Tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử phải ghi chi tiết chủng loại như thế nào?

Tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử phải ghi chi tiết chủng loại như thế nào?

Căn cứ tại mục 5 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định như sau:

...

a) Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ

a.1) Tên hàng hóa, dịch vụ: Trên hóa đơn phải thể hiện tên hàng hóa, dịch vụ được giao dịch bằng tiếng Việt phù hợp với quy định pháp luật. Trường hợp bán hàng hóa có nhiều chủng loại khác nhau thì tên hàng hóa thể hiện chi tiết đến từng chủng loại (ví dụ: Điện thoại Samsung; mặt hàng ăn, uống (trừ trường hợp tính tiền theo suất, theo phần;...)).

Trường hợp pháp luật có quy định về định danh hàng hóa, dịch vụ thì người bán thể hiện tên hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn theo quy định pháp luật về định danh hàng hóa, dịch vụ.

a.1.1) Trường hợp hàng hóa phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu thì trên hóa đơn phải thể hiện các số hiệu, ký hiệu đặc trưng của hàng hóa mà khi đăng ký pháp luật có yêu cầu (ví dụ: địa chỉ, cấp nhà, chiều dài, chiều rộng, số tầng của một ngôi nhà).

Trường hợp người bán ô tô, xe máy lập hóa đơn điện tử có đủ các thông tin sau: Họ và tên người mua; số định danh cá nhân hoặc mã số thuế (đối với tổ chức); nhãn hiệu, loại xe, năm sản xuất; số khung, số máy; số Giấy chứng nhận chất lượng an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường (đối với xe nhập khẩu) hoặc số Phiếu kiểm tra chất lượng xuất xưởng (đối với xe sản xuất, lắp ráp trong nước) là căn cứ để cơ quan thuế xác định và thông báo số tiền lệ phí trước bạ phải nộp;

a.1.2) Trường hợp kinh doanh dịch vụ vận tải đường bộ trong nước thì trên hóa đơn phải thể hiện biển số phương tiện vận tải, hành trình (điểm đi - điểm đến). Đối với doanh nghiệp kinh doanh vận tải cung cấp dịch vụ vận tải hàng hóa trên nền tảng số, hoạt động thương mại điện tử thì phải thể hiện tên hàng hóa vận chuyển, thông tin tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc số định danh cá nhân của người gửi hàng. Đối với doanh nghiệp cung cấp dịch vụ vận tải, cho thuê xe có ký hợp đồng với đối tác theo tuyến cố định thì trên hóa đơn không cần thể hiện biển số phương tiện vận tải, hành trình (điểm đi - điểm đến).

Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn “( )” hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Trường hợp hàng hóa, dịch vụ được giao dịch có quy định về mã hàng hóa, dịch vụ thì trên hóa đơn phải ghi cả tên và mã hàng hóa, dịch vụ;

...

Như vậy, tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử phải được ghi bằng tiếng Việt, phù hợp với quy định pháp luật và thể hiện chi tiết đến từng chủng loại nếu hàng hóa được bán có nhiều chủng loại khác nhau. Trường hợp hàng hóa, dịch vụ thuộc diện phải định danh hoặc có quy định về mã hàng hóa, dịch vụ thì người bán phải ghi tên và mã theo quy định tương ứng.

Ngoài ra, tùy từng trường hợp cụ thể mà hóa đơn còn phải thể hiện đầy đủ các thông tin đặc thù như số hiệu, ký hiệu của hàng hóa phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng; thông tin phương tiện vận tải hoặc thông tin hàng hóa vận chuyển theo quy định.

Nếu ghi thêm tiếng nước ngoài thì phải đặt trong ngoặc đơn bên phải dòng tiếng Việt hoặc ngay dưới dòng tiếng Việt với cỡ chữ nhỏ hơn.

Tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử phải ghi chi tiết chủng loại như thế nào?

Nguyên tắc sử dụng thông tin hóa đơn điện tử như thế nào?

Theo quy định tại Điều 34 Nghị định 254/2026/NĐ-CP nguyên tắc sử dụng thông tin hóa đơn điện tử được ghi như sau:

- Việc tra cứu, cung cấp, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử được áp dụng để thực hiện các thủ tục về thuế, thủ tục thanh toán qua ngân hàng và các thủ tục hành chính khác; chứng minh tính hợp pháp của hàng hóa lưu thông trên thị trường.

- Việc tra cứu, cung cấp thông tin hóa đơn điện tử phải đảm bảo đầy đủ, chính xác, kịp thời và đúng đối tượng.

- Việc sử dụng thông tin hóa đơn điện tử được cung cấp phải đảm bảo đúng mục đích, phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ của bên sử dụng thông tin; đồng thời phải đảm bảo đúng quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

Hóa đơn giá trị gia tăng sử dụng khi nào?

Căn cứ khoản 1 Điều 8 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định như sau:

Loại hóa đơn

Hóa đơn quy định tại Nghị định này gồm các loại sau:

1. Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn dành cho các tổ chức kinh tế khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ sử dụng cho các hoạt động:

a) Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa;

b) Hoạt động vận tải quốc tế;

c) Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;

d) Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài;

đ) Hoạt động kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh dựa trên nền tảng số và các dịch vụ khác của nhà cung cấp ở nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam.

...

Như vậy, hóa đơn giá trị gia tăng được sử dụng trong những trường hợp sau:

(1) Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa

(2) Hoạt động vận tải quốc tế

(3) Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu

(4) Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài

(5) Hoạt động kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh dựa trên nền tảng số và các dịch vụ khác của nhà cung cấp ở nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam.

Lưu ý: Hóa đơn là hóa đơn áp dụng đối với các tổ chức kinh tế khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và sử dụng cho các hoạt động được liệt kê trên.