Hướng dẫn cách kê khai hóa đơn thay thế khác kỳ từ 01/7/2026?

Cách kê khai hóa đơn thay thế khác kỳ: Khi nào khai bổ sung, khi nào kê khai kỳ nhận hóa đơn?

Căn cứ tại khoản 1, khoản 2 và khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC; Điều 12 Nghị định 252/2026/NĐ-CP; Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư 89/2026/TT-BTC; Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư 89/2026/TT-BTC.

Theo đó, Hóa đơn thay thế khác kỳ là trường hợp hóa đơn thay thế được lập vào kỳ tính thuế khác với kỳ tính thuế của hóa đơn gốc đã lập trước đó và có sai sót.

Dưới đây là cách kê khai hóa đơn thay thế khác kỳ:

(1) Đối với bên bán - bên lập hóa đơn thay thế

Khi hóa đơn đã lập có sai sót thuộc trường hợp được xử lý bằng hình thức thay thế thì người bán thực hiện lập hóa đơn thay thế theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC. Hóa đơn thay thế phải thể hiện nội dung thay thế cho hóa đơn đã lập sai theo quy định.

- Trường hợp hóa đơn thay thế làm tăng số thuế GTGT phải nộp

Nếu việc thay thế làm tăng số thuế GTGT phải nộp của kỳ có sai sót thì thực hiện khai bổ sung hồ sơ khai thuế của kỳ phát sinh sai sót, đồng thời nộp số thuế tăng thêm và tiền chậm nộp nếu có.

- Trường hợp hóa đơn thay thế làm giảm số thuế GTGT phải nộp

Nếu việc khai bổ sung làm giảm số thuế GTGT phải nộp thì thực hiện khai bổ sung hồ sơ khai thuế của kỳ có sai sót theo quy định về khai bổ sung. Số thuế giảm được xử lý theo quy định về số thuế đã nộp hoặc nghĩa vụ thuế còn phải nộp.

(2) Đối với bên mua - Bên nhận hóa đơn thay thế khác kỳ

Bên mua cần xác định hóa đơn thay thế làm thay đổi số thuế GTGT đầu vào đã kê khai của kỳ trước như thế nào.

Trường hợp 1: Hóa đơn thay thế thuộc khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC

Người mua nhận được hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế thuộc các trường hợp quy định tại khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC thì kê khai vào chỉ tiêu [37] hoặc [38] của kỳ tính thuế nhận được hóa đơn, không phải khai bổ sung hồ sơ khai thuế.

Trường hợp 2: Hóa đơn thay thế làm sai sót về thuế GTGT đầu vào

- Nếu chỉ làm tăng hoặc giảm số thuế GTGT còn được khấu trừ chuyển kỳ sau:

Theo hướng dẫn tại tờ khai 01/GTGT, trường hợp người nộp thuế phát hiện số thuế GTGT đầu vào khi kê khai, khấu trừ bị sai, sót mà việc điều chỉnh chỉ làm tăng hoặc giảm số thuế GTGT còn được khấu trừ chuyển kỳ sau thì kê khai vào chỉ tiêu [37] hoặc [38] của tháng, quý phát hiện sai sót, không phải khai bổ sung hồ sơ khai thuế.

Cụ thể:

Điều chỉnh giảm số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ thì kê khai vào chỉ tiêu [37].

Điều chỉnh tăng số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ thì kê khai vào chỉ tiêu [38].

- Nếu làm tăng số thuế GTGT phải nộp hoặc giảm số thuế được hoàn

Trường hợp việc điều chỉnh hóa đơn thay thế làm tăng số thuế phải nộp hoặc giảm số thuế được hoàn, không thuộc trường hợp được điều chỉnh trực tiếp tại [37]/[38], thì phải thực hiện khai bổ sung hồ sơ khai thuế của kỳ có sai sót theo Điều 12 Nghị định 252/2026/NĐ-CP và Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư 89/2026/TT-BTC.

