Chứng từ điện tử có định dạng gì?

Chứng từ điện tử có định dạng gì?

Tại Điều 18 Thông tư 91/2026/TT-BTC có quy định về định dạng chứng từ điện tử như sau:

Điều 18. Định dạng chứng từ điện tử

1. Các loại chứng từ quy định tại Điều 22 Nghị định số 254/2026/NĐ-CP phải thực hiện theo định dạng sau:

a) Định dạng chứng từ điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh “eXtensible Markup Language" được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin);

b) Định dạng chứng từ điện tử gồm hai thành phần: thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ chứng từ điện tử và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số;

c) Cục Thuế, Cục Hải quan xây dựng và công bố thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ chứng từ điện tử và cung cấp công cụ hiển thị các nội dung của chứng từ điện tử theo quy định tại Thông tư này. Thành phần chứa dữ liệu chữ ký số thực hiện theo quy định của pháp luật giao dịch điện tử.

2. Chứng từ điện tử phải được hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung của chứng từ đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch, để người sử dụng có thể đọc được bằng phương tiện điện tử.

Như vậy, chứng từ điện tử có định dạng văn bản XML. Định dạng chứng từ điện tử gồm hai thành phần:

- Thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ chứng từ điện tử

- Thành phần chứa dữ liệu chữ ký số

Chứng từ điện tử có định dạng gì? (Hình từ Internet)

Miễn phí dịch vụ về chứng từ điện tử trong trường hợp nào?

Tại Điều 28 Nghị định 254/2026/NĐ-CP có quy định miễn phí dịch vụ về chứng từ điện tử trong các trường hợp sau:

- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có sử dụng dưới 10 người lao động và không thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử;

- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử được miễn phí dịch vụ theo quy định tại Điều 11 Nghị định 254/2026/NĐ-CP;

- Trường hợp tổ chức, cá nhân trả thu nhập không thuộc đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử; tổ chức, cá nhân trả thu nhập sử dụng hóa đơn điện tử được miễn phí dịch vụ theo quy định tại Điều 11 Nghị định 254/2026/NĐ-CP thì được sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử miễn phí dịch vụ thông qua Hệ thống thông tin quản lý thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được Cục Thuế ủy thác cung cấp dịch vụ.

Cục Thuế thực hiện hoặc ủy thác cho tổ chức cung cấp dịch vụ về chứng từ điện tử thực hiện cung cấp chứng từ điện tử được miễn phí dịch vụ cho đối tượng nêu trên.

Việc kết nối, truyền và tiếp nhận dữ liệu chứng từ điện tử phải đảm bảo khả năng truy xuất, đối chiếu ra sao?

Tại Điều 27 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định việc kết nối, truyền dữ liệu chứng từ điện tử với cơ quan thuế thực hiện như sau:

Điều 27. Kết nối, truyền dữ liệu chứng từ điện tử

1. Tổ chức thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức có trách nhiệm khấu trừ thuế, tổ chức được ủy nhiệm lập biên lai, tổ chức cung cấp dịch vụ về chứng từ điện tử có trách nhiệm thực hiện kết nối, truyền và tiếp nhận dữ liệu chứng từ điện tử với cơ quan quản lý thuế thông qua hệ thống thông tin quản lý thuế hoặc hệ thống trung gian theo quy định.

2. Việc kết nối, truyền và tiếp nhận dữ liệu chứng từ điện tử phải bảo đảm:

a) An toàn thông tin, bảo mật dữ liệu theo quy định của pháp luật;

b) Tính toàn vẹn, đầy đủ, chính xác của dữ liệu trong quá trình truyền, nhận và lưu trữ;

c) Khả năng truy xuất, đối chiếu dữ liệu khi cơ quan quản lý thuế yêu cầu.

3. Trường hợp hệ thống thông tin điện tử gặp sự cố kỹ thuật dẫn đến việc không thể kết nối, truyền dữ liệu đúng thời hạn, tổ chức, cá nhân có liên quan phải thông báo kịp thời cho cơ quan quản lý thuế và thực hiện truyền dữ liệu trong vòng 03 ngày làm việc sau khi sự cố được khắc phục.

Như vậy, việc kết nối, truyền và tiếp nhận dữ liệu chứng từ điện tử phải đảm bảo khả năng truy xuất, đối chiếu dữ liệu khi cơ quan quản lý thuế yêu cầu.