Cách hạch toán tiền trợ cấp ốm đau chi tiết ra sao?

Cách hạch toán tiền trợ cấp ốm đau chi tiết ra sao?

Căn cứ tại Tài khoản 338 - Phải trả, phải nộp khác ban hành kèm Thông tư 99/2025/TT-BTC nêu rõ Tài khoản 3383 - Bảo hiểm xã hội Phản ánh tình hình trích và thanh toán bảo hiểm xã hội ở đơn vị.

Căn cứ tại điểm c Mục 3 Tài khoản 334 - Phải trả người lao động ban hành kèm Thông tư 99/2025/TT-BTC hướng dẫn như sau:

TÀI KHOẢN 334 - PHẢI TRẢ NGƯỜI LAO ĐỘNG

[...]

3. Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu

[...]

c) Tính tiền bảo hiểm xã hội (ốm đau, thai sản, tai nạn,...) phải trả cho người lao động, ghi:

Nợ TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3383)

Có TK 334 - Phải trả người lao động.

[...]

Theo đó cách hạch toán tiền trợ cấp ốm đau do cơ quan bảo hiểm xã hội (BHXH) chi trả gồm các bước ghi nhận số phải thu, khi nhận tiền và khi chi trả cho người lao động.

[1] Khi cơ quan BHXH duyệt số tiền ốm đau phải trả cho người lao động

Ghi nhận khoản phải thu/phải trả BHXH:

+ Nợ TK 3383 (Bảo hiểm xã hội) – hoặc TK 3388 tùy theo cách theo dõi chi tiết của doanh nghiệp.

+ Có TK 334 (Phải trả người lao động).

(Số tiền tương ứng với số tiền trợ cấp ốm đau mà người lao động được hưởng)

[2] Khi doanh nghiệp nhận được tiền trợ cấp ốm đau do cơ quan BHXH chuyển về

Tùy thuộc vào hình thức nhận tiền qua tài khoản ngân hàng hay tiền mặt của công ty:

+ Nợ TK 111 (Tiền mặt) hoặc Nợ TK 112 (Tiền gửi ngân hàng)

+ Có TK 3383 (Bảo hiểm xã hội)

[3] Khi doanh nghiệp chi trả tiền ốm đau cho người lao động

- Trường hợp doanh nghiệp chi trả trực tiếp cho nhân viên (sau khi nhận được tiền từ BHXH hoặc chi trả trước bằng quỹ của đơn vị rồi nhận tiền bù sau):

+ Nợ TK 334 (Phải trả người lao động)

+ Có TK 111 / Có TK 112 (Số tiền thực trả cho nhân viên).

- Trường hợp cơ quan BHXH chuyển tiền thẳng vào tài khoản cá nhân của người lao động:

+ Doanh nghiệp đã làm bút toán 1 (Nợ TK 3383 / Có TK 334) sau khi có thông báo cơ quan BHXH chuyển trực tiếp cho người lao động thì kế toán tiến hành bù trừ công nợ:

++ Nợ TK 334 (Phải trả người lao động)

++ Có TK 3383 (Bảo hiểm xã hội)

*Trên đây là nội dung Cách hạch toán tiền trợ cấp ốm đau chi tiết ra sao?

Cách hạch toán tiền trợ cấp ốm đau chi tiết ra sao? (Hình từ Internet)

Tiền trợ cấp ốm đau có chịu thuế thu nhập cá nhân không?

Căn cứ tại điểm c khoản 2 Điều 3 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025 quy định về thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công như sau:

Điều 3. Thu nhập chịu thuế

Thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân gồm các loại thu nhập sau đây, trừ thu nhập được miễn thuế quy định tại Điều 4 của Luật này:

[...]