Hướng dẫn cách kê khai hóa đơn thay thế khác kỳ từ 01/7/2026? (Hình từ Internet)

Ví dụ cách kê khai hóa đơn thay thế khác kỳ như thế nào?

Căn cứ tại khoản 1, khoản 2 và khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC; Điều 12 Nghị định 252/2026/NĐ-CP; Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư 89/2026/TT-BTC.

Ví dụ cách kê khai hóa đơn thay thế khác kỳ như sau:

Công ty A kê khai thuế GTGT theo quý. Ngày 20/8/2026, Công ty A nhận hóa đơn đầu vào:

- Giá chưa thuế: 100 triệu đồng;

- Thuế GTGT: 10 triệu đồng.

Công ty A đã kê khai hóa đơn này vào tờ khai quý III/2026. Đến tháng 10/2026, người bán phát hiện hóa đơn ghi sai và lập hóa đơn thay thế, trong đó:

- Giá chưa thuế: 80 triệu đồng;

- Thuế GTGT: 8 triệu đồng.

Như vậy, hóa đơn thay thế giảm 2 triệu đồng thuế GTGT đầu vào so với hóa đơn cũ.

Nếu việc điều chỉnh chỉ làm giảm số thuế GTGT còn được khấu trừ chuyển kỳ sau thì:

Công ty A không khai bổ sung tờ khai quý III/2026. Thay vào đó, tại tờ khai quý IV/2026, Công ty A kê khai vào Chỉ tiêu [37]: 2.000.000 đồng để điều chỉnh giảm số thuế GTGT còn được khấu trừ của các kỳ trước.

Nếu việc điều chỉnh làm tăng số thuế GTGT phải nộp thì:

Công ty A phải khai bổ sung tờ khai quý III/2026, xác định lại số thuế GTGT phải nộp và thực hiện nghĩa vụ thuế phát sinh.

Mã số thuế của người bán được ghi trong hóa đơn điện tử như thế nào?

Căn cứ theo khoản 3 Phụ lục Kèm theo Nghị định số 254/2026/NĐ-CP quy định về tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán như sau:

3. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán

Trên hóa đơn phải thể hiện tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán theo đúng tên, địa chỉ, mã số thuế ghi tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã.

Trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử và sử dụng mã số thuế của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh cho tất cả các cửa hàng thì phải thể hiện rõ tên, mã, địa chỉ địa điểm kinh doanh trên hóa đơn; Trường hợp doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu thì phải thể hiện rõ mã, địa chỉ địa điểm kinh doanh do cơ quan có thẩm quyền cấp của từng địa điểm kinh doanh trên hóa đơn.

Trường hợp hóa đơn điện tử ủy nhiệm thì thể hiện, tên, địa chỉ, mã số thuế của bên ủy nhiệm và tên, địa chỉ, mã số thuế của bên nhận ủy nhiệm.

Trường hợp bán đấu giá tài sản để thi hành án thì hóa đơn phải thể hiện tên, địa chỉ, mã số thuế của cơ quan được giao bán đấu giá tài sản và tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.

Như vậy, mã số thuế của người bán được ghi như sau:

Trên hóa đơn phải thể hiện mã số thuế của người bán theo đúng mã số thuế ghi tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã.

Trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử và sử dụng mã số thuế của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh cho tất cả các cửa hàng thì phải thể hiện rõ mã địa điểm kinh doanh trên hóa đơn;

Trường hợp doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu thì phải thể hiện rõ mã địa điểm kinh doanh do cơ quan có thẩm quyền cấp của từng địa điểm kinh doanh trên hóa đơn.

Trường hợp hóa đơn điện tử ủy nhiệm thì thể hiện mã số thuế của bên ủy nhiệm và mã số thuế của bên nhận ủy nhiệm.

Trường hợp bán đấu giá tài sản để thi hành án thì hóa đơn phải thể hiện mã số thuế của cơ quan được giao bán đấu giá tài sản và mã số thuế của người bán.