Doanh nghiệp nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động trực tiếp bằng bản giấy được không?

Nội dung chính

• Doanh nghiệp nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động trực tiếp bằng bản giấy có được không?
• Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động dành cho doanh nghiệp và hướng dẫn điền thế nào?
• Chậm nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động doanh nghiệp bị xử phạt thế nào?

Doanh nghiệp nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động trực tiếp bằng bản giấy có được không?

Căn cứ tại Điều 71 Nghị định 129/2025/NĐ-CP quy định như sau:

Điều 71. Báo cáo sử dụng lao động

Việc định kỳ báo cáo tình hình thay đổi về lao động theo quy định tại khoản 2 Điều 4 Nghị định số 145/2020/NĐ-CP ngày 14 tháng 12 năm 2020 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động (được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 1 Điều 73 Nghị định số 35/2022/NĐ-CP ngày 28 tháng 5 năm 2022 của Chính phủ quy định quản lý khu công nghiệp và khu kinh tế) như sau:

Định kỳ 06 tháng (trước ngày 05 tháng 6) và hằng năm (trước ngày 05 tháng 12), người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Nội vụ thông qua cổng Dịch vụ công Quốc gia theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định số 145/2020/NĐ-CP và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện. Trường hợp người sử dụng lao động không thể báo cáo tình hình thay đổi lao động thông qua cổng Dịch vụ công Quốc gia thì gửi báo cáo bằng bản giấy theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định số 145/2020/NĐ-CP đến Sở Nội vụ và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện. Đối với lao động làm việc trong khu công nghiệp, khu kinh tế, người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Nội vụ, cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện và Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế để theo dõi.

Sở Nội vụ có trách nhiệm tổng hợp tình hình thay đổi về lao động trong trường hợp người sử dụng lao động gửi báo cáo bằng bản giấy để cập nhật đầy đủ thông tin theo Mẫu số 02/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định số 145/2020/NĐ-CP.

Theo đó, doanh nghiệp vẫn được phép nộp báo cáo bằng bản giấy trong trường hợp không thể thực hiện báo cáo qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia.

Trường hợp không thể báo cáo trực tuyến, doanh nghiệp được phép gửi báo cáo bằng bản giấy theo Mẫu số 01/PLI đến:

- Địa chỉ Sở Nội vụ nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện

- Và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

Nếu doanh nghiệp có lao động làm việc trong khu công nghiệp, khu kinh tế, báo cáo bản giấy cũng phải gửi thêm cho: Ban Quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế.

Doanh nghiệp nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động trực tiếp bằng bản giấy có được không? (Hình từ Internet)

Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động dành cho doanh nghiệp và hướng dẫn điền thế nào?

Doanh nghiệp báo cáo tình hình sử dụng lao động theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

Tải Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động dành cho doanh nghiệp: Tại đây

Hướng dẫn điền báo cáo tình hình sử dụng lao động cho doanh nghiệp như sau:

(1) Sở Lao động - Thương binh và Xã hội; cơ quan bảo hiểm xã hội cấp quận, huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện

(2) Vị trí việc làm phân loại theo:

- Cột (8) Nhà quản lý: Nhóm này bao gồm những nhà lãnh đạo, quản lý làm việc trong các ngành, các cấp và trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có giữ các chức vụ, có quyền quản lý, chỉ huy, điều hành từ trung ương tới cấp xã;

- Cột (9) Chuyên môn kỹ thuật bậc cao: Nhóm này bao gồm những nghề đòi hỏi phải có kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ và kinh nghiệm ở trình độ cao (đại học trở lên) trong lĩnh vực khoa học và kỹ thuật, sức khỏe, giáo dục, kinh doanh và quản lý, công nghệ thông tin và truyền thông, luật pháp, văn hóa, xã hội;

- Cột (10) Chuyên môn kỹ thuật bậc trung: Nhóm này bao gồm những nghề đòi hỏi kiến thức và kinh nghiệm ở trình độ bậc trung (cao đẳng, trung cấp) về các lĩnh vực khoa học và kỹ thuật, sức khỏe, kinh doanh và quản lý, luật pháp, văn hóa, xã hội, thông tin và truyền thông, giáo viên, giáo dục, công nghệ thông tin.

Chậm nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động doanh nghiệp bị xử phạt thế nào?

Căn cứ Điều 71 Nghị định 129/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/7/2025 (hết hiệu lực: 01/03/2027)

Hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động là:

- Định kỳ 06 tháng nộp trước ngày 05 tháng 6

- Hằng năm nộp trước ngày 05 tháng 12

Căn cứ khoản 2 Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định như sau:

Điều 8. Vi phạm về tuyển dụng, quản lý lao động

[...]

2. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:

a) Phân biệt đối xử trong lao động trừ các hành vi phân biệt đối xử quy định tại điểm d khoản 1 Điều 13, khoản 2 Điều 23, khoản 1 Điều 36 và khoản 2 Điều 37 Nghị định này;

b) Sử dụng lao động chưa qua đào tạo hoặc chưa có chứng chỉ kỹ năng nghề quốc gia đối với nghề, công việc phải sử dụng lao động đã được đào tạo hoặc phải có chứng chỉ kỹ năng nghề quốc gia;

c) Không báo cáo tình hình thay đổi về lao động theo quy định;

d) Không lập sổ quản lý lao động hoặc lập sổ quản lý lao động không đúng thời hạn hoặc không đảm bảo các nội dung cơ bản theo quy định pháp luật.

Đồng thời tại Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP có quy định mức phạt nêu trên chỉ áp dụng đối với cá nhân vi phạm, trường hợp tổ chức vi phạm thì mức phạt sẽ gấp đôi.

Như vậy đối với doanh nghiệp (là tổ chức) chậm nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động theo quy định sẽ bị phạt tiền 10 đến 20 triệu đồng.