2. Thu nhập từ tiền lương, tiền công, bao gồm:

a) Tiền lương, tiền công và các khoản có tính chất tiền lương, tiền công;

b) Tiền thù lao, các khoản lợi ích bằng tiền hoặc không bằng tiền dưới mọi hình thức;

c) Các khoản phụ cấp, trợ cấp, thu nhập khác trừ các khoản: phụ cấp, trợ cấp theo quy định của pháp luật về ưu đãi người có công; phụ cấp quốc phòng, an ninh; phụ cấp độc hại, nguy hiểm đối với ngành, nghề hoặc công việc ở nơi làm việc có yếu tố độc hại, nguy hiểm; phụ cấp thu hút, phụ cấp khu vực theo quy định của pháp luật; phụ cấp, trợ cấp, sinh hoạt phí do cơ quan Việt Nam ở nước ngoài chi trả; trợ cấp khó khăn đột xuất, trợ cấp tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, trợ cấp một lần khi sinh con hoặc nhận nuôi con nuôi, trợ cấp do suy giảm khả năng lao động, trợ cấp hưu trí một lần, trợ cấp tuất hàng tháng và các khoản trợ cấp khác theo quy định của pháp luật về bảo hiểm xã hội; trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc làm; trợ cấp mang tính chất bảo trợ xã hội và các khoản phụ cấp, trợ cấp, thu nhập khác không mang tính chất tiền lương, tiền công do Chính phủ quy định.

3. Thu nhập từ đầu tư vốn, bao gồm:

[...]

Đồng thời tại khoản 2 Điều 4 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 quy định bảo hiểm xã hội bắt buộc có các chế độ sau đây:

Điều 4. Loại hình, các chế độ bảo hiểm xã hội

1. Trợ cấp hưu trí xã hội có các chế độ sau đây:

a) Trợ cấp hưu trí xã hội hằng tháng;

b) Hỗ trợ chi phí mai táng;

c) Hưởng bảo hiểm y tế do ngân sách nhà nước đóng.

2. Bảo hiểm xã hội bắt buộc có các chế độ sau đây:

a) Ốm đau;

b) Thai sản;

c) Hưu trí;

d) Tử tuất;

đ) Bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp theo quy định của Luật An toàn, vệ sinh lao động.

3. Bảo hiểm xã hội tự nguyện có các chế độ sau đây:

Theo đó trợ cấp ốm đau là một chế độ trợ cấp chính thức theo quy định của bảo hiểm xã hội bắt buộc.

Như vậy trợ cấp ốm đau không thuộc thu nhập chịu thuế TNCN.

Do đó khoản tiền trợ cấp ốm đau được chi trả theo đúng quy định của pháp luật sẽ KHÔNG phải tính thuế thu nhập cá nhân.

Hồ sơ đề nghị hưởng trợ cấp ốm đau quy định như thế nào?

Căn cứ tại Điều 47 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 quy định hồ sơ đề nghị hưởng trợ cấp ốm đau như sau:

[1] Hồ sơ đề nghị hưởng trợ cấp ốm đau đối với người lao động hoặc con của người lao động điều trị nội trú là bản chính hoặc bản sao của một trong các giấy tờ sau đây:

- Giấy ra viện;

- Bản tóm tắt hồ sơ bệnh án;

- Giấy tờ khác chứng minh quá trình điều trị nội trú.

[2] Hồ sơ đề nghị hưởng trợ cấp ốm đau đối với người lao động hoặc con của người lao động điều trị ngoại trú là một trong các giấy tờ sau đây:

- Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng bảo hiểm xã hội;

- Bản chính hoặc bản sao giấy ra viện có ghi chỉ định thời gian cần điều trị ngoại trú sau thời gian điều trị nội trú;

- Bản chính hoặc bản sao bản tóm tắt hồ sơ bệnh án có ghi chỉ định thời gian cần điều trị ngoại trú sau thời gian điều trị nội trú.

[3] Hồ sơ đề nghị hưởng trợ cấp ốm đau đối với người lao động hoặc con của người lao động khám bệnh, chữa bệnh ở nước ngoài là các giấy tờ khám bệnh, chữa bệnh thể hiện tên bệnh, thời gian điều trị bệnh do cơ sở khám bệnh, chữa bệnh ở nước ngoài cấp và phải đáp ứng các yêu cầu sau đây:

- Có bản dịch tiếng Việt được công chứng hoặc chứng thực theo quy định của pháp luật về công chứng, chứng thực;

- Được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên có quy định khác.

[4] Bộ trưởng Bộ Y tế quy định mẫu, trình tự, thẩm quyền cấp giấy tờ trong hồ sơ quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 47 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 do các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh cấp và quy định giấy tờ thay thế trong trường hợp bất khả kháng do thiên tai, thảm họa, dịch bệnh.

*Bài viết Cách hạch toán tiền trợ cấp ốm đau chi tiết ra sao?