gốc và tình trạng kê khai của kỳ gốc. Từ đó mới xác định được kê số liệu đúng vào kỳ gốc, khai bổ sung kỳ gốc hay kê phần chênh lệch tại kỳ phát hiện sai sót.
Cách kê khai hóa đơn thay thế từ ngày 01/7/2026 đơn giản, dễ hiểu, chi tiết? (Hình từ Internet)
Phân biệt hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh từ 01/07/2026 như thế nào?
Căn cứ tại Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định về xử lý hóa đơn điện tử đã lập. Trong đó, việc phân biệt hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh từ 01/07/2026 như sau:
Trường hợp sử dụng Hóa đơn thay thế | Trường hợp sử dụng Hóa đơn điều chỉnh |
Áp dụng đối với các sai sót mang tính toàn bộ hoặc làm sai lệch bản chất giao dịch ban đầu, điển hình gồm: - Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có sai sót. - Hóa đơn liên quan đến các tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng (ô tô, bất động sản,...). - Quy trình xử lý: Lập hóa đơn điện tử mới thay thế hoàn toàn cho hóa đơn có sai sót. | Áp dụng khi sai sót chỉ mang tính bộ phận hoặc phát sinh các nghiệp vụ điều chỉnh giá trị, ví dụ: - Sai sót về ký hiệu, mẫu số hoặc số hóa đơn. - Nghiệp vụ hàng bán trả lại, giảm giá hàng bán. - Hoàn phí, giảm phí trong lĩnh vực bảo hiểm, ngân hàng,... - Chênh lệch phát sinh do tỷ giá hoặc phương thức thanh toán. - Dịch vụ viễn thông, kinh doanh thẻ trả trước,... - Quy trình xử lý: Lập hóa đơn điều chỉnh tăng hoặc giảm tương ứng với phần sai sót hoặc giá trị phát sinh. |
Lưu ý:
- Quyền lựa chọn ban đầu: Doanh nghiệp được quyền chủ động chọn 1 trong 2 phương án (điều chỉnh hoặc thay thế) ngay trong lần xử lý sai sót đầu tiên.
- Tính nhất quán: Trong trường hợp tiếp tục phát sinh sai sót sau đó, bắt buộc phải áp dụng đúng phương án đã chọn ở lần xử lý đầu tiên.
- Ngoại lệ bắt buộc: Một số trường hợp đặc thù theo quy định pháp luật yêu cầu bắt buộc phải lập hóa đơn điều chỉnh, không được sử dụng hình thức thay thế.
Xuất sai mã số thuế được lập hóa đơn thay thế hay hóa đơn điều chỉnh?
Căn cứ vào khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC có quy định về xử lý hóa đơn điện tử đã lập như sau:
Xử lý hóa đơn điện tử đã lập
1. Trường hợp phát hiện hóa đơn điện tử đã lập sai (bao gồm hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế) thì người bán thực hiện xử lý như sau:
a) Trường hợp sai về các nội dung trên hóa đơn như tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc các nội dung khác nhưng không sai về: mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục III kèm theo Thông tư này;
b) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập sai các nội dung về: mã số thuế; tên hàng hóa, hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng; số tiền ghi trên hóa đơn; thuế suất; tiền thuế hoặc các nội dung bắt buộc khác (trừ trường hợp quy định tại điểm a khoản này) thì người bán có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử như sau:
b.1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập sai:
Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”;
b.2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử lập sai:
Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
...
Như vậy, trường hợp người bán xuất hóa đơn sai mã số thuế thì người bán có thể lựa chọn 1 trong 2 cách như sau:
Cách 1: Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh
Hóa đơn điều chỉnh phải có dòng chữ: "Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm...".
Cách 2: Lập hóa đơn điện tử thay thế
Hóa đơn thay thế phải có dòng chữ: "Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm...".
Lưu ý: Trường hợp người bán đã lựa chọn xử lý hóa đơn sai bằng hình thức điều chỉnh hoặc thay thế thì nếu sau đó tiếp tục phát hiện sai sót, các lần xử lý tiếp theo phải áp dụng đúng hình thức đã lựa chọn từ lần xử lý đầu tiên. Đồng thời, đối với hóa đơn điều chỉnh, giá trị điều chỉnh tăng phải ghi số dương, điều chỉnh giảm phải ghi số âm theo đúng thực tế điều chỉnh.
Bài viết này có hữu ích không?
- - Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của THƯ VIỆN PHÁP LUẬT. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email [email protected];
- - Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo;
- - Điều khoản được áp dụng có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc;
- - Mọi ý kiến thắc mắc về bản quyền của bài viết vui lòng liên hệ qua địa chỉ mail [email protected];